公司財(cái)務(wù)對采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果的公正性。4.誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。采購部門應(yīng)根據(jù)公司需求，制定采購計(jì)劃，尋找合格供應(yīng)商，組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況等。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財(cái)務(wù)專業(yè)意見。2.負(fù)責(zé)對采購合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)利益。3.監(jiān)督采購資金的支付，確保資金支付的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。4.定期對采購成本進(jìn)行分析和評估，為采購決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。5.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商信用管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（四）其他部門職責(zé)1.各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，提供詳細(xì)的采購規(guī)格和技術(shù)要求，參與采購過程中的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保采購物資符合質(zhì)量要求。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購合同進(jìn)行法律審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，提前編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容。2.采購部門對各需求部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司資金狀況和市場價格波動情況，提出調(diào)整建議，報(bào)采購決策委員會審批。3.經(jīng)采購決策委員會審批后的采購預(yù)算作為公司年度采購工作的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的采購預(yù)算，制定具體的采購計(jì)劃，并按照計(jì)劃組織采購活動。2.在采購過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)及時提出申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，報(bào)采購決策委員會審批。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期對采購支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行中的偏差。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。3.采購部門組織相關(guān)部門對通過資格審查的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理、售后服務(wù)等情況。4.根據(jù)考察結(jié)果，采購部門會同財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)采購決策委員會批準(zhǔn)。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價和考核。2.評價和考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對評價結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對評價結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，及時進(jìn)行整改或淘汰。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)供應(yīng)商的付款記錄、財(cái)務(wù)狀況等情況，對供應(yīng)商進(jìn)行財(cái)務(wù)信用評價，為采購決策提供參考。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購部門與供應(yīng)商建立定期溝通機(jī)制，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范采購行為。3.鼓勵供應(yīng)商參與公司的產(chǎn)品研發(fā)和質(zhì)量改進(jìn)工作，共同提高產(chǎn)品質(zhì)量和市場競爭力。五、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購部門。2.采購申請表應(yīng)附上相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙、樣品等資料，以便采購部門準(zhǔn)確了解采購需求。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購申請的必要性、采購規(guī)格和數(shù)量的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。2.對金額較小的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對金額較大的采購申請，采購部門應(yīng)提交采購決策委員會審批。3.經(jīng)審批后的采購申請，采購部門方可組織實(shí)施采購活動。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，制定采購計(jì)劃，明確采購方式、采購時間、采購人員等。2.采購人員通過招標(biāo)、詢價、談判等方式選擇供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或詢價函，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求。3.供應(yīng)商收到采購訂單或詢價函后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)，并按照約定的時間和要求組織生產(chǎn)和供貨。4.采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（四）驗(yàn)收付款1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收報(bào)告。2.驗(yàn)收合格的采購物資，采購部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并將驗(yàn)收報(bào)告、入庫單等資料提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核采購發(fā)票，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，確保資金支付的安全和合規(guī)。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的付款條款、價格條款等是否符合公司財(cái)務(wù)利益；法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的法律條款是否合法合規(guī)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.經(jīng)審核后的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章后生效。（二）合同執(zhí)行與變更1.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因特殊原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門審核后生效。（三）合同終止與結(jié)算1.采購合同履行完畢后，雙方應(yīng)辦理合同終止手續(xù)。采購部門應(yīng)清理合同執(zhí)行過程中的各項(xiàng)資料，包括采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、付款記錄等，并歸檔保存。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同執(zhí)行情況和結(jié)算條款，辦理合同結(jié)算手續(xù)，確保雙方的債權(quán)債務(wù)清晰。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量；與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商的質(zhì)量體系和生產(chǎn)工藝；在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對采購物資的檢驗(yàn)和監(jiān)督；建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時處理質(zhì)量問題。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評價和考核體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和調(diào)整；與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，防范供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)；分散采購渠道，降低對單一供應(yīng)商的依賴。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核采購合同的法律條款，確保合同的合法性和有效性；聘請專業(yè)法律顧問，為采購活動提供法律支持和咨詢服務(wù)；加強(qiáng)對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識。5.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：加強(qiáng)采購預(yù)算管理，嚴(yán)格控制采購支出，確保采購資金的合理使用；建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和處理采購過程中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)對供應(yīng)商的財(cái)務(wù)信用管理，防范供應(yīng)商財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。八、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和檢查。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督