公司給客戶樣品管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司給客戶樣品的管理流程，確保樣品的提供能夠滿足客戶需求，同時(shí)有效控制樣品成本，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及向客戶提供樣品的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、銷售推廣、質(zhì)量檢測(cè)等環(huán)節(jié)。3.原則準(zhǔn)確性原則：提供給客戶的樣品應(yīng)準(zhǔn)確反映公司產(chǎn)品的特性、質(zhì)量和規(guī)格。及時(shí)性原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將樣品送達(dá)客戶，以滿足客戶需求，不影響業(yè)務(wù)進(jìn)展。成本控制原則：在保證樣品質(zhì)量和服務(wù)的前提下，合理控制樣品制作、運(yùn)輸?shù)瘸杀?。?zé)任明確原則：明確樣品管理過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，確保管理工作有序進(jìn)行。二、樣品需求申請(qǐng)1.申請(qǐng)部門及職責(zé)銷售部門：負(fù)責(zé)收集客戶對(duì)樣品的需求信息，包括樣品規(guī)格、數(shù)量、用途、交付時(shí)間等，并填寫《樣品需求申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”）。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說明客戶的具體要求，如產(chǎn)品外觀、性能指標(biāo)、包裝形式等，以便后續(xù)部門準(zhǔn)確理解并安排樣品制作。研發(fā)部門：若因產(chǎn)品研發(fā)、改進(jìn)等需要向客戶提供樣品，由研發(fā)部門提出申請(qǐng)，并在申請(qǐng)表中注明樣品的技術(shù)參數(shù)、研發(fā)目的及預(yù)期效果等信息。其他部門：因特殊業(yè)務(wù)需求需向客戶提供樣品的，由相關(guān)部門按照上述要求填寫申請(qǐng)表。2.申請(qǐng)流程申請(qǐng)部門填寫申請(qǐng)表后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和合理性。審核內(nèi)容包括客戶需求的必要性、樣品制作的可行性、交付時(shí)間的緊迫性等。將審核通過的申請(qǐng)表提交至樣品管理部門。樣品管理部門收到申請(qǐng)表后，進(jìn)行初步登記和編號(hào)，并根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容安排后續(xù)工作。三、樣品制作1.制作計(jì)劃安排樣品管理部門根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，結(jié)合公司生產(chǎn)能力、原材料庫存等情況，制定樣品制作計(jì)劃。制作計(jì)劃應(yīng)明確樣品的制作工藝、所需原材料及零部件、制作周期、責(zé)任人等信息。將制作計(jì)劃下達(dá)給相關(guān)生產(chǎn)部門或協(xié)作廠商。生產(chǎn)部門或協(xié)作廠商接到制作計(jì)劃后，應(yīng)按照要求組織安排生產(chǎn)，確保樣品按時(shí)、按質(zhì)完成。2.原材料及零部件采購對(duì)于制作樣品所需的原材料及零部件，若公司庫存不足，由采購部門負(fù)責(zé)采購。采購部門應(yīng)根據(jù)制作計(jì)劃的要求，選擇合格的供應(yīng)商，確保原材料及零部件的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。采購過程中，嚴(yán)格按照公司采購管理制度執(zhí)行，簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款，確保采購活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。3.制作過程監(jiān)控生產(chǎn)部門或協(xié)作廠商在樣品制作過程中，應(yīng)建立質(zhì)量控制體系，對(duì)每一個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保樣品質(zhì)量符合客戶要求。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)定期對(duì)制作中的樣品進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋給生產(chǎn)部門進(jìn)行整改。對(duì)于關(guān)鍵工序和質(zhì)量控制點(diǎn)，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，確保樣品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。樣品制作完成后，生產(chǎn)部門或協(xié)作廠商應(yīng)進(jìn)行自檢，自檢合格后填寫《樣品制作檢驗(yàn)報(bào)告》，連同樣品一并提交給質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行最終檢驗(yàn)。四、樣品檢驗(yàn)1.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量檢驗(yàn)部門依據(jù)客戶需求、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)法律法規(guī)，制定樣品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確樣品的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)、檢驗(yàn)方法、判定規(guī)則等內(nèi)容，確保檢驗(yàn)工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于新產(chǎn)品或特殊規(guī)格的樣品，質(zhì)量檢驗(yàn)部門可會(huì)同研發(fā)部門、銷售部門等相關(guān)人員共同制定檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，確保檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)能夠全面、準(zhǔn)確地反映客戶需求和產(chǎn)品特性。2.檢驗(yàn)流程質(zhì)量檢驗(yàn)部門收到樣品及《樣品制作檢驗(yàn)報(bào)告》后，按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣品進(jìn)行全面檢驗(yàn)。檢驗(yàn)過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和結(jié)果。對(duì)于檢驗(yàn)合格的樣品，質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具《樣品檢驗(yàn)合格報(bào)告》，并在樣品上加蓋“合格”標(biāo)識(shí)。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的樣品，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具《樣品檢驗(yàn)不合格報(bào)告》，詳細(xì)說明不合格項(xiàng)目及原因，并將樣品退回生產(chǎn)部門或協(xié)作廠商進(jìn)行返工處理。生產(chǎn)部門或協(xié)作廠商對(duì)不合格樣品進(jìn)行返工后，重新提交質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)，直至樣品檢驗(yàn)合格為止。五、樣品包裝與標(biāo)識(shí)1.包裝要求根據(jù)樣品的特性、運(yùn)輸距離及客戶要求，選擇合適的包裝材料和包裝方式，確保樣品在運(yùn)輸過程中不受損壞。包裝應(yīng)牢固、密封，能夠有效防止樣品在運(yùn)輸過程中發(fā)生碰撞、擠壓、受潮等情況。對(duì)于易碎、易損、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取特殊的防護(hù)措施，如使用緩沖材料、防潮包裝等。在包裝上應(yīng)標(biāo)明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)日期等信息，以便于識(shí)別和追溯。2.標(biāo)識(shí)內(nèi)容除上述包裝標(biāo)識(shí)信息外，還應(yīng)在樣品上或包裝上標(biāo)明公司名稱、聯(lián)系方式等，以便客戶在有疑問時(shí)能夠及時(shí)與公司取得聯(lián)系。對(duì)于有特殊要求或注意事項(xiàng)的樣品，應(yīng)在包裝上或樣品上顯著標(biāo)明相關(guān)提示信息，如“小心輕放”“防潮保存”“請(qǐng)勿倒置”等，確保客戶正確使用和保存樣品。六、樣品存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)環(huán)境設(shè)立專門的樣品存儲(chǔ)倉庫，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合樣品的保管要求。對(duì)于不同類型的樣品，應(yīng)根據(jù)其特性選擇合適的存儲(chǔ)條件，如溫度、濕度、通風(fēng)等。對(duì)于對(duì)環(huán)境條件要求較高的樣品，如電子元器件、精密儀器等，應(yīng)存儲(chǔ)在恒溫、恒濕的倉庫中，并配備相應(yīng)的溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控存儲(chǔ)環(huán)境的變化情況。2.存儲(chǔ)管理樣品應(yīng)分類存放，按照樣品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。對(duì)于有有效期要求的樣品，應(yīng)建立有效期管理制度，定期對(duì)樣品進(jìn)行檢查，確保在有效期內(nèi)使用或處理。建立樣品出入庫登記制度，詳細(xì)記錄樣品的出入庫時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門及領(lǐng)用人等信息。樣品管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。七、樣品交付1.交付方式選擇根據(jù)客戶需求、樣品數(shù)量、運(yùn)輸距離等因素，選擇合適的樣品交付方式，如快遞、物流、專人送達(dá)等。在選擇交付方式時(shí)，應(yīng)綜合考慮交付成本、交付時(shí)間、運(yùn)輸安全性等因素，確保樣品能夠安全、及時(shí)地送達(dá)客戶手中。2.交付流程樣品管理部門根據(jù)確定的交付方式，安排相關(guān)人員進(jìn)行樣品交付。對(duì)于快遞或物流交付的樣品，應(yīng)填寫快遞單或物流托運(yùn)單，注明樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、收件人及地址等信息，并確保包裝完好。在交付過程中，應(yīng)保留交付憑證，如快遞單號(hào)、物流托運(yùn)單、簽收單等，以便于跟蹤樣品的運(yùn)輸狀態(tài)和確認(rèn)客戶是否收到樣品。對(duì)于專人送達(dá)的樣品，送樣人員應(yīng)在送達(dá)后請(qǐng)客戶在《樣品交付簽收單》上簽字確認(rèn)，確保樣品已安全交付給客戶。八、樣品成本核算與控制1.成本核算財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)樣品制作、運(yùn)輸、存儲(chǔ)等過程中發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行核算，確定樣品的成本。樣品成本應(yīng)包括原材料成本、加工費(fèi)用、包裝費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、存儲(chǔ)費(fèi)用等直接成本，以及與樣品管理相關(guān)的間接成本，如人工費(fèi)用、設(shè)備折舊等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)樣品成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司制定樣品管理政策和成本控制措施提供依據(jù)。2.成本控制措施在樣品制作過程中，通過優(yōu)化生產(chǎn)工藝、合理選用原材料等方式，降低樣品制作成本。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)原材料及零部件采購過程的管理，通過招標(biāo)、比價(jià)等方式，選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商，降低采購成本。在樣品運(yùn)輸環(huán)節(jié)，根據(jù)樣品的特性和運(yùn)輸距離，選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸路線，降低運(yùn)輸成本。對(duì)于批量較大的樣品，可以考慮集中運(yùn)輸，以提高運(yùn)輸效率，降低單位運(yùn)輸成本。在樣品存儲(chǔ)方面，合理規(guī)劃倉庫存儲(chǔ)空間，減少庫存積壓，降低存儲(chǔ)成本。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)庫存樣品的管理，定期盤點(diǎn)，及時(shí)清理過期或閑置樣品，避免資源浪費(fèi)。九、客戶反饋與樣品處理1.客戶反饋收集銷售部門負(fù)責(zé)收集客戶對(duì)樣品的反饋信息，包括客戶對(duì)樣品質(zhì)量、性能、外觀等方面的評(píng)價(jià)，以及客戶提出的改進(jìn)意見和建議?？蛻舴答佇畔⒖梢酝ㄟ^電話、郵件、面談等方式收集，銷售部門應(yīng)及時(shí)將客戶反饋信息整理記錄，并反饋給相關(guān)部門。2.樣品處理根據(jù)客戶反饋信息，相關(guān)部門對(duì)樣品進(jìn)行分析和評(píng)估。對(duì)于客戶提出的改進(jìn)意見和建議，研發(fā)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行研究，確定是否需要對(duì)樣品進(jìn)行改進(jìn)或優(yōu)化。對(duì)于因客戶反饋而需要重新制作樣品的，按照本制度的樣品需求申請(qǐng)、制作、檢驗(yàn)等流程進(jìn)行操作。對(duì)于客戶不再需要的樣品，或因其他原因需要處理的樣品，由樣品管理部門按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如報(bào)廢、回收、捐贈(zèng)等。在處理樣品時(shí)，應(yīng)確保樣品的處理過程符合環(huán)保要求和公司規(guī)定，避免造成環(huán)境污染或資源浪費(fèi)。十、樣品管理監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立樣品管理監(jiān)督小組，由公司高層管理人員、樣品管理部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)人等組成。監(jiān)督小組定期對(duì)公司樣品管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保樣品管理工作符合本制度的要求。監(jiān)督小組檢查的內(nèi)容包括樣品需求申請(qǐng)的合理性、樣品制作過程的質(zhì)量控制、樣品檢驗(yàn)的準(zhǔn)確性、樣品交付的及時(shí)性、樣品成本的控制情況等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.考核制度建立樣品管理工作考核制度，對(duì)樣品管理部門及相關(guān)責(zé)任人的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)包括樣品交付及時(shí)率、樣品檢驗(yàn)合格率、樣品成本控制情況、客戶滿意度等。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀