公司合同公章管理制度總則制定目的本制度旨在規(guī)范公司合同公章的使用與管理，確保合同公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權(quán)益，避免因合同公章管理不善引發(fā)的各類風險。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在各類合同、協(xié)議、公文、函件等文件上加蓋合同公章的行為。管理原則1.依法依規(guī)原則：合同公章的使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：設(shè)立專門的合同公章管理人員，負責合同公章的保管、使用登記等工作。3.審批備案原則：合同公章的使用須經(jīng)嚴格的審批流程，并進行詳細的使用登記備案。4.風險防控原則：加強對合同公章使用的風險評估與防控，確保公司利益不受損害。合同公章的刻制與啟用刻制流程1.公司因工作需要刻制合同公章時，由使用部門提出書面申請，詳細說明刻制合同公章的用途、名稱、規(guī)格等信息。2.申請部門將書面申請?zhí)峤恢凉拘姓芾聿块T，行政管理部門審核申請的必要性和合規(guī)性后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意后，行政管理部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的刻章單位進行合同公章的刻制。4.刻章單位刻制完成后，將合同公章及印模交至公司行政管理部門，行政管理部門進行驗收，核對無誤后辦理交接手續(xù)。啟用流程1.合同公章刻制完成并驗收合格后，行政管理部門填寫《合同公章啟用申請表》，詳細注明合同公章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.《合同公章啟用申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字批準后，正式啟用合同公章。3.行政管理部門負責將合同公章啟用的相關(guān)信息通知各部門，并在公司內(nèi)部公告欄進行公示。合同公章的保管保管人員職責1.合同公章保管人員必須是公司正式員工，具備良好的職業(yè)道德和責任心，無違規(guī)違紀記錄。2.保管人員負責妥善保管合同公章，確保合同公章存放安全，不得將合同公章隨意放置或交予他人代管。3.保管人員應定期檢查合同公章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)合同公章有損壞、遺失等情況，應及時報告并采取相應措施。4.保管人員不得擅自使用合同公章，未經(jīng)規(guī)定程序批準，嚴禁在任何文件上加蓋合同公章。保管設(shè)施要求1.合同公章應存放在專門的保險柜或安全箱內(nèi)，保險柜或安全箱應具備防盜、防火、防潮等功能。2.存放合同公章的保險柜或安全箱應設(shè)置兩把不同鑰匙的鎖具，一把由保管人員保管，另一把由公司指定的授權(quán)人員保管。3.保管人員應將保險柜或安全箱的鑰匙隨身攜帶，不得隨意放置或交予他人。合同公章的使用使用范圍1.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議。2.以公司名義出具的各類公文、函件、證明等文件。3.法律法規(guī)規(guī)定或公司授權(quán)需要加蓋合同公章的其他文件。使用流程1.申請：使用部門或個人填寫《合同公章使用申請表》，詳細注明蓋章文件的名稱、編號、內(nèi)容、蓋章用途、蓋章份數(shù)等信息，并提交相關(guān)文件的紙質(zhì)版或電子版。2.審核：《合同公章使用申請表》由部門負責人進行初審，審核蓋章文件的內(nèi)容是否符合公司業(yè)務要求、是否經(jīng)過必要的審批程序等，并簽署審核意見。初審通過后，將《合同公章使用申請表》及相關(guān)文件提交至公司法務部門進行合規(guī)性審查，法務部門重點審查蓋章文件是否符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，是否存在法律風險等，并出具審查意見。法務部門審查通過后，《合同公章使用申請表》及相關(guān)文件提交至公司分管領(lǐng)導進行審批，公司分管領(lǐng)導根據(jù)具體情況簽署審批意見。3.蓋章：經(jīng)各級審批通過后，使用部門或個人持《合同公章使用申請表》及相關(guān)文件到合同公章保管人員處辦理蓋章手續(xù)。保管人員核對申請表及相關(guān)文件的審批情況，確認無誤后，在蓋章文件上加蓋合同公章，并在《合同公章使用登記表》上進行詳細登記。4.登記備案：合同公章保管人員應及時將蓋章文件的相關(guān)信息錄入公司合同公章管理系統(tǒng)，進行登記備案。登記備案內(nèi)容包括蓋章文件的名稱、編號、內(nèi)容、蓋章用途、蓋章日期、審批情況等。使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋合同公章。2.如因工作需要確需在空白合同上加蓋合同公章的，必須在合同上明確填寫合同內(nèi)容，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導特批。3.合同公章的使用不得超越規(guī)定的使用范圍，不得用于與公司業(yè)務無關(guān)的事項。合同公章的借用借用流程1.因特殊原因需要借用合同公章的，借用部門或個人填寫《合同公章借用申請表》，詳細注明借用原因、借用期限、借用范圍等信息，并提交相關(guān)文件的紙質(zhì)版或電子版。2.《合同公章借用申請表》由部門負責人進行初審，審核借用原因是否合理、借用期限是否明確等，并簽署審核意見。3.初審通過后，將《合同公章借用申請表》及相關(guān)文件提交至公司法務部門進行合規(guī)性審查，法務部門重點審查借用行為是否符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，是否存在法律風險等，并出具審查意見。4.法務部門審查通過后，《合同公章借用申請表》及相關(guān)文件提交至公司分管領(lǐng)導進行審批，公司分管領(lǐng)導根據(jù)具體情況簽署審批意見。5.經(jīng)各級審批通過后，借用部門或個人持《合同公章借用申請表》到合同公章保管人員處辦理借用手續(xù)。保管人員對借用人員進行身份核實，確認無誤后，將合同公章借給借用人員，并在《合同公章借用登記表》上進行詳細登記。6.借用人員應在借用期限屆滿后及時歸還合同公章，歸還時保管人員應對合同公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)合同公章有損壞、遺失等情況，應及時報告并追究借用人員的責任。借用限制1.合同公章借用期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借用期限，必須重新辦理審批手續(xù)。2.借用合同公章期間，借用人員必須妥善保管合同公章，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借用目的的事項。3.借用合同公章的文件必須按照規(guī)定流程進行審批，并在借用期限屆滿后及時歸還蓋章文件的原件及復印件。合同公章的變更與注銷變更流程1.因公司名稱變更、業(yè)務調(diào)整等原因需要變更合同公章的，由公司行政管理部門提出書面申請，詳細說明變更原因、變更后的合同公章內(nèi)容等信息。2.申請部門將書面申請?zhí)峤恢凉痉止茴I(lǐng)導審批，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意后，按合同公章刻制流程重新刻制合同公章。3.新合同公章刻制完成并驗收合格后，填寫《合同公章變更申請表》，詳細注明原合同公章名稱、變更后的合同公章名稱、變更日期等信息。4.《合同公章變更申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字批準后，正式啟用新合同公章，并將原合同公章進行封存或注銷。5.行政管理部門負責將合同公章變更的相關(guān)信息通知各部門，并在公司內(nèi)部公告欄進行公示。注銷流程1.合同公章因磨損、遺失、停用等原因需要注銷的，由合同公章保管人員填寫《合同公章注銷申請表》，詳細注明注銷原因、合同公章名稱、編號等信息。2.《合同公章注銷申請表》經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司行政管理部門審核。3.行政管理部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批，經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批同意后，對合同公章進行注銷處理。4.合同公章注銷后，應將其妥善保管或按規(guī)定程序進行銷毀，并在公司合同公章管理系統(tǒng)中進行注銷登記。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政管理部門負責定期對合同公章的使用與管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括合同公章的保管情況、使用登記情況、審批流程執(zhí)行情況等。2.公司法務部門負責對合同公章使用的合規(guī)性進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.各部門負責人負責對本部門合同公章使用情況進行日常監(jiān)督，確保本部門員工嚴格按照規(guī)定使用合同公章。外部審計1.公司定期聘請外部審計機構(gòu)對合同公章的使用與管理情況進行審計，審計內(nèi)容包括合同公章管理制度的執(zhí)行情況、合同公章使用的真實性和合法性等。2.外部審計機構(gòu)出具的審計報告應及時提交公司管理層，公司管理層根據(jù)審計報告提出的問題，制定相應的整改措施，并跟蹤整改落實情況。責任追究違規(guī)處罰1.對于違反本制度規(guī)定使用合同公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.因違規(guī)使用合同公章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任。3.對于構(gòu)成違法犯罪的行為，公司將依法移送司法機關(guān)處理。賠償責任1.合同公章保管人員因保管不善導致合同公章遺失、損壞等情況，給公司造成經(jīng)濟損失的，應承擔相應的賠償責任。2.借用人