公司內(nèi)部加油管理制度一、總則1.目的為加強公司車輛加油管理，規(guī)范加油行為，降低運營成本，確保車輛正常運行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有公務及業(yè)務用車（以下統(tǒng)稱“公司車輛”）的加油管理。3.基本原則統(tǒng)一管理原則。公司車輛加油實行統(tǒng)一歸口管理，由行政部門負責具體實施。定點加油原則。公司車輛應在指定的加油站加油，確保油品質(zhì)量和安全。規(guī)范操作原則。嚴格按照規(guī)定的加油流程進行操作，確保加油記錄真實、準確。成本控制原則。在保證車輛正常運行的前提下，合理控制加油費用，降低公司運營成本。二、加油卡管理1.加油卡辦理行政部門根據(jù)公司車輛數(shù)量和使用情況，統(tǒng)一辦理加油卡。加油卡應與車輛一一對應，實行一車一卡制度。辦理加油卡時，應提供公司營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證等相關資料，并簽訂加油卡使用協(xié)議。加油卡初始密碼由公司統(tǒng)一設置，領卡后由行政部門將密碼分發(fā)給各車輛使用人，并要求其及時修改密碼，確保加油卡安全。2.加油卡充值行政部門應定期統(tǒng)計公司車輛的加油情況，根據(jù)車輛行駛里程和油耗情況，合理確定加油卡充值金額。加油卡充值由行政部門統(tǒng)一辦理，充值時應提供加油卡卡號、充值金額等信息，并確保充值金額準確無誤。充值后，行政部門應及時更新加油卡余額信息，并將充值憑證妥善保存，作為財務報銷的依據(jù)。3.加油卡使用車輛使用人在加油時，應攜帶公司統(tǒng)一辦理的加油卡，到指定的加油站加油。在加油站加油時，車輛使用人應將加油卡交給加油站工作人員，由工作人員操作加油機進行加油。加油過程中，車輛使用人應監(jiān)督加油情況，確保加油量準確無誤。加油完成后，車輛使用人應要求加油站工作人員打印加油小票，并在小票上簽字確認。加油小票應作為車輛加油記錄的原始憑證，由車輛使用人妥善保存。嚴禁使用加油卡為非公司車輛加油，嚴禁將加油卡轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定使用加油卡的行為，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理。4.加油卡掛失與補辦如加油卡不慎丟失或被盜，車輛使用人應立即向行政部門報告。行政部門接到報告后，應及時辦理加油卡掛失手續(xù)，防止加油卡被他人冒用。掛失成功后，行政部門應及時為車輛使用人補辦加油卡。補辦加油卡時，應按照辦理加油卡的相關規(guī)定提供資料，并重新設置密碼。加油卡掛失與補辦過程中產(chǎn)生的費用，由車輛使用人自行承擔。三、加油流程1.加油前準備車輛使用人在加油前，應檢查車輛油箱內(nèi)的油量，確認需要加油后，方可前往指定的加油站。車輛到達加油站后，應將車輛停放在指定的加油位置，并關閉發(fā)動機。車輛使用人應攜帶加油卡、駕駛證等相關證件，前往加油站營業(yè)室或加油機旁，準備加油。2.加油操作車輛使用人將加油卡交給加油站工作人員，告知工作人員需要加注的油品型號和加油金額。加油站工作人員接過加油卡后，應仔細核對加油卡信息，確保加油卡與車輛信息一致。工作人員將加油槍插入車輛油箱加油口，確認無誤后，啟動加油機進行加油。在加油過程中，車輛使用人應站在安全距離外，觀察加油情況，確保加油槍與油箱緊密連接，無漏油現(xiàn)象。加油完成后，加油站工作人員應將加油槍從車輛油箱加油口拔出，關閉加油機，并將加油卡交還給車輛使用人。3.加油確認車輛使用人接過加油卡后，應仔細核對加油小票上的加油金額、油品型號、加油時間等信息，確保與實際加油情況一致。如發(fā)現(xiàn)加油小票上的信息有誤，車輛使用人應及時與加油站工作人員溝通，要求其進行更正。車輛使用人確認加油信息無誤后，應在加油小票上簽字確認，并妥善保存加油小票。4.離開加油站車輛使用人簽字確認加油信息無誤后，應將加油小票放入車內(nèi)妥善保管，然后啟動車輛，駛離加油站。在離開加油站前，車輛使用人應再次檢查車輛油箱蓋是否關閉緊密，車輛周圍是否有漏油現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時與加油站工作人員聯(lián)系，進行處理。四、加油記錄與報銷1.加油記錄車輛使用人應在每次加油后，及時將加油小票粘貼在公司統(tǒng)一印制的加油記錄單上，并詳細填寫加油日期、車輛牌號、加油金額、油品型號、加油站名稱等信息。加油記錄單應按照日期順序進行整理，每月末由車輛使用人將當月的加油記錄單提交給行政部門。行政部門收到車輛使用人的加油記錄單后，應安排專人進行審核。審核內(nèi)容包括加油記錄單上的信息是否完整、準確，加油小票是否真實有效等。審核無誤后，行政部門應將加油記錄單進行歸檔保存，作為車輛加油費用核算和報銷的依據(jù)。2.加油報銷車輛使用人應按照公司財務報銷制度的規(guī)定，定期將加油記錄單和加油小票整理后提交給行政部門，由行政部門統(tǒng)一辦理加油費用報銷手續(xù)。行政部門在辦理加油費用報銷時，應嚴格按照公司規(guī)定的報銷流程進行操作，確保報銷金額準確無誤。加油費用報銷憑證應包括加油記錄單、加油小票、發(fā)票等相關資料。發(fā)票上應注明加油日期、車輛牌號、加油金額、油品型號、加油站名稱等信息，且發(fā)票內(nèi)容應與加油記錄單和加油小票一致。財務部門在收到行政部門提交的加油費用報銷憑證后，應進行嚴格審核。審核通過后，按照公司財務制度的規(guī)定進行報銷付款。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門應定期對公司車輛的加油情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括加油記錄是否完整、準確，加油卡使用是否規(guī)范，是否存在違規(guī)加油等情況。行政部門應建立車輛加油管理臺賬，對每輛車的加油情況進行詳細記錄，包括加油日期、車輛牌號、加油金額、油品型號、加油站名稱等信息。通過臺賬記錄，便于及時了解車輛加油情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。行政部門應不定期對車輛使用人進行加油管理規(guī)定的培訓，提高車輛使用人的合規(guī)意識，確保加油管理工作的順利進行。2.審計監(jiān)督公司審計部門應定期對公司車輛加油費用進行審計，檢查加油費用的支出是否合理、合規(guī)，是否存在浪費、違規(guī)報銷等情況。審計部門在審計過程中，有權調(diào)閱車輛加油記錄單、加油小票、發(fā)票等相關資料，車輛使用人及相關部門應積極配合審計工作。如發(fā)現(xiàn)審計問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違規(guī)行為，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理。六、違規(guī)處理1.凡違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰：使用加油卡為非公司車輛加油的，責令退還加油費用，并給予警告處分；情節(jié)嚴重的，給予記過以上處分。將加油卡轉(zhuǎn)借他人使用的，收回加油卡，責令退還加油費用，并給予警告處分；造成公司經(jīng)濟損失的，由轉(zhuǎn)借人承擔相應的賠償責任；情節(jié)嚴重的，給予記過以上處分。偽造加油記錄、虛開發(fā)票等騙取公司加油費用的，責令退還騙取的費用，并給予記過以上處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同，并依法追究法律責任。發(fā)現(xiàn)加油卡丟失或被盜未及時報告，導致加油卡被他人冒用的，給予警告處分；造成公司經(jīng)濟損失的，由責任人承擔相應的賠償責任；情節(jié)嚴重的，給予記過以上處分。2.對于違反本制度規(guī)定的行為，公