公司產品編碼管理制度一、總則（一）目的為了加強公司產品編碼的管理，規(guī)范產品編碼的編制、使用、維護等工作，確保產品編碼的唯一性、準確性和規(guī)范性，提高公司產品管理的效率和信息化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產品的編碼管理，包括但不限于新產品研發(fā)、生產、銷售、庫存管理等環(huán)節(jié)涉及的產品編碼。（三）基本原則1.唯一性原則：每個產品都應有唯一的編碼，以確保產品在全公司范圍內的準確識別。2.系統(tǒng)性原則：產品編碼應具有系統(tǒng)性，能夠反映產品的類別、規(guī)格、版本等信息，便于分類管理和查詢。3.穩(wěn)定性原則：產品編碼一經確定，應保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變更。如因特殊原因需要變更，應按照規(guī)定的程序進行。4.實用性原則：產品編碼應簡潔明了，易于記憶和使用，方便公司各部門之間的溝通和協(xié)作。二、職責分工（一）產品管理部門1.負責制定和修訂產品編碼規(guī)則，并組織相關部門進行培訓和宣貫。2.負責新產品編碼的申請、審核和分配工作。3.負責產品編碼的日常維護和管理，包括編碼的變更、停用等操作。4.定期對產品編碼的使用情況進行檢查和評估，確保編碼的準確性和規(guī)范性。（二）研發(fā)部門1.在新產品研發(fā)過程中，按照產品編碼規(guī)則及時申請產品編碼，并配合產品管理部門完成編碼的分配工作。2.負責在產品設計文檔、技術資料等文件中準確標注產品編碼，確保產品編碼與實際產品信息一致。（三）生產部門1.在產品生產過程中，嚴格按照產品編碼規(guī)則使用產品編碼，確保產品編碼在生產環(huán)節(jié)的準確傳遞和使用。2.負責將產品編碼信息準確錄入生產管理系統(tǒng)，保證生產數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（四）銷售部門1.在產品銷售過程中，使用產品編碼進行訂單處理、發(fā)貨等操作，確保產品編碼與銷售信息的一致性。2.及時反饋產品編碼在銷售過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助產品管理部門進行編碼的維護和管理。（五）庫存管理部門1.在產品出入庫管理中，依據(jù)產品編碼進行庫存盤點、庫存查詢等操作，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。2.負責對庫存產品的編碼信息進行核對和更新，保證庫存產品編碼與實際產品一致。（六）信息技術部門1.負責提供產品編碼管理所需的信息技術支持，包括系統(tǒng)開發(fā)、維護和升級等工作。2.協(xié)助產品管理部門完善產品編碼管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)能夠滿足公司產品編碼管理的需求。三、產品編碼規(guī)則（一）編碼結構產品編碼采用[X]位數(shù)字編碼結構，具體如下：1.前[X]位：表示產品類別代碼，用于區(qū)分不同類型的產品。產品類別代碼由產品管理部門根據(jù)公司產品分類標準統(tǒng)一制定和維護。2.中間[X]位：表示產品規(guī)格代碼，用于進一步細化產品的規(guī)格信息。產品規(guī)格代碼應根據(jù)產品的具體規(guī)格參數(shù)進行編制，確保不同規(guī)格的產品具有不同的編碼。3.后[X]位：表示產品版本代碼，用于標識產品的版本信息。產品版本代碼按照產品版本發(fā)布的順序依次遞增。（二）編碼示例例如，某公司的一款電子產品，產品類別為“電子設備”，類別代碼為“01”；規(guī)格為“屏幕尺寸55英寸、分辨率4K”，規(guī)格代碼為“001”；版本為V1.0，版本代碼為“001”。則該產品的編碼為“01001001”。（三）編碼變更1.當產品的類別、規(guī)格或版本發(fā)生變更時，需要對產品編碼進行相應的變更。2.產品編碼變更申請由產品管理部門負責受理，相關部門提供變更依據(jù)和說明。3.產品管理部門對變更申請進行審核，審核通過后，按照新的編碼規(guī)則生成新的產品編碼，并及時通知相關部門進行編碼更新。4.在產品編碼變更過程中，應確保變更前后的編碼能夠相互關聯(lián)，以便追溯產品的歷史信息。四、產品編碼申請與分配（一）申請流程1.新產品研發(fā)完成后，研發(fā)部門填寫《產品編碼申請表》，詳細說明產品的類別、規(guī)格、版本等信息。2.將《產品編碼申請表》提交至產品管理部門。（二）審核與分配1.產品管理部門收到《產品編碼申請表》后，對申請信息進行審核。審核內容包括產品信息的完整性、準確性以及是否符合產品編碼規(guī)則等。2.審核通過后，產品管理部門按照規(guī)定的編碼規(guī)則為新產品分配產品編碼，并將分配結果反饋給研發(fā)部門。3.研發(fā)部門在收到產品編碼后，應及時將產品編碼標注在產品設計文檔、技術資料等相關文件中，并通知生產、銷售、庫存管理等部門。五、產品編碼使用（一）文件標注1.公司各部門在涉及產品的文件、資料、報表等中，應準確標注產品編碼，確保產品編碼與產品信息一致。2.產品編碼應標注在產品的外包裝、說明書、合格證、標簽等顯著位置，以便于識別和追溯。（二）系統(tǒng)錄入1.生產部門、銷售部門、庫存管理部門等應將產品編碼準確錄入各自使用的業(yè)務系統(tǒng)中，確保系統(tǒng)中的產品信息與實際產品編碼一致。2.在業(yè)務系統(tǒng)中，應建立產品編碼與產品名稱、規(guī)格、型號、庫存數(shù)量、銷售訂單等信息的關聯(lián)，以便于查詢和統(tǒng)計分析。（三）溝通協(xié)作1.公司各部門在工作中應加強溝通協(xié)作，確保產品編碼在各個環(huán)節(jié)的準確傳遞和使用。2.當涉及產品編碼的問題或疑問時，相關部門應及時與產品管理部門溝通，共同解決問題。六、產品編碼維護（一）定期檢查1.產品管理部門定期對產品編碼的使用情況進行檢查，檢查內容包括產品編碼的準確性、完整性、一致性等。2.檢查方式可采用系統(tǒng)查詢、實地抽查、文件核對等多種方式相結合。（二）問題處理1.在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的產品編碼問題，如編碼重復、錯誤、缺失等，產品管理部門應及時進行記錄，并通知相關部門進行整改。2.相關部門應在規(guī)定的時間內完成整改，并將整改結果反饋給產品管理部門。（三）停用與刪除1.對于已停止生產、銷售或不再使用的產品，產品管理部門應及時將其產品編碼進行停用處理。2.停用的產品編碼應在產品編碼管理系統(tǒng)中進行標記，防止誤使用。3.對于長期不再使用且無保留價值的產品編碼，經產品管理部門審核批準后，可進行刪除處理。刪除產品編碼時應謹慎操作，確保相關歷史數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.產品管理部門制定產品編碼管理制度培訓計劃，定期組織公司各部門相關人員進行培訓。2.培訓內容包括產品編碼管理制度、編碼規(guī)則、申請與分配流程、使用與維護方法等。（二）培訓方式1.培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學習等多種形式，以滿足不同人員的學習需求。2.在培訓過程中，應注重案例分析和實際操作，提高培訓效果。（三）宣傳推廣1.通過公司內部網站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳產品編碼管理制度的重要性和相關要求，提高員工對產品編碼管理工作的認識。2.及時發(fā)布產品編碼管理的相關通知和信息，確保員工能夠及時了解和掌握產品編碼管理的最新動態(tài)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立產品編碼管理監(jiān)督機制，由產品管理部門負責對各部門產品編碼管理工作進行日常監(jiān)督。2.監(jiān)督內容包括產品編碼的申請、分配、使用、維護等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。（二）考核辦法1.將產品編碼管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關人員的產品編碼管理工作進行考核。2.考核指標包括產品編碼的準確性、完整性、及時性、合規(guī)性等方