公交公司行政科管理制度總則目的為了加強(qiáng)公交公司行政科的規(guī)范化管理，提高行政工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公交公司行政科全體工作人員?；驹瓌t1.合法性原則：行政科的各項(xiàng)工作必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，及時(shí)、準(zhǔn)確地完成各項(xiàng)行政任務(wù)。3.服務(wù)性原則：樹立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門和全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.規(guī)范化原則：建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范行政行為，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。崗位職責(zé)行政科長(zhǎng)崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)行政科的全面管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)行政科與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體工作的協(xié)調(diào)一致。3.負(fù)責(zé)行政科人員的工作安排、考核和培訓(xùn)，提高行政科人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.審核行政科的各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制行政成本。5.負(fù)責(zé)公司行政文件、資料的審核、簽發(fā)和歸檔管理。6.參與公司重要會(huì)議的組織和安排，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理工作。7.負(fù)責(zé)公司行政印章的管理和使用，確保印章使用的安全和規(guī)范。8.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。行政專員崗位職責(zé)1.協(xié)助科長(zhǎng)做好行政科的日常管理工作，負(fù)責(zé)行政科文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱和歸檔工作。2.負(fù)責(zé)公司辦公用品、辦公設(shè)備的采購、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品和辦公設(shè)備臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。3.負(fù)責(zé)公司會(huì)議室、接待室的管理和使用安排，做好會(huì)議設(shè)備的維護(hù)和清潔工作。4.負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度和管理，安排車輛的維修、保養(yǎng)和年檢工作，建立車輛檔案。5.負(fù)責(zé)公司員工食堂的管理工作，監(jiān)督食堂的食品衛(wèi)生和服務(wù)質(zhì)量，定期對(duì)食堂進(jìn)行檢查和評(píng)估。6.協(xié)助做好公司的對(duì)外聯(lián)絡(luò)和接待工作，負(fù)責(zé)來訪人員的登記、引導(dǎo)和接待安排。7.完成科長(zhǎng)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。檔案管理員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂和保管工作，建立檔案管理臺(tái)賬。2.制定檔案管理制度和檔案保管期限表，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和歸還登記工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度辦理檔案查閱和借閱手續(xù)，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。6.完成科長(zhǎng)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。工作流程辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)：各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至行政專員。2.審核：行政專員對(duì)各部門提交的辦公用品需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。3.采購：根據(jù)審核后的辦公用品需求申請(qǐng)表，行政專員制定采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。4.驗(yàn)收：辦公用品采購回來后，行政專員組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。5.入庫：驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，登記辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，存入辦公用品倉庫。6.發(fā)放：各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政專員處領(lǐng)取辦公用品。行政專員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在入庫單上注明領(lǐng)用情況。7.盤點(diǎn)：定期對(duì)辦公用品倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際庫存與賬存是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。車輛管理流程1.用車申請(qǐng)：公司員工因工作需要用車，提前填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，提交至行政專員。2.審核：行政專員對(duì)用車申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)車輛使用情況和工作需要，合理安排車輛。3.調(diào)度：行政專員根據(jù)審核后的用車申請(qǐng)表，調(diào)度車輛，并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。4.出車：駕駛員接到出車通知后，提前檢查車輛狀況，確保車輛安全性能良好。出車時(shí)，駕駛員要嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，按時(shí)將乘車人員送達(dá)目的地。5.回場(chǎng)：車輛使用完畢后，駕駛員及時(shí)將車輛開回公司停車場(chǎng)，并填寫車輛使用登記表，注明出車時(shí)間、地點(diǎn)、里程數(shù)、油耗等信息。6.維修保養(yǎng)：行政專員定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查和維護(hù)，根據(jù)車輛狀況和行駛里程，安排車輛進(jìn)行維修保養(yǎng)。車輛維修保養(yǎng)時(shí)，駕駛員要協(xié)助維修人員做好車輛維修保養(yǎng)工作，并在維修保養(yǎng)記錄上簽字確認(rèn)。7.年檢：行政專員負(fù)責(zé)車輛的年檢工作，提前做好車輛年檢準(zhǔn)備工作，確保車輛按時(shí)通過年檢。檔案管理流程1.文件收集：公司各部門在工作中形成的文件、資料，應(yīng)及時(shí)整理并移交至檔案管理員。2.分類整理：檔案管理員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件、資料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。3.編目裝訂：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目、裝訂，編制檔案編號(hào)，建立檔案管理臺(tái)賬。4.歸檔保管：將編目裝訂好的檔案存入檔案庫房，按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，確保檔案的安全和完整。5.查閱借閱：公司員工因工作需要查閱或借閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表或檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理員。檔案管理員根據(jù)檔案管理制度辦理檔案查閱或借閱手續(xù)，并做好登記工作。6.歸還：檔案查閱或借閱完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還至檔案管理員處，檔案管理員核對(duì)無誤后，辦理歸還手續(xù)。7.清查盤點(diǎn)：定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際庫存與賬存是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。行政費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算1.行政科應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和實(shí)際工作需要，編制行政費(fèi)用預(yù)算，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.行政費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括辦公用品費(fèi)用、辦公設(shè)備購置費(fèi)用、車輛費(fèi)用、通訊費(fèi)用、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用。費(fèi)用報(bào)銷1.行政科工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，辦理行政費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。2.報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事由、金額等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。3.費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政科長(zhǎng)審核，行政科長(zhǎng)審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行報(bào)銷支付。費(fèi)用控制1.行政科應(yīng)嚴(yán)格控制行政費(fèi)用支出，確保費(fèi)用支出符合預(yù)算要求。2.對(duì)于超預(yù)算的費(fèi)用支出，應(yīng)提前報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，未經(jīng)審批的超預(yù)算費(fèi)用不予報(bào)銷。3.定期對(duì)行政費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析和總結(jié)，找出費(fèi)用控制的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效措施加以改進(jìn)。會(huì)議管理會(huì)議分類1.公司例會(huì)：由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，每周[X]舉行，主要傳達(dá)公司近期工作安排，總結(jié)上周工作情況，協(xié)調(diào)解決公司工作中存在的問題。2.部門會(huì)議：由各部門自行組織召開，每周[X]舉行，主要傳達(dá)公司例會(huì)精神，安排本部門本周工作任務(wù)，總結(jié)上周工作情況。3.專項(xiàng)會(huì)議：根據(jù)公司工作需要，由相關(guān)部門組織召開，不定期舉行，主要研究解決公司某一專項(xiàng)工作中存在的問題。會(huì)議組織1.會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)提前[X]天發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等信息。2.會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議場(chǎng)地的布置、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等。3.會(huì)議記錄：會(huì)議組織者應(yīng)安排專人做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等信息。會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡等。3.會(huì)議期間應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜，不得隨意走動(dòng)或大聲喧嘩。印章管理印章種類公司行政印章主要包括公司公章、法人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。印章保管1.公司公章、法人章由行政科長(zhǎng)負(fù)責(zé)保管，合同專用章由合同管理部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人員應(yīng)設(shè)立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。3.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章的安全和完整。印章應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，不得隨意放置。印章使用1.公司員工因工作需要使用印章，應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用印章的名稱、使用部門、使用事由、使用日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至印章保管人員。2.印章保管人員根據(jù)印章使用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，印章保管人員方可使用印章，并在印章使用登記簿上登記蓋章情況。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。如因工作需要確需在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章的，應(yīng)在加蓋印章后及時(shí)填寫相關(guān)內(nèi)容，并由使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。保密管理保密范圍1.公司的商業(yè)秘密，包括公司的經(jīng)營(yíng)策略、客戶信息、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等。2.公司的文件、資料、檔案等，涉及公司重要信息的均屬于保密范圍。保密措施1.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件、資料、檔案等，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制知悉范圍。3.對(duì)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露。4