全家便利店采購管理制度一、總則1.目的本采購管理制度旨在規(guī)范全家便利店采購流程，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障商品供應的及時性和質(zhì)量，降低采購成本，提高公司整體運營效益。2.適用范圍本制度適用于全家便利店所有商品及相關(guān)服務(wù)的采購活動，包括但不限于食品、日用品、文具、設(shè)備、促銷禮品等。3.采購原則質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、符合國家相關(guān)標準和公司要求的商品及服務(wù)，確保消費者的權(quán)益和滿意度。成本效益原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭，不得偏袒任何一方。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格遵守法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度，不得接受供應商的賄賂或其他不正當利益。二、采購組織與職責1.采購部門采購部經(jīng)理全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。負責建立和維護供應商管理體系，評估供應商的資質(zhì)、信譽和供貨能力，選擇合格的供應商。組織采購談判，簽訂采購合同，確保采購價格、質(zhì)量、交貨期等條款符合公司要求。監(jiān)控采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保商品按時、按質(zhì)、按量供應。定期分析采購數(shù)據(jù)，評估采購績效，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程和成本控制。采購專員根據(jù)采購計劃，負責具體的商品采購工作，包括尋找供應商、詢價、比價、議價等。協(xié)助采購部經(jīng)理進行供應商管理，收集供應商信息，建立供應商檔案。負責采購訂單的下達、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保供應商按時交貨，并對交貨質(zhì)量進行驗收。整理采購相關(guān)文件和資料，如采購合同、報價單、驗收報告等，歸檔保存。2.其他相關(guān)部門門店負責收集和反饋顧客對商品的需求信息，包括商品種類、規(guī)格、價格、質(zhì)量等方面的意見和建議。根據(jù)銷售情況和庫存狀況，及時向采購部提出補貨申請和商品汰換建議。協(xié)助采購部進行市場調(diào)研，了解競爭對手的商品動態(tài)和市場價格變化。財務(wù)部負責審核采購合同和付款申請，確保采購資金的合理使用和支付安全。定期對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。監(jiān)督采購活動的財務(wù)合規(guī)性，防范財務(wù)風險。運營部參與采購商品的品類規(guī)劃和商品結(jié)構(gòu)調(diào)整，提供運營方面的專業(yè)意見和建議。協(xié)助采購部進行商品的驗收和質(zhì)量控制，確保上架商品符合運營標準和顧客需求。負責采購商品的陳列指導和促銷活動策劃，提高商品的銷售業(yè)績。三、采購流程1.采購需求計劃門店需求收集：門店銷售人員每日對商品銷售情況進行統(tǒng)計分析，結(jié)合庫存狀況，填寫《商品補貨申請表》，詳細列出需要補貨的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息，提交給門店店長審核。店長審核：門店店長對《商品補貨申請表》進行審核，綜合考慮銷售趨勢、庫存周轉(zhuǎn)率、市場需求等因素，確定補貨數(shù)量和時間，并簽字批準。對于緊急補貨需求，店長應及時與采購部溝通協(xié)調(diào)。采購需求匯總：采購專員每日定時收集各門店提交的《商品補貨申請表》，進行匯總整理，形成《采購需求匯總表》。同時，采購專員還應關(guān)注市場動態(tài)、行業(yè)趨勢、季節(jié)變化等因素，結(jié)合公司的銷售目標和商品策略，對采購需求進行分析和預測，提出補充采購建議。采購計劃制定：采購部經(jīng)理根據(jù)《采購需求匯總表》和采購專員的補充采購建議，結(jié)合公司的庫存政策、資金狀況、供應商產(chǎn)能等因素，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間、采購預算等信息，并經(jīng)采購部經(jīng)理審核后報公司領(lǐng)導審批。2.供應商選擇與評估供應商信息收集：采購專員通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、同行交流等。對收集到的供應商信息進行整理和分類，建立供應商信息庫，記錄供應商的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等信息。供應商篩選：根據(jù)采購商品的要求和公司的供應商選擇標準，對供應商信息庫中的供應商進行篩選，初步確定潛在供應商名單。采購專員應與潛在供應商進行聯(lián)系，了解其合作意愿和供貨能力，并要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等。供應商實地考察：對于通過初步篩選的潛在供應商，采購部經(jīng)理應組織采購專員進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、物流配送能力、售后服務(wù)等方面?？疾旖Y(jié)束后，采購專員應撰寫《供應商實地考察報告》，對供應商的綜合情況進行評價，并提出是否選擇該供應商的建議。供應商評估與選擇：采購部經(jīng)理根據(jù)《供應商實地考察報告》和其他相關(guān)資料，組織采購部成員對潛在供應商進行評估。評估指標包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽度、合作意愿等方面。采購部成員應根據(jù)評估指標對潛在供應商進行打分，綜合得分最高的供應商即為首選供應商。采購部經(jīng)理應將首選供應商名單報公司領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后與供應商簽訂合作協(xié)議。3.采購談判與合同簽訂采購談判準備：采購專員在與供應商進行談判前，應充分了解采購商品的市場價格、質(zhì)量標準、交貨期等信息，制定談判策略和底線。同時，采購專員還應準備好相關(guān)的談判文件，如采購需求清單、報價單、質(zhì)量標準文件等。采購談判：采購專員與供應商就采購商品的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行談判。在談判過程中，采購專員應堅持公司的采購原則和底線，爭取最有利的采購條件。采購專員應及時記錄談判過程中的重要信息和達成的共識，形成《采購談判記錄》。采購合同起草與審核：根據(jù)采購談判達成的共識，采購專員起草采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、付款方式等條款。采購合同起草完成后，應提交給采購部經(jīng)理審核。采購部經(jīng)理應對采購合同的條款進行審核，確保合同內(nèi)容符合公司要求和法律法規(guī)的規(guī)定。采購合同簽訂：采購合同經(jīng)采購部經(jīng)理審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。經(jīng)批準后，采購專員與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購專員應將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部、運營部、門店等，以便各部門做好相關(guān)工作的準備。4.采購訂單下達與跟蹤采購訂單下達：采購專員根據(jù)采購合同的要求，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購專員應及時將訂單信息通知供應商，并要求供應商確認訂單。采購訂單跟蹤：采購專員應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的備貨進度、生產(chǎn)進度、運輸情況等信息。對于出現(xiàn)的問題，采購專員應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，督促供應商采取措施解決問題，確保采購訂單按時、按質(zhì)、按量執(zhí)行。交貨期變更管理：如因不可抗力或其他原因?qū)е鹿虩o法按時交貨，供應商應及時通知采購專員，并提供相關(guān)證明文件。采購專員應與供應商協(xié)商確定新的交貨期，并及時調(diào)整采購計劃和相關(guān)工作安排。如因交貨期變更給公司造成損失的，采購專員應根據(jù)合同約定追究供應商的責任。5.商品驗收與入庫驗收準備：在商品到貨前，采購專員應通知門店做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。同時，采購專員應將采購合同、采購訂單、質(zhì)量標準文件等相關(guān)資料提供給驗收人員，以便驗收人員了解驗收要求。商品驗收：商品到貨后，驗收人員應按照采購合同和質(zhì)量標準文件的要求，對商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進行驗收。驗收合格的商品，驗收人員應在《商品驗收單》上簽字確認，并注明驗收情況。驗收不合格的商品，驗收人員應及時通知采購專員，并要求供應商進行處理。商品入庫：驗收合格的商品，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續(xù)，將商品按照規(guī)定的存儲位置進行存放。倉庫管理人員應在《商品入庫單》上簽字確認，并注明入庫時間、存儲位置等信息。采購專員應及時將《商品驗收單》和《商品入庫單》提交給財務(wù)部，以便財務(wù)部進行賬務(wù)處理。6.采購付款付款申請：采購專員根據(jù)采購合同的約定，在商品驗收合格且發(fā)票收到后，填寫《采購付款申請表》，詳細列出采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、發(fā)票號碼、付款方式等信息，并提交給采購部經(jīng)理審核。采購部經(jīng)理審核：采購部經(jīng)理對《采購付款申請表》進行審核，核實采購商品的數(shù)量、金額、發(fā)票等信息是否與采購合同一致，確保付款申請的真實性和準確性。審核通過后，采購部經(jīng)理簽字批準，并將《采購付款申請表》提交給財務(wù)部。財務(wù)部審核與付款：財務(wù)部收到《采購付款申請表》后，對付款申請進行審核，重點審核付款金額是否符合公司財務(wù)制度和預算安排，發(fā)票是否合規(guī)等。審核通過后，財務(wù)部按照采購合同約定的付款方式進行付款，并在《采購付款申請表》上簽字確認。四、采購風險管理1.供應商風險供應商違約風險：建立供應商違約預警機制，定期對供應商的供貨情況、質(zhì)量狀況、付款情況等進行評估，及時發(fā)現(xiàn)供應商違約的跡象。對于可能出現(xiàn)違約的供應商，應提前采取措施，如與供應商溝通協(xié)商、調(diào)整采購計劃、尋找替代供應商等，降低供應商違約給公司造成的損失。供應商破產(chǎn)風險：關(guān)注供應商的經(jīng)營狀況和財務(wù)狀況，及時了解供應商是否存在破產(chǎn)風險。對于存在破產(chǎn)風險的供應商，應暫停與其的合作，及時清理庫存，尋找替代供應商，確保公司的商品供應不受影響。供應商質(zhì)量風險：加強對供應商的質(zhì)量管理，要求供應商提供質(zhì)量保證文件，并定期對供應商的產(chǎn)品進行抽檢。對于質(zhì)量不合格的供應商，應及時采取措施，如要求供應商整改、暫停合作、取消合作等，確保公司采購的商品質(zhì)量符合要求。2.市場風險價格波動風險：關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集和分析市場價格信息，建立價格預警機制。對于價格波動較大的商品，應采取適當?shù)牟少彶呗?，如簽訂長期合同、套期保值、分批采購等，降低價格波動給公司造成的損失。市場需求變化風險：加強市場調(diào)研，及時了解市場需求變化趨勢，調(diào)整采購計劃和商品結(jié)構(gòu)。對于市場需求下降的商品，應減少采購量，避免庫存積壓；對于市場需求上升的商品，應增加采購量，確保商品供應的及時性。3.內(nèi)部風險采購人員違規(guī)風險：加強對采購人員的職業(yè)道德教育和法律法規(guī)培訓，建立健全采購人員監(jiān)督機制，防止采購人員接受供應商的賄賂或其他不正當利益。對于發(fā)現(xiàn)的采購人員違規(guī)行為，應嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責任。采購流程風險：定期對采購流程進行評估和優(yōu)化，查找流程中的漏洞和風險點，采取相應的措施進行改進。加強對采購流程的內(nèi)部控制，確保采購活動的合規(guī)性和透明度。五、采購績效評估1.評估指標采購成本：包括采購商品的價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內(nèi)，是否實現(xiàn)了采購成本的降低目標。采購質(zhì)量：評估采購商品的質(zhì)量是否符合公司要求和質(zhì)量標準，是否因質(zhì)量問題導致了客戶投訴或退貨。交貨期：評估供應商是否按時交貨，交貨期的準確率是否達到了合同約定的要求。供應商管理：評估供應商的選擇、評估、管理等工作是否到位，供應商的滿意度是否較高。采購效率：評估采購流程的執(zhí)行效率，包括采購需求計劃的制定、供應商選擇、采購談判、合同簽訂、訂單跟蹤、驗收入庫等環(huán)節(jié)的工作效率。2.評估方法定期評估：采購部每月對采購績效進行一次定期評估，根據(jù)評估指標收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，進行分析和評價。定期評估可以采用定量分析和定性分析相結(jié)合的方法，如計算采購成本降低率、質(zhì)量合格率、交貨期準確率等指標，同時對供應商管理、采購效率等方面進行定性評價。專項評估：對于重大采購項目或出現(xiàn)問題的采購環(huán)節(jié)，采購部應及時進行專項評估。專項評估可以深入分析問題產(chǎn)生的原因，提出針對性的改進措施和建議，確保采購工作的順利進行。綜合評估：采購部每年對采購績效進行一次綜合評估，將定期評估和專項評估的結(jié)果進行匯總和分析，全面評價采購部的工作績效。綜合評估結(jié)果將作為采購部和采購人員績效考核的重要依據(jù)。3.評估結(jié)果應用績效獎金發(fā)放：根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部和采購人員發(fā)放績效獎金?？冃И劷鸬陌l(fā)放標準應與評估指標的完成情況掛鉤，激勵采購部和采購人員提高工作績效。人員晉升與調(diào)整：采購績效評估結(jié)果將作為采購人員晉升、調(diào)薪、崗