信訪檔案記載管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司信訪檔案的管理，確保信訪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮信訪檔案在公司管理和決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工涉及的信訪事項(xiàng)檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：信訪檔案由公司指定的部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：信訪檔案應(yīng)如實(shí)反映信訪事項(xiàng)的處理過程和結(jié)果，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)信訪檔案中的涉及的敏感信息予以保密，防止信息泄露。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮信訪檔案的作用，為公司管理、決策及相關(guān)工作提供有效服務(wù)。二、信訪檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善信訪檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司各類信訪檔案，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)信訪檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便查詢利用。4.定期對(duì)信訪檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供信訪檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.開展信訪檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司整體檔案管理水平。（二）信訪部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門信訪事項(xiàng)的受理、登記、交辦、督辦等工作，并及時(shí)將相關(guān)材料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好信訪檔案的整理、分類等前期工作，提供必要的檔案信息和資料。3.配合檔案管理部門對(duì)涉及本部門的信訪檔案進(jìn)行查閱、借閱等工作，確保檔案的合理使用。（三）其他部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門信訪事項(xiàng)的處理，并按照規(guī)定及時(shí)將處理結(jié)果及相關(guān)材料報(bào)送信訪部門和檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好涉及本部門信訪檔案的整理、歸檔等工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案資料。3.在工作中妥善保管涉及信訪的相關(guān)文件、資料，不得擅自銷毀或丟失，工作結(jié)束后及時(shí)移交檔案管理部門。三、信訪檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司收到的各類信訪信件、電子郵件、傳真等書面材料。2.信訪事項(xiàng)的受理登記表、交辦單、督辦單等相關(guān)表單。3.信訪事項(xiàng)處理過程中形成的調(diào)查筆錄、會(huì)議記錄、處理意見、答復(fù)函等文件資料。4.信訪人提交的各類證據(jù)材料、申訴材料等。5.與信訪事項(xiàng)有關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信訪材料的收集工作，確保信訪材料及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.對(duì)于重要信訪事項(xiàng)，相關(guān)部門應(yīng)在處理過程中同步收集整理相關(guān)材料，確保材料的連續(xù)性和關(guān)聯(lián)性。3.信訪材料應(yīng)保持原件，如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件保存地點(diǎn)，并由提供人簽字確認(rèn)。4.收集的信訪材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，對(duì)于破損、褪色的材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：根據(jù)信訪事項(xiàng)的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等因素，將信訪檔案分為不同類別，如員工訴求類、投訴舉報(bào)類、建議意見類等。2.編號(hào)：為每一份信訪檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制信訪檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、信訪日期、信訪人姓名、信訪事項(xiàng)內(nèi)容、處理情況等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰，方便查詢。4.裝訂：將整理好的信訪檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞。四、信訪檔案的保管（一）保管期限1.一般信訪檔案保管期限為[X]年，自信訪事項(xiàng)處理完畢之日起計(jì)算。2.涉及重要決策、重大事件、敏感問題等的信訪檔案，保管期限為[X]年。3.對(duì)于具有長期保存價(jià)值的信訪檔案，經(jīng)公司檔案管理部門鑒定后，可適當(dāng)延長保管期限。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.建立信訪檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、銷毀等情況，便于對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤管理。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于檔案的存放和查找。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性等物品，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、信訪檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱信訪檔案的，應(yīng)填寫《信訪檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱信訪檔案的，借閱人應(yīng)填寫《信訪檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿后及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、信訪檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的信訪檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、信訪部門人員等組成的鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。2.鑒定小組根據(jù)信訪檔案的保存價(jià)值和歷史意義，提出鑒定意見，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存或延長保管期限。3.鑒定意見應(yīng)形成書面報(bào)告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（二）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)鑒定可以銷毀的信訪檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《信訪檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀原因等信息。2.《信訪檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀信訪檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案信息應(yīng)及時(shí)從電子存儲(chǔ)設(shè)備中刪除，確保檔案信息的完全銷毀。七、信訪檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立信訪檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)信訪檔案的收進(jìn)、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實(shí)，統(tǒng)計(jì)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度。3.統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）分析工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)信訪檔案進(jìn)行分析研究，總結(jié)信訪工作的規(guī)律和特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。