信息監(jiān)理資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息監(jiān)理資料的規(guī)范化管理，確保信息監(jiān)理工作的順利開展，提高信息監(jiān)理服務質(zhì)量，保障公司及相關方的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及信息監(jiān)理工作的部門、項目組及相關人員。（三）基本原則1.真實性原則：信息監(jiān)理資料應如實反映信息系統(tǒng)建設過程中的實際情況。2.完整性原則：涵蓋信息監(jiān)理工作的各個環(huán)節(jié)和方面，資料應齊全、完整。3.準確性原則：資料內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.及時性原則：及時收集、整理、歸檔信息監(jiān)理資料，確保資料的時效性。5.保密性原則：對涉及公司機密、客戶隱私等敏感信息的資料嚴格保密。二、資料分類與內(nèi)容（一）項目前期資料1.項目立項文件：包括項目可行性研究報告、項目批復文件等。2.項目招投標文件：招標文件、投標文件、中標通知書等。3.項目合同：信息監(jiān)理服務合同及相關補充協(xié)議。（二）項目實施過程資料1.監(jiān)理規(guī)劃項目概述：包括項目背景、目標、范圍等。監(jiān)理工作依據(jù)：相關法律法規(guī)、標準規(guī)范、合同文件等。監(jiān)理工作目標：質(zhì)量、進度、投資控制目標及安全、合同管理目標等。監(jiān)理工作內(nèi)容與方法：信息系統(tǒng)建設各階段的監(jiān)理工作重點及具體方法。監(jiān)理工作流程：監(jiān)理工作的程序和步驟。監(jiān)理人員配備與職責：項目監(jiān)理團隊的人員構成及各自職責。監(jiān)理設施與設備：開展監(jiān)理工作所需的設施和設備。2.監(jiān)理細則專業(yè)工程監(jiān)理細則：根據(jù)不同專業(yè)（如網(wǎng)絡工程、軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成等）制定的詳細監(jiān)理工作指導文件，包括專業(yè)工程特點、監(jiān)理工作流程、監(jiān)理控制要點及目標值、監(jiān)理方法及措施等。3.監(jiān)理日志日期、天氣情況。項目進展情況：當日信息系統(tǒng)建設的工作內(nèi)容、完成情況、遇到的問題等。監(jiān)理工作情況：監(jiān)理人員的工作內(nèi)容、采取的監(jiān)理措施、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。相關會議及溝通情況：參加的會議、與各方的溝通協(xié)調(diào)事項等。4.監(jiān)理月報本月項目進展情況：包括工程形象進度、完成的工作量、質(zhì)量狀況、安全情況等。本月監(jiān)理工作情況：監(jiān)理工作開展情況、采取的監(jiān)理措施及效果、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。下月監(jiān)理工作計劃：針對項目存在的問題及下月工作重點制定的監(jiān)理工作計劃。本月工程費用支付情況：審核的工程款支付金額、支付比例等。5.會議紀要項目周會紀要：記錄每周項目各方召開的周會內(nèi)容，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、討論事項及決議等。項目專題會議紀要：針對項目中的特定問題或事項召開的專題會議記錄，如技術難題研討會議、質(zhì)量問題分析會議等。項目協(xié)調(diào)會議紀要：協(xié)調(diào)項目各方關系、解決矛盾沖突的會議記錄，明確各方責任和工作安排。6.工程變更文件變更申請：項目建設過程中提出的工程變更申請，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更影響等。變更審批文件：對變更申請進行審批的文件，包括審批意見、審批人簽字等。變更實施記錄：變更實施過程中的相關記錄，如變更實施時間、實施人員、實施效果等。7.質(zhì)量控制資料質(zhì)量檢驗報告：對信息系統(tǒng)建設各階段成果進行質(zhì)量檢驗的報告，如網(wǎng)絡設備測試報告、軟件測試報告、系統(tǒng)集成測試報告等。質(zhì)量問題整改記錄：針對質(zhì)量檢驗中發(fā)現(xiàn)的問題，要求承建單位進行整改的記錄，包括問題描述、整改要求、整改期限、整改結果復查等。8.進度控制資料項目進度計劃：項目總體進度計劃、月度進度計劃、周進度計劃等，明確各階段的工作任務、開始時間、完成時間及責任人。進度偏差分析報告：對實際進度與計劃進度進行對比分析，找出偏差原因，提出糾偏措施的報告。進度調(diào)整記錄：當項目進度出現(xiàn)偏差時，對進度計劃進行調(diào)整的記錄，包括調(diào)整后的進度計劃、調(diào)整依據(jù)等。9.投資控制資料工程計量記錄：對承建單位完成的工程量進行計量的記錄，包括計量時間、計量部位、計量數(shù)量等。工程款支付申請與審核文件：承建單位提交的工程款支付申請，監(jiān)理單位對其進行審核的文件，包括審核意見、審核金額等。費用索賠文件：涉及費用索賠的相關文件，如索賠申請、索賠證據(jù)、索賠審批等。10.安全管理資料安全管理制度：公司及項目組制定的安全管理制度，明確安全管理目標、安全管理措施、安全責任等。安全檢查記錄：定期或不定期對項目施工現(xiàn)場、信息系統(tǒng)運行環(huán)境等進行安全檢查的記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查部位、發(fā)現(xiàn)的安全隱患及整改情況等。安全事故處理文件：發(fā)生安全事故時，對事故進行報告、調(diào)查、處理的相關文件，包括事故報告、事故調(diào)查報告、事故處理決定等。11.合同管理資料合同執(zhí)行情況跟蹤記錄：對信息監(jiān)理服務合同及相關項目合同的執(zhí)行情況進行跟蹤的記錄，包括合同條款執(zhí)行情況、各方履約情況等。合同變更記錄：合同變更的相關記錄，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更協(xié)議等。合同糾紛處理文件：處理合同糾紛的相關文件，如糾紛情況說明、協(xié)商記錄、仲裁或訴訟文件等。（三）項目驗收資料1.驗收申請報告：承建單位提交的項目驗收申請報告，包括項目完成情況、自檢情況、申請驗收時間等。2.驗收方案：監(jiān)理單位制定的項目驗收方案，明確驗收依據(jù)、驗收標準、驗收流程、驗收人員組成等。3.驗收報告：項目驗收后形成的驗收報告，包括驗收結論、驗收意見等。4.項目總結報告：對整個信息監(jiān)理項目進行總結的報告，包括項目目標完成情況、監(jiān)理工作成效、經(jīng)驗教訓等。（四）其他資料1.來往函件：與項目相關方（如建設單位、承建單位、供應商等）之間的來往信函、傳真、電子郵件等。2.培訓資料：項目實施過程中開展的各類培訓資料，如培訓計劃、培訓教材、培訓記錄等。3.資質(zhì)證書及人員資料：項目監(jiān)理團隊成員的資質(zhì)證書、簡歷等資料。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各項目組及相關人員應按照本制度規(guī)定的資料分類和內(nèi)容要求，及時收集各自工作中產(chǎn)生的信息監(jiān)理資料。2.資料收集應確保全面、準確、真實，不得遺漏重要信息。3.對于外部提供的資料，如項目立項文件、招投標文件、合同文件等，應確保其原件或有效復印件的完整性。（二）整理要求1.收集到的資料應及時進行整理，按照資料分類進行分類存放。2.對每份資料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.資料應進行裝訂或歸檔存儲，確保資料的整齊、美觀、不易損壞。4.對于電子資料，應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的電子存儲設備或文件夾中，同時建立相應的索引目錄，便于檢索。四、資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目結束后，項目組應在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的信息監(jiān)理資料移交公司檔案管理部門進行歸檔。2.歸檔資料應編制詳細的歸檔清單，清單內(nèi)容包括資料名稱、編號、日期、來源等，雙方簽字確認。3.檔案管理部門應對歸檔資料進行審核，確保資料的完整性、準確性和規(guī)范性，審核通過后進行正式歸檔。（二）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案資料的安全保管。2.檔案應按照類別、項目進行分類存放，便于查找和管理。3.定期對檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的完好無損。4.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱信息監(jiān)理資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、目的、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應安排專人負責提供查閱服務，查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。3.查閱人員應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、損壞，查閱完畢后應及時歸還檔案管理部門。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱信息監(jiān)理資料的，應填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、目的、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對借閱資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露資料內(nèi)容，如發(fā)生丟失、損壞等情況，應承擔相應責任。4.借閱人員歸還資料時，檔案管理部門應進行認真核對，確保資料完好無損、齊全完整。六、資料保密（一）保密范圍信息監(jiān)理資料中涉及公司機密、客戶隱私、技術秘密等敏感信息的內(nèi)容均屬于保密范圍。（二）保密措施1.對涉及保密的資料應進行標識，明確保密等級。2.接觸保密資料的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.檔案管理部門應采取加密存儲、限制訪問權限等措施，確保保密資料的安全。4.在對外提供資料時，應嚴格按照公司規(guī)定進行審批，對涉及保密內(nèi)容的資料進行適當處理，防止泄密。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.信息監(jiān)理資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.資料內(nèi)容涉及的項目已終止，且相關事宜已處理完畢，資料無需再保存的。3.因其他原因需要銷毀的資料，經(jīng)公司相關部門審批同意的。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.申請經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人、公司分管領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀資料時，應安排專人負責監(jiān)督，確保資料被徹底銷毀，防止資料流失。4.銷毀完成后，應在《資料銷毀申請表》上記錄銷毀情況，并由監(jiān)督人員和申請人員簽字確認。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對信息監(jiān)理資料的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、資料抽查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求相關部門和人員限期整改。（二）考核