物料供應(yīng)商管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司物料供應(yīng)商的管理，確保所采購物料的質(zhì)量、交期、價格等符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有物料供應(yīng)商的選擇、評估、采購、合作及管理等相關(guān)活動。3.基本原則公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、評估、采購等環(huán)節(jié)，遵循公平公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會。質(zhì)量優(yōu)先原則：將物料質(zhì)量作為首要考量因素，優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物料的供應(yīng)商。合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。動態(tài)管理原則：對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估和管理，及時淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。二、供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集采購部門：負(fù)責(zé)通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、同行交流等。信息內(nèi)容：收集的供應(yīng)商信息應(yīng)包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商初步篩選采購部門：對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商。篩選標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)公司物料需求特點(diǎn)，制定初步篩選標(biāo)準(zhǔn)，如生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、價格合理性等。3.供應(yīng)商實(shí)地考察采購部門牽頭：組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部門、技術(shù)部門等）對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容：包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、設(shè)備狀況、人員素質(zhì)、環(huán)保措施等?？疾靾蟾妫嚎疾旖Y(jié)束后，考察人員應(yīng)撰寫考察報告，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評價，并提出是否適合合作的建議。4.供應(yīng)商資質(zhì)審核采購部門：要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書、稅務(wù)登記證等。審核流程：采購部門對供應(yīng)商資質(zhì)證明文件進(jìn)行審核，確保其合法合規(guī)經(jīng)營。對于重要物料供應(yīng)商，必要時可委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行資質(zhì)審核。5.供應(yīng)商選擇決策采購部門匯總：采購部門將實(shí)地考察報告、資質(zhì)審核情況等相關(guān)信息進(jìn)行匯總整理。評審小組決策：組織由采購部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成的評審小組，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評審，根據(jù)評審結(jié)果確定最終合作供應(yīng)商。審批：評審結(jié)果報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。三、供應(yīng)商評估1.評估周期定期評估：每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評估。不定期評估：在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在質(zhì)量問題、交貨延遲等異常情況，及時進(jìn)行不定期評估。2.評估指標(biāo)質(zhì)量指標(biāo)：包括來料合格率、批次合格率、質(zhì)量穩(wěn)定性等。交期指標(biāo)：包括按時交貨率、交貨周期等。價格指標(biāo)：包括價格合理性、價格調(diào)整靈活性等。服務(wù)指標(biāo)：包括售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題能力、合作配合度等。其他指標(biāo)：如環(huán)保表現(xiàn)、創(chuàng)新能力、社會責(zé)任等。3.評估方法數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析：采購部門收集供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、價格等相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)算各項(xiàng)評估指標(biāo)得分。問卷調(diào)查：向公司內(nèi)部使用部門發(fā)放問卷，了解他們對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)等方面的滿意度?，F(xiàn)場檢查：不定期對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場檢查，核實(shí)其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況等。4.評估結(jié)果處理評估等級劃分：根據(jù)評估得分，將供應(yīng)商評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。優(yōu)秀供應(yīng)商：給予適當(dāng)獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報表揚(yáng)。良好供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作關(guān)系，鼓勵其繼續(xù)保持良好表現(xiàn)。合格供應(yīng)商：發(fā)出書面通知，要求其限期整改存在的問題，如整改后仍不符合要求，考慮降低采購份額或終止合作。不合格供應(yīng)商：立即終止合作關(guān)系，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，禁止其再次參與公司供應(yīng)商評選。四、采購管理1.采購計(jì)劃制定需求部門：每月末向采購部門提交次月物料需求計(jì)劃，明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等。采購部門審核：采購部門對需求計(jì)劃進(jìn)行審核，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃調(diào)整：如因生產(chǎn)計(jì)劃變更、市場需求變化等原因，需要調(diào)整采購計(jì)劃，需求部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門重新調(diào)整采購計(jì)劃。2.采購訂單下達(dá)采購部門：根據(jù)采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。訂單內(nèi)容：采購訂單應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等詳細(xì)內(nèi)容。訂單確認(rèn)：采購訂單下達(dá)后，及時與供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容，確保雙方理解一致。3.采購合同簽訂重要采購項(xiàng)目：對于金額較大、采購周期較長等重要采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同條款：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同審批：采購合同簽訂前，應(yīng)按公司合同審批流程進(jìn)行審批，確保合同合法合規(guī)。4.采購過程跟蹤采購部門跟蹤：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。進(jìn)度反饋：定期向需求部門反饋采購進(jìn)度，如出現(xiàn)延遲交貨等異常情況，及時查明原因并采取措施解決。5.到貨驗(yàn)收質(zhì)量部門牽頭：組織需求部門、采購部門等相關(guān)人員對到貨物料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收依據(jù)：按照采購合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容：包括物料的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、質(zhì)量證明文件等。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的物料辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。五、供應(yīng)商合作與溝通1.合作協(xié)議簽訂采購部門：與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)等方面的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議內(nèi)容：合作協(xié)議應(yīng)包括合作期限、合作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交期要求、價格調(diào)整機(jī)制、售后服務(wù)承諾、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.定期溝通會議采購部門組織：定期召開供應(yīng)商溝通會議，一般每季度召開一次。會議內(nèi)容：會議主要討論物料采購過程中存在的問題、解決方案，交流市場動態(tài)、行業(yè)信息，協(xié)商合作事宜等。會議紀(jì)要：形成會議紀(jì)要，明確會議討論的主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，雙方簽字確認(rèn)后存檔。3.日常溝通協(xié)調(diào)采購人員與供應(yīng)商對接：采購人員應(yīng)保持與供應(yīng)商的日常溝通，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。信息共享：雙方應(yīng)建立信息共享機(jī)制，及時通報生產(chǎn)計(jì)劃變更、質(zhì)量問題、交貨延遲等信息，以便共同應(yīng)對和解決問題。六、供應(yīng)商激勵與約束1.激勵措施價格激勵：對于質(zhì)量穩(wěn)定、交貨及時、合作配合度高的供應(yīng)商，在采購價格上給予適當(dāng)優(yōu)惠。訂單激勵：增加優(yōu)秀供應(yīng)商的采購份額，優(yōu)先向其下達(dá)訂單。表彰獎勵：對表現(xiàn)突出的供應(yīng)商進(jìn)行表彰獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎勵等。培訓(xùn)支持：為供應(yīng)商提供相關(guān)培訓(xùn)和技術(shù)支持，幫助其提升產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平。2.約束措施合同約束：通過簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，對供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束?？劭钐幜P：對于供應(yīng)商出現(xiàn)的質(zhì)量問題、交貨延遲等違約行為，按照合同約定進(jìn)行扣款處罰。暫停合作：對于嚴(yán)重違約的供應(yīng)商，暫停與其合作，直至其整改合格。法律追究：如供應(yīng)商的違約行為給公司造成重大損失，公司將依法追究其法律責(zé)任。七、供應(yīng)商檔案管理1.檔案建立采購部門負(fù)責(zé)：為每個供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、實(shí)地考察報告、評估記錄、采購訂單、合同協(xié)議、溝通記錄等。檔案更新：隨著與供應(yīng)商合作的開展，及時更新供應(yīng)商檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案保管專人保管：指定專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的保管，確保檔案的安全和保密。保管期限：供應(yīng)商檔案應(yīng)至少保存[X]年，以備查閱和審計(jì)。3.檔案查閱查閱權(quán)限：嚴(yán)格限定檔