港閘區(qū)檔案管理制度總則目的為了加強(qiáng)港閘區(qū)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于港閘區(qū)內(nèi)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集和保存與本單位工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)檔案管理部門(mén)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用：為單位內(nèi)部各部門(mén)和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記工作。5.檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級(jí)部門(mén)報(bào)告。6.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案銷毀工作。檔案的收集與歸檔歸檔范圍1.文書(shū)檔案：包括上級(jí)文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告、通知、通報(bào)、紀(jì)要等。2.科技檔案：如工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、科研項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案等。3.人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、黨團(tuán)關(guān)系等材料。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)各單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集歸檔相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)等。歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或任務(wù)完成后及時(shí)歸檔。3.人事檔案應(yīng)按規(guī)定定期整理歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的時(shí)間歸檔。歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理工作，確保材料齊全、完整、真實(shí)。2.歸檔文件應(yīng)字跡清晰、簽署完備，紙張規(guī)格統(tǒng)一，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)保證其真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式存儲(chǔ)，并進(jìn)行備份。檔案的整理分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類。3.人事檔案：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定分類。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案的類別分類。5.業(yè)務(wù)檔案：依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和流程分類。編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.文書(shū)檔案編號(hào)一般采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限件號(hào)的格式。3.科技檔案編號(hào)可根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和管理需要制定。編目要求1.編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰，一式多份，分別存放于不同地點(diǎn)。檔案的保管保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度適宜。保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)、滅火器等。檔案上架檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。檔案的利用利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案利用的審批程序，確保檔案利用的合法性和安全性。2.優(yōu)先滿足本單位工作需要，同時(shí)按照規(guī)定為外單位提供查閱服務(wù)。查閱手續(xù)1.本單位人員查閱檔案，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）時(shí)間、人員、內(nèi)容、歸還時(shí)間等。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，并在銷毀清冊(cè)上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。檔案的信息化管理信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案數(shù)字化對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。系統(tǒng)管理建立檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)進(jìn)展情況。問(wèn)題整改對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，下達(dá)整改通知書(shū)，限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。獎(jiǎng)勵(lì)與處罰獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。處罰