職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館學(xué)籍檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強學(xué)院檔案館學(xué)籍檔案管理工作，有效地保護和利用學(xué)籍檔案，提高教育教學(xué)管理水平，依據(jù)國家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)及教育主管部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實際情況，制定本制度。2.學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間個人經(jīng)歷、政治思想、學(xué)業(yè)成績、獎懲情況等方面的原始記錄，是學(xué)院檔案的重要組成部分，對于學(xué)院教學(xué)評估、學(xué)生就業(yè)、升學(xué)及個人權(quán)益保障等具有重要意義。3.學(xué)籍檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、完整性、真實性、保密性和便于利用的原則，確保檔案的科學(xué)管理和有效服務(wù)。二、管理體制與職責(zé)1.學(xué)院檔案館-負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全校學(xué)籍檔案管理工作。-制定和完善學(xué)籍檔案管理制度，并組織實施。-負責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計和利用全校學(xué)生的學(xué)籍檔案。-負責(zé)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。-對各系（部）學(xué)籍檔案管理工作進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查評估。2.各系（部）-設(shè)立專門的學(xué)籍檔案管理崗位，指定專人負責(zé)本系（部）學(xué)生學(xué)籍檔案的收集、整理、審核和移交工作。-按照學(xué)院檔案館要求，定期將本系（部）學(xué)生的學(xué)籍檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交學(xué)院檔案館。-協(xié)助學(xué)院檔案館做好學(xué)籍檔案的查詢、借閱等利用工作。-負責(zé)本系（部）學(xué)生學(xué)籍檔案日常管理工作中的問題反饋和溝通協(xié)調(diào)。三、檔案收集1.收集范圍-學(xué)生入學(xué)材料，包括錄取通知書、高考報名登記表、體檢表、黨團組織關(guān)系材料等。-學(xué)習(xí)成績材料，包括各學(xué)期課程成績單、考試試卷、實習(xí)報告、畢業(yè)論文（設(shè)計）等。-在校期間的獎懲材料，包括各級各類表彰獎勵文件、證書復(fù)印件、違紀處分決定等。-畢業(yè)生材料，包括畢業(yè)生登記表、就業(yè)協(xié)議書、報到證存根等。-其他反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活情況的重要材料。2.收集時間-新生入學(xué)材料由招生部門在新生入學(xué)后一個月內(nèi)整理完畢，移交學(xué)院檔案館。-各學(xué)期學(xué)習(xí)成績材料由任課教師在成績評定后一周內(nèi)交至系（部）教學(xué)秘書，系（部）教學(xué)秘書匯總整理后在學(xué)期結(jié)束前統(tǒng)一移交學(xué)院檔案館。-獎懲材料在發(fā)文或處理決定形成后一周內(nèi)，由相關(guān)部門或系（部）收集整理，移交學(xué)院檔案館。-畢業(yè)生材料由各系（部）在畢業(yè)生離校前一個月內(nèi)整理完畢，移交學(xué)院檔案館。四、檔案整理1.分類-按照年級、專業(yè)對學(xué)籍檔案進行分類，確保同一專業(yè)、同一年級的檔案相對集中。-每個學(xué)生的檔案材料按照材料形成的時間順序或性質(zhì)進行排列。2.編目-為每份學(xué)籍檔案編制唯一的檔案編號，建立檔案目錄。-目錄內(nèi)容包括檔案編號、學(xué)生姓名、性別、出生日期、專業(yè)、入學(xué)時間、畢業(yè)時間、材料名稱、日期、份數(shù)等信息。3.裝訂-對紙張規(guī)格不一致或破損的檔案材料進行裱糊、折疊或托裱處理，確保檔案材料整齊、完好。-采用線裝或膠裝等方式對檔案材料進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響材料內(nèi)容的閱讀。五、檔案保管1.庫房要求-學(xué)院檔案館應(yīng)設(shè)立專門的學(xué)籍檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。-庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防蟲藥品等。2.上架排列-將整理好的學(xué)籍檔案按照編號順序上架排列，確保檔案存放有序，便于查找和管理。-建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，便于快速定位和檢索。3.定期檢查-檔案館工作人員應(yīng)定期對學(xué)籍檔案進行檢查，每學(xué)期至少進行一次全面檢查。-檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、溫濕度記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案利用1.查閱-校內(nèi)各部門因工作需要查閱學(xué)籍檔案，須填寫《學(xué)籍檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，到學(xué)院檔案館辦理查閱手續(xù)。-查閱檔案應(yīng)在檔案館指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。-校外單位或個人查閱學(xué)籍檔案，須持單位介紹信或有效身份證件，經(jīng)學(xué)院檔案館負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱-校內(nèi)教師因教學(xué)、科研等特殊需要借閱學(xué)籍檔案，須填寫《學(xué)籍檔案借閱申請表》，經(jīng)所在系（部）負責(zé)人簽字，學(xué)院檔案館負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不超過兩周，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還。-未經(jīng)學(xué)院檔案館負責(zé)人批準(zhǔn)，借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。3.出具證明-學(xué)生因就業(yè)、升學(xué)、出國等需要，學(xué)院檔案館可根據(jù)檔案內(nèi)容為其出具相關(guān)證明材料。-出具證明材料應(yīng)嚴格按照檔案記載內(nèi)容如實填寫，經(jīng)檔案館負責(zé)人審核簽字后，加蓋學(xué)院檔案館公章。七、檔案保密1.學(xué)院檔案館工作人員應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和學(xué)院保密制度，保守學(xué)籍檔案機密。2.檔案庫房應(yīng)采取必要的保密措施，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。3.查閱、借閱學(xué)籍檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。對違反保密規(guī)定的人員，將依法依規(guī)追究責(zé)任。八、檔案信息化管理1.學(xué)院檔案館應(yīng)積極推進學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，建立學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索和利用。2.對紙質(zhì)學(xué)籍檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描圖像進行整理、編目、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.利用信息化手段對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行全程管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。4.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。九、檔案鑒定與銷毀1.鑒定-學(xué)院檔案館應(yīng)定期對學(xué)籍檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。-成立檔案鑒定小組，由檔案館負責(zé)人、相關(guān)部門人員和專業(yè)教師組成，對檔案進行鑒定。-鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保管狀況等因素綜合進行評估，提出鑒定意見。2.銷毀-對已失去保存價值的學(xué)籍檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定，報學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀處理。-銷毀檔案應(yīng)指定專人負責(zé)，采用粉碎、焚燒