職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研項目檔案管理工作規(guī)定?

一、總則1.目的：為加強學(xué)院科研項目檔案管理，確?？蒲许椖繖n案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研項目檔案在學(xué)院科研工作中的重要作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于學(xué)院承擔的各級各類科研項目檔案的管理工作，包括國家級、省部級、市廳級及橫向科研項目等。3.管理原則：科研項目檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類整理、便于利用的原則，確保檔案管理與科研項目實施同步進行。二、管理職責1.學(xué)院檔案管理部門職責-負責制定和完善學(xué)院科研項目檔案管理工作的規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-對各部門科研項目檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和考核。-負責接收、整理、保管和提供利用全院科研項目檔案。-組織開展科研項目檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.科研項目管理部門職責-負責在科研項目申報、立項、實施和驗收等過程中，及時向檔案管理部門移交相關(guān)檔案材料。-指導(dǎo)項目負責人按照檔案管理要求整理項目檔案材料。-協(xié)助檔案管理部門對科研項目檔案進行檢查和驗收。3.項目負責人職責-負責本項目檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案材料的真實性、完整性和準確性。-在項目完成后，按照規(guī)定時間向?qū)W院檔案管理部門移交項目檔案。-配合檔案管理部門和科研項目管理部門對項目檔案進行檢查、驗收等工作。三、檔案收集范圍1.項目申報階段：項目申報書、可行性研究報告、論證材料、查新報告、合作協(xié)議等。2.項目立項階段：立項批復(fù)文件、任務(wù)書、合同書等。3.項目實施階段-研究計劃、方案、總結(jié)、進展報告等。-實驗記錄、測試數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表、調(diào)查問卷等。-研究過程中形成的論文、著作、專利、軟件著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)成果材料。-科研經(jīng)費預(yù)算、決算、報銷憑證等財務(wù)資料。-國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流材料，包括學(xué)術(shù)會議報告、合作研究協(xié)議等。-儀器設(shè)備購置、使用、維護記錄等相關(guān)材料。4.項目驗收階段：驗收申請報告、驗收意見、驗收證書等。四、檔案整理與歸檔1.整理要求-科研項目檔案應(yīng)按照項目進行整理，保持檔案材料的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。-檔案材料應(yīng)分類裝訂，每卷應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，注明材料名稱、日期、頁碼等信息。-照片、聲像等特殊載體檔案應(yīng)進行數(shù)字化處理，并與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)。2.歸檔時間-項目負責人應(yīng)在項目完成后的三個月內(nèi)，將整理好的項目檔案移交學(xué)院檔案管理部門。-對于跨年度的科研項目，應(yīng)在每年年底將當年形成的檔案材料進行整理歸檔。3.歸檔手續(xù)-檔案移交時，項目負責人應(yīng)填寫《科研項目檔案移交清單》，經(jīng)雙方簽字確認后，完成檔案移交手續(xù)。-檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進行認真核對，確保檔案數(shù)量準確、質(zhì)量符合要求。五、檔案保管與保護1.保管條件-學(xué)院檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。-檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風，定期進行檢查和維護，防止檔案損壞、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。2.分類保管-科研項目檔案應(yīng)按照項目類別、年份等進行分類保管，便于查找和利用。-對重要的科研項目檔案，應(yīng)進行備份保存，防止因意外事件導(dǎo)致檔案丟失或損壞。3.保密管理-嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的科研項目檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息安全。-檔案管理人員應(yīng)簽訂保密責任書，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。六、檔案利用1.利用原則：學(xué)院科研項目檔案應(yīng)在不違反保密規(guī)定的前提下，為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價值。2.利用手續(xù)-校內(nèi)人員查閱科研項目檔案，應(yīng)填寫《科研項目檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-校外人員查閱科研項目檔案，需經(jīng)學(xué)院科研項目管理部門和檔案管理部門批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。3.利用方式-檔案管理部門可根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件查閱、復(fù)印件、掃描件等服務(wù)。-對珍貴或易損的檔案，一般不提供原件查閱，可提供復(fù)制件或數(shù)字化副本。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作-學(xué)院檔案管理部門應(yīng)定期對科研項目檔案進行鑒定，確定檔案的保存期限和價值。-成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、科研項目管理部門和相關(guān)專家組成，負責對檔案進行鑒定。2.銷毀程序-對經(jīng)鑒定確無保存價值的科研項目檔案，應(yīng)填寫《科研項目檔案銷毀清單》，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀。-檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，采用適宜的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。八、獎勵與處罰1.獎勵措施-對在科研項目檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，學(xué)院將給予表彰和獎勵。-對積極提供有價值的科研項目檔案，為學(xué)院教學(xué)、科研和管理工作做出重要貢獻的人員，學(xué)院將給予適當?shù)莫剟睢?.處罰措施-對違反本規(guī)定，造成科研項目檔案丟失、損壞、泄密等情況的部門和個人，學(xué)院將視情節(jié)輕重，給予批評教育、行政處