企業(yè)辦公室電話管理制度一、總則1.目的為加強公司辦公室電話的使用管理，確保電話通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門辦公室電話的使用與管理。3.管理原則遵循高效、規(guī)范、節(jié)約的原則，確保電話使用服務(wù)于公司業(yè)務(wù)開展和日常工作需求。二、電話配備與管理1.電話配備標準根據(jù)各部門工作職能和實際需求，合理配備辦公電話。一般情況下，每個辦公崗位應(yīng)配備一部辦公電話，特殊崗位根據(jù)工作需要可適當增加。2.電話安裝與調(diào)試新入職員工所在部門負責向行政部門提出電話安裝申請，行政部門統(tǒng)一安排電話的安裝與調(diào)試工作，確保電話能正常使用。3.電話維護與維修行政部門負責定期對辦公電話進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)電話故障，使用部門應(yīng)及時通知行政部門，行政部門聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。維修費用由公司統(tǒng)一承擔，但因個人原因?qū)е码娫挀p壞的，維修費用由個人承擔。4.電話更換與報廢因設(shè)備老化、損壞嚴重或其他原因無法正常使用的電話，由使用部門填寫《電話更換/報廢申請表》，詳細說明更換或報廢原因，經(jīng)部門負責人審核、行政部門審批后，進行更換或報廢處理。三、使用規(guī)范1.接聽規(guī)范電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，拿起電話后應(yīng)先自報家門，如“您好，這里是[部門名稱]”。禮貌用語，使用規(guī)范的普通話進行交流，語氣親切、熱情。如遇對方找錯人，應(yīng)禮貌告知對方并給予必要的幫助。認真傾聽對方講話，做好記錄，如有不清楚的地方應(yīng)及時詢問，確保準確理解對方意圖。對于重要事項或需傳達的信息，應(yīng)重復(fù)確認，避免出現(xiàn)差錯。通話結(jié)束時，應(yīng)待對方掛斷電話后再輕輕放下話筒。2.撥打規(guī)范撥打前應(yīng)明確通話目的，整理好思路，準備好相關(guān)資料。確認對方電話號碼無誤后再撥打，避免誤撥。接通電話后，同樣先自報家門，說明來電事由，語言簡潔明了，條理清晰。如需找他人，應(yīng)先詢問對方是否方便接聽，并告知被找人員的姓名。通話結(jié)束時，應(yīng)向?qū)Ψ奖硎靖兄x。3.禁止行為禁止利用辦公電話撥打私人長途電話、進行私人聊天或從事與工作無關(guān)的活動。禁止在電話中使用不文明、侮辱性語言。禁止隨意將辦公電話轉(zhuǎn)接給無關(guān)人員。禁止長時間占用辦公電話，影響他人正常使用。四、費用管理1.費用核算公司辦公室電話費用由行政部門統(tǒng)一核算，每月根據(jù)各部門電話使用情況進行統(tǒng)計。2.費用控制行政部門應(yīng)定期對電話費用進行分析，如發(fā)現(xiàn)費用異常，應(yīng)及時查找原因并采取相應(yīng)措施進行控制。各部門應(yīng)合理使用辦公電話，避免不必要的費用支出。3.費用報銷電話費用報銷由行政部門統(tǒng)一辦理，每月根據(jù)電話費用清單，填寫費用報銷單，經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審批后進行報銷。五、信息安全管理1.保密原則辦公電話涉及公司內(nèi)部信息和業(yè)務(wù)往來，使用人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得泄露公司機密信息。2.數(shù)據(jù)備份對于重要的電話記錄和通話內(nèi)容，相關(guān)部門應(yīng)定期進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，按照公司檔案管理規(guī)定進行管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全如辦公室電話涉及網(wǎng)絡(luò)通訊，使用人員應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)安全，避免在電話通訊中點擊不明鏈接或下載可疑文件，防止公司網(wǎng)絡(luò)遭受攻擊或信息泄露。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制行政部門負責對各部門辦公電話使用情況進行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。公司定期對各部門電話使用情況進行抽查，確保制度執(zhí)行到位。2.考核辦法將辦公電話使用情況納入部門績效考核體系，對違反本制度的部門和個人進行相應(yīng)扣分處理。具體考核標準如下：未按接聽規(guī)范及時接聽電話，每次扣[X]分。未按撥打規(guī)范使用電話，每次扣[X]分。利用辦公電話進行私人活動，每次扣[X]分。因個人原因?qū)е码娫挀p壞，未及時報告或未承擔維修費用的，每次扣[X]分。泄露公司機密信息的，視情節(jié)輕重扣[X][X]分，并追究相關(guān)責任。3.結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果與部門和個人的績效獎金、晉升等掛鉤。對電話使用規(guī)范、表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予適當獎勵，對違反制度且情節(jié)嚴重的部門和個人進行嚴肅處理。七、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計劃行政部門定期組織辦公電話使用規(guī)范培訓(xùn)，新入職員工入職培訓(xùn)時應(yīng)包含電話使用相關(guān)內(nèi)容，確保員工熟悉電話使用流程和規(guī)范要求。2.宣傳推廣通過公司內(nèi)部通告、宣傳欄等形式，宣