二級(jí)學(xué)院辦公室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院辦公室管理，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于二級(jí)學(xué)院辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.服務(wù)為本原則：以師生需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。2.規(guī)范有序原則：各項(xiàng)工作流程明確，職責(zé)清晰，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。3.高效協(xié)作原則：加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高工作效率，共同完成各項(xiàng)任務(wù)。4.創(chuàng)新發(fā)展原則：鼓勵(lì)創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作方法和管理模式，適應(yīng)學(xué)院發(fā)展需求。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)學(xué)院各部門之間的工作關(guān)系，加強(qiáng)溝通與協(xié)作。3.負(fù)責(zé)辦公室人員的工作安排和考核，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員素質(zhì)。4.審核重要文件和報(bào)告，代表學(xué)院對(duì)外聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。5.負(fù)責(zé)辦公室經(jīng)費(fèi)的管理和使用，做好物資設(shè)備的采購(gòu)、維護(hù)和管理工作。6.完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（二）行政秘書職責(zé)1.協(xié)助辦公室主任處理日常行政事務(wù)，起草、審核、印發(fā)各類文件和通知。2.負(fù)責(zé)學(xué)院會(huì)議的組織安排，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理工作。3.管理學(xué)院公章，嚴(yán)格按照規(guī)定使用公章，并做好登記備案。4.負(fù)責(zé)學(xué)院文件資料的收發(fā)、歸檔、保管工作，確保文件資料的安全和完整。5.協(xié)助做好學(xué)院的對(duì)外宣傳工作，及時(shí)更新學(xué)院網(wǎng)站信息。6.完成辦公室主任交辦的其他工作任務(wù)。（三）教學(xué)秘書職責(zé)1.負(fù)責(zé)二級(jí)學(xué)院教學(xué)計(jì)劃的制定、調(diào)整和審核工作。2.組織安排各類教學(xué)活動(dòng)，如課程安排、考試安排等。3.負(fù)責(zé)學(xué)生成績(jī)的管理和統(tǒng)計(jì)工作，做好成績(jī)分析和反饋。4.協(xié)助教師做好教學(xué)資料的收集、整理和歸檔工作。5.處理學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)審核等相關(guān)教學(xué)事務(wù)。6.完成辦公室主任交辦的其他教學(xué)相關(guān)工作任務(wù)。（四）科研秘書職責(zé)1.負(fù)責(zé)二級(jí)學(xué)院科研項(xiàng)目的申報(bào)、組織實(shí)施和管理工作。2.協(xié)助教師做好科研成果的統(tǒng)計(jì)、申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)工作。3.組織開(kāi)展學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，邀請(qǐng)專家學(xué)者來(lái)院講學(xué)。4.管理學(xué)院科研經(jīng)費(fèi)，做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算、報(bào)銷和監(jiān)督工作。5.負(fù)責(zé)學(xué)院科研檔案的整理和歸檔工作。6.完成辦公室主任交辦的其他科研相關(guān)工作任務(wù)。（五）學(xué)生工作秘書職責(zé)1.負(fù)責(zé)二級(jí)學(xué)院學(xué)生的思想政治教育和日常管理工作。2.組織開(kāi)展學(xué)生活動(dòng)，如主題班會(huì)、文體活動(dòng)等。3.做好學(xué)生的獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)選、評(píng)優(yōu)評(píng)先和困難資助工作。4.處理學(xué)生的違紀(jì)行為，做好學(xué)生的安全教育和心理健康教育工作。5.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的建立、管理和轉(zhuǎn)遞工作。6.完成辦公室主任交辦的其他學(xué)生工作相關(guān)任務(wù)。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文文件由專人簽收，檢查文件的完整性和密封性。填寫《文件簽收登記表》，注明文件名稱、文號(hào)、來(lái)文單位、簽收日期等信息。將文件及時(shí)呈送辦公室主任批閱，辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容提出擬辦意見(jiàn)。2.發(fā)文由相關(guān)人員起草文件初稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室。辦公室行政秘書對(duì)文件進(jìn)行格式審核和文字校對(duì)，無(wú)誤后送辦公室主任簽發(fā)。辦公室行政秘書根據(jù)簽發(fā)意見(jiàn)進(jìn)行編號(hào)、排版、打印，并加蓋公章。將文件分發(fā)至相關(guān)部門，并做好發(fā)文登記。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議籌備確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并提前通知參會(huì)人員。辦公室行政秘書負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料等。安排會(huì)議場(chǎng)地，調(diào)試音響設(shè)備，準(zhǔn)備茶水等。2.會(huì)議組織提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否就緒。組織參會(huì)人員簽到入場(chǎng)，維持會(huì)議秩序。做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、討論情況和決議事項(xiàng)。3.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，起草會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送至參會(huì)人員和相關(guān)部門。（三）教學(xué)管理流程1.教學(xué)計(jì)劃制定各專業(yè)根據(jù)人才培養(yǎng)方案制定教學(xué)計(jì)劃，經(jīng)教研室討論后提交教學(xué)秘書。教學(xué)秘書對(duì)教學(xué)計(jì)劃進(jìn)行匯總審核，確保教學(xué)計(jì)劃符合專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)和教學(xué)要求。教學(xué)計(jì)劃報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.課程安排根據(jù)教學(xué)計(jì)劃和教師任課情況，教學(xué)秘書進(jìn)行課程安排。在安排過(guò)程中，充分考慮教室資源、教師時(shí)間等因素，確保課程安排合理。課程安排初稿形成后，征求教師和學(xué)生意見(jiàn)，進(jìn)行調(diào)整完善。3.考試安排每學(xué)期末，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)組織期末考試安排工作。根據(jù)課程教學(xué)進(jìn)度，確定考試時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)考人員。提前向?qū)W生和教師公布考試安排信息，并做好考試相關(guān)準(zhǔn)備工作。（四）科研管理流程1.項(xiàng)目申報(bào)教師根據(jù)科研項(xiàng)目指南，準(zhǔn)備項(xiàng)目申報(bào)材料。申報(bào)材料經(jīng)所在教研室審核后提交科研秘書。科研秘書對(duì)申報(bào)材料進(jìn)行形式審查，確保材料齊全、規(guī)范。將符合要求的申報(bào)材料報(bào)送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后提交上級(jí)主管部門。2.項(xiàng)目實(shí)施獲批的科研項(xiàng)目，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照項(xiàng)目計(jì)劃組織實(shí)施。科研秘書定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和督促，確保項(xiàng)目按計(jì)劃推進(jìn)。3.項(xiàng)目驗(yàn)收項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)和驗(yàn)收材料?？蒲忻貢M織相關(guān)專家進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收，并形成驗(yàn)收意見(jiàn)。項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，辦理相關(guān)結(jié)題手續(xù)。（五）學(xué)生管理流程1.入學(xué)教育新生入學(xué)時(shí)，組織開(kāi)展入學(xué)教育活動(dòng)，包括校史校情教育、專業(yè)教育、安全教育等。幫助新生盡快適應(yīng)大學(xué)生活，熟悉學(xué)校規(guī)章制度。2.日常管理建立學(xué)生日常考勤制度，定期檢查學(xué)生出勤情況。關(guān)注學(xué)生思想動(dòng)態(tài)，及時(shí)處理學(xué)生的各類問(wèn)題和矛盾。3.獎(jiǎng)助評(píng)優(yōu)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定，組織開(kāi)展獎(jiǎng)助學(xué)金評(píng)選、評(píng)優(yōu)評(píng)先工作。嚴(yán)格評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保評(píng)選結(jié)果公平、公正、公開(kāi)。4.違紀(jì)處理對(duì)違反學(xué)校規(guī)章制度的學(xué)生，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行調(diào)查處理。做好學(xué)生的思想教育工作，幫助學(xué)生認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，改正行為。四、工作紀(jì)律（一）考勤制度1.辦公室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校的考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.請(qǐng)假應(yīng)提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，按照審批權(quán)限報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后，方可離開(kāi)工作崗位。3.因病、因事無(wú)法提前請(qǐng)假的，應(yīng)在上班后及時(shí)補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。（二）工作紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守工作時(shí)間，不得在工作期間擅自離崗、串崗、聊天、玩游戲等。2.保守工作秘密，不得泄露學(xué)院的機(jī)密信息和文件內(nèi)容。3.認(rèn)真履行工作職責(zé)，積極主動(dòng)完成各項(xiàng)工作任務(wù)，不得推諉扯皮。4.對(duì)待師生要熱情、耐心、周到，不得態(tài)度生硬、冷漠。（三）廉潔自律1.嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項(xiàng)規(guī)定，不得接受師生的禮品、禮金和宴請(qǐng)。2.在工作中堅(jiān)持原則，公正辦事，不得利用職務(wù)之便謀取私利。五、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績(jī)：包括完成工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、效率等。2.工作態(tài)度：包括工作責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等。3.業(yè)務(wù)能力：包括專業(yè)知識(shí)水平、工作能力、創(chuàng)新能力等。4.工作紀(jì)律：包括遵守考勤制度、工作紀(jì)律、廉潔自律等情況。（二）考核方式1.定期考核：每學(xué)期末進(jìn)行一次定期考核，由辦公室主任組織實(shí)施。2.日?？己耍喝粘９ぷ髦校k公室主任對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行不定期檢查和評(píng)價(jià)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀、成績(jī)突出的工作人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等。2.懲罰對(duì)違反工作紀(jì)律、工作業(yè)績(jī)不佳的工作人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、扣發(fā)獎(jiǎng)金等處罰。對(duì)嚴(yán)重違反制度、造成不良影響的工作人員，給予辭退等處理。六、物資設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品由辦公室統(tǒng)一采購(gòu)和管理，建立辦公用品臺(tái)賬。2.工作人員根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)辦公室主任審批后領(lǐng)取。3.嚴(yán)格控制辦公用品的使用，避免浪費(fèi)。（二）設(shè)備管理1.學(xué)院的辦公設(shè)備、教學(xué)設(shè)備等由專人負(fù)責(zé)管理，建立設(shè)備臺(tái)賬。2.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.設(shè)備的采購(gòu)、報(bào)廢等按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。七、經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.辦公室年初制定經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)合理