企業(yè)印章電子化管理制度總則目的為加強(qiáng)企業(yè)印章電子化管理，規(guī)范印章使用流程，提高工作效率，防范風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)印章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司涉及的各類(lèi)電子化印章的管理和使用。基本原則1.依法合規(guī)原則：印章使用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保印章信息安全，防止印章被盜用、冒用、篡改等情況發(fā)生。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)印章的重要性和使用范圍，實(shí)行分級(jí)管理。4.便捷高效原則：在確保安全的前提下，簡(jiǎn)化流程，提高印章使用效率。印章電子化管理體系印章電子化系統(tǒng)建設(shè)1.企業(yè)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的印章電子化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章的在線(xiàn)申請(qǐng)、審批、用印、存檔等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)不同崗位和職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限。3.印章電子化系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)現(xiàn)有辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。電子化印章分類(lèi)及樣式1.企業(yè)公章：代表企業(yè)法人意志，用于各類(lèi)重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)的簽署，代表法定代表人的個(gè)人意志。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)合同。5.部門(mén)章：各部門(mén)根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于部門(mén)內(nèi)部文件、資料等的加蓋。6.其他專(zhuān)用章：如發(fā)票專(zhuān)用章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章等，根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求設(shè)定。電子化印章的生成與存儲(chǔ)1.電子化印章應(yīng)通過(guò)合法合規(guī)的方式生成，確保印章的真實(shí)性和有效性。2.印章生成后，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備安全性和可靠性。3.定期對(duì)電子化印章進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。印章使用流程用印申請(qǐng)1.申請(qǐng)人應(yīng)根據(jù)用印事項(xiàng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事由、用印文件名稱(chēng)及份數(shù)、用印時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保用印事項(xiàng)真實(shí)、合理、合規(guī)。審批流程1.根據(jù)用印事項(xiàng)的重要程度和涉及范圍，設(shè)定相應(yīng)的審批層級(jí)。2.一般用印事項(xiàng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；重要用印事項(xiàng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大用印事項(xiàng)則需經(jīng)企業(yè)法定代表人審批。3.審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印申請(qǐng)，對(duì)不符合規(guī)定的申請(qǐng)予以駁回，并說(shuō)明理由。用印操作1.經(jīng)審批通過(guò)的用印申請(qǐng)，申請(qǐng)人應(yīng)將相關(guān)文件提交給印章管理人員。2.印章管理人員在印章電子化系統(tǒng)中按照審批意見(jiàn)進(jìn)行用印操作，確保用印位置準(zhǔn)確、清晰。3.用印完成后，系統(tǒng)自動(dòng)記錄用印時(shí)間、用印人、審批人等信息，并生成用印記錄。用印文件存檔1.用印后的文件應(yīng)按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進(jìn)行及時(shí)存檔，確保文件的完整性和可追溯性。2.電子化存檔文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并存放在安全的存儲(chǔ)位置。印章使用權(quán)限管理權(quán)限設(shè)置原則1.根據(jù)崗位職責(zé)和工作需要，合理設(shè)置印章使用權(quán)限，做到權(quán)責(zé)明確。2.嚴(yán)格控制印章使用的最高權(quán)限，重要印章的使用應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批。不同人員權(quán)限劃分1.企業(yè)法定代表人：擁有最高印章使用審批權(quán)，可根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需要，決定重要文件和合同的用印。2.分管領(lǐng)導(dǎo)：在其分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，對(duì)相關(guān)用印事項(xiàng)進(jìn)行審批。3.部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門(mén)一般性文件的用印審批，確保用印事項(xiàng)符合部門(mén)工作要求。4.印章管理人員：負(fù)責(zé)按照審批意見(jiàn)進(jìn)行實(shí)際用印操作，不得擅自超越權(quán)限用印。權(quán)限變更與撤銷(xiāo)1.因崗位變動(dòng)、工作調(diào)整等原因，需要變更印章使用權(quán)限的，應(yīng)及時(shí)辦理權(quán)限變更手續(xù)。2.員工離職或不再需要使用印章權(quán)限時(shí)，應(yīng)及時(shí)撤銷(xiāo)其權(quán)限，防止權(quán)限濫用。印章安全管理系統(tǒng)安全防護(hù)1.加強(qiáng)印章電子化系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。用戶(hù)賬號(hào)管理1.嚴(yán)格規(guī)范用戶(hù)賬號(hào)的創(chuàng)建、使用和注銷(xiāo)流程，確保賬號(hào)信息安全。2.用戶(hù)應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)密碼，定期更換密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)印章電子化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上。2.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。安全審計(jì)與監(jiān)控1.建立印章使用安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)印章使用操作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄。2.審計(jì)人員定期對(duì)審計(jì)記錄進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)印章電子化管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查用印流程的合規(guī)性、權(quán)限管理的有效性等。2.人力資源部門(mén)對(duì)涉及印章使用的崗位人員進(jìn)行定期考核，確保其嚴(yán)格遵守制度規(guī)定。違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章電子化管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)用印給企業(yè)造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)計(jì)劃1.制定印章電子化管理培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其熟悉制度內(nèi)容和操作流程。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括印章電子化系統(tǒng)的操作使用、安全保密知識(shí)、制度解讀等。宣傳推廣1.通過(guò)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等多種渠道，宣傳印章電子化管理制度的重要性和相關(guān)要求。2.鼓勵(lì)員工積極參與制度的學(xué)習(xí)和執(zhí)行