企業(yè)證據(jù)收集管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司證據(jù)收集工作，確保公司在各類(lèi)事務(wù)中能夠及時(shí)、有效地收集和保存相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：證據(jù)收集過(guò)程必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定，確保所收集證據(jù)的合法性。2.真實(shí)性原則：所收集的證據(jù)應(yīng)真實(shí)、客觀地反映事實(shí)情況，不得偽造、篡改證據(jù)。3.關(guān)聯(lián)性原則：收集的證據(jù)應(yīng)與待證明的事項(xiàng)具有關(guān)聯(lián)性，能夠直接或間接證明相關(guān)事實(shí)。4.及時(shí)性原則：在事件發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)證據(jù)收集工作，避免證據(jù)滅失或難以獲取。二、證據(jù)收集的范圍（一）合同糾紛相關(guān)證據(jù)1.合同文本及附件，包括合同的簽訂、變更、解除等相關(guān)文件。2.合同履行過(guò)程中的各類(lèi)憑證，如送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等。3.雙方就合同履行事宜的溝通記錄，包括郵件、函件、會(huì)議紀(jì)要等。4.因合同糾紛產(chǎn)生的爭(zhēng)議解決過(guò)程中的相關(guān)文件，如仲裁申請(qǐng)書(shū)、答辯狀、法院傳票、判決書(shū)等。（二）勞動(dòng)糾紛相關(guān)證據(jù)1.勞動(dòng)合同、員工手冊(cè)、規(guī)章制度等與勞動(dòng)關(guān)系相關(guān)的文件。2.考勤記錄、工資發(fā)放記錄、加班審批單等與員工工作情況相關(guān)的材料。3.員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等與員工職業(yè)發(fā)展相關(guān)的文件。4.解除或終止勞動(dòng)合同的相關(guān)文件，如解除勞動(dòng)合同通知書(shū)、離職證明等。5.勞動(dòng)糾紛處理過(guò)程中的相關(guān)文件，如勞動(dòng)仲裁申請(qǐng)書(shū)、答辯書(shū)、法院判決書(shū)等。（三）知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛相關(guān)證據(jù)1.公司擁有的專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)及相關(guān)申請(qǐng)文件。2.知識(shí)產(chǎn)權(quán)的使用、授權(quán)情況，包括許可合同、授權(quán)書(shū)等。3.發(fā)現(xiàn)侵權(quán)行為的相關(guān)證據(jù)，如侵權(quán)產(chǎn)品、侵權(quán)行為的記錄、侵權(quán)方的信息等。4.與知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛處理相關(guān)的文件，如律師函、起訴狀、答辯狀、判決書(shū)等。（四）商業(yè)秘密保護(hù)相關(guān)證據(jù)1.公司商業(yè)秘密的載體，如文件、圖紙、數(shù)據(jù)、軟件等。2.與商業(yè)秘密相關(guān)的保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。3.發(fā)現(xiàn)商業(yè)秘密泄露的相關(guān)證據(jù)，如泄露的途徑、泄露的內(nèi)容、泄露的人員等。4.采取保密措施的相關(guān)證據(jù)，如保密制度的制定與執(zhí)行情況、保密設(shè)施的配備情況等。5.與商業(yè)秘密糾紛處理相關(guān)的文件，如律師函、起訴狀、答辯狀、判決書(shū)等。（五）其他糾紛相關(guān)證據(jù)根據(jù)具體糾紛類(lèi)型，收集與之相關(guān)的各類(lèi)證據(jù)，如侵權(quán)行為的現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、證人證言等。三、證據(jù)收集的流程（一）事件發(fā)生當(dāng)涉及需要收集證據(jù)的事件發(fā)生時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)立即意識(shí)到證據(jù)收集的重要性，并及時(shí)向所在部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人評(píng)估部門(mén)負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)迅速對(duì)事件進(jìn)行初步評(píng)估，判斷事件的性質(zhì)、可能涉及的證據(jù)范圍以及證據(jù)收集的緊急程度。（三）成立證據(jù)收集小組根據(jù)事件的復(fù)雜程度和需要，部門(mén)負(fù)責(zé)人可決定成立證據(jù)收集小組。證據(jù)收集小組應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)人員、法務(wù)人員、行政人員等組成，明確各成員的職責(zé)分工。（四）制定證據(jù)收集計(jì)劃證據(jù)收集小組應(yīng)根據(jù)事件情況制定詳細(xì)的證據(jù)收集計(jì)劃，包括收集證據(jù)的種類(lèi)、收集方式、收集時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人員等。（五）證據(jù)收集實(shí)施1.文件資料收集查閱公司內(nèi)部檔案，包括合同檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等，查找與事件相關(guān)的文件資料。收集公司內(nèi)部各部門(mén)之間的往來(lái)文件、郵件、函件等，確保全面獲取相關(guān)信息。2.現(xiàn)場(chǎng)證據(jù)收集對(duì)于涉及現(xiàn)場(chǎng)情況的事件，如侵權(quán)行為現(xiàn)場(chǎng)、事故現(xiàn)場(chǎng)等，應(yīng)及時(shí)安排人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，拍攝照片、錄制視頻，制作現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄。收集現(xiàn)場(chǎng)遺留的相關(guān)物品、痕跡等證據(jù)，并妥善保管。3.證人證言收集確定事件的證人，與證人進(jìn)行溝通，了解事件情況，并制作證人證言筆錄。證人證言筆錄應(yīng)經(jīng)證人簽字確認(rèn)。如有必要，可要求證人提供書(shū)面證言，并簽字捺印。4.電子數(shù)據(jù)收集收集與事件相關(guān)的電子數(shù)據(jù)，如電子郵件、聊天記錄、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等。通過(guò)合法途徑獲取電子數(shù)據(jù)，如向相關(guān)平臺(tái)申請(qǐng)調(diào)取、通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行提取等。電子數(shù)據(jù)的收集應(yīng)注意保存原始載體，并制作電子數(shù)據(jù)提取記錄。（六）證據(jù)整理與審核1.證據(jù)收集完成后，證據(jù)收集小組應(yīng)對(duì)收集到的證據(jù)進(jìn)行整理，按照證據(jù)的種類(lèi)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，制作證據(jù)清單。2.對(duì)整理后的證據(jù)進(jìn)行初步審核，檢查證據(jù)的真實(shí)性、合法性、關(guān)聯(lián)性，確保證據(jù)能夠有效證明待證事實(shí)。對(duì)于存在疑問(wèn)或不符合要求的證據(jù)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或重新收集。（七）證據(jù)保管1.審核通過(guò)的證據(jù)應(yīng)妥善保管，根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的保管方式，如紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，電子數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。2.建立證據(jù)保管臺(tái)賬，記錄證據(jù)的名稱(chēng)、編號(hào)、來(lái)源、收集時(shí)間、保管地點(diǎn)等信息，便于查詢(xún)和管理。（八）證據(jù)移交1.對(duì)于涉及法律糾紛或需要提交給相關(guān)部門(mén)的證據(jù)，證據(jù)收集小組應(yīng)按照公司規(guī)定的流程，及時(shí)將證據(jù)移交給法務(wù)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)。2.證據(jù)移交時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)證據(jù)移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、證據(jù)收集的方法（一）查閱文件資料1.全面查閱公司內(nèi)部的各類(lèi)文件檔案，包括紙質(zhì)文件和電子文件。2.按照事件相關(guān)的關(guān)鍵詞或時(shí)間段進(jìn)行檢索，確保不遺漏重要文件。（二）現(xiàn)場(chǎng)勘查1.對(duì)于涉及現(xiàn)場(chǎng)情況的事件，及時(shí)組織人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查。2.勘查人員應(yīng)具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，能夠準(zhǔn)確記錄現(xiàn)場(chǎng)情況。3.現(xiàn)場(chǎng)勘查應(yīng)制作詳細(xì)的勘查記錄，包括現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、文字描述等。（三）詢(xún)問(wèn)證人1.確定與事件相關(guān)的證人，并提前與證人溝通，告知其作證的義務(wù)和注意事項(xiàng)。2.詢(xún)問(wèn)證人時(shí)，應(yīng)制作證人證言筆錄，筆錄內(nèi)容應(yīng)客觀、真實(shí)、詳細(xì)。3.證人證言筆錄應(yīng)經(jīng)證人簽字確認(rèn)，如有必要，可要求證人提供書(shū)面證言。（四）調(diào)取電子數(shù)據(jù)1.通過(guò)合法途徑向相關(guān)平臺(tái)或機(jī)構(gòu)申請(qǐng)調(diào)取電子數(shù)據(jù)。2.使用專(zhuān)業(yè)的技術(shù)工具和方法進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的提取和固定，確保電子數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。3.電子數(shù)據(jù)提取過(guò)程應(yīng)制作詳細(xì)記錄，包括提取時(shí)間、提取人員、提取方法、提取的電子數(shù)據(jù)內(nèi)容等。（五）委托調(diào)查1.對(duì)于一些復(fù)雜或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的證據(jù)收集工作，可委托專(zhuān)業(yè)的調(diào)查機(jī)構(gòu)或律師進(jìn)行調(diào)查。2.委托調(diào)查時(shí)，應(yīng)簽訂委托合同，明確委托事項(xiàng)、調(diào)查范圍、調(diào)查費(fèi)用、調(diào)查期限等內(nèi)容。3.及時(shí)跟蹤委托調(diào)查進(jìn)展情況，要求受托方定期匯報(bào)調(diào)查結(jié)果。五、證據(jù)的保管與保密（一）保管要求1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的證據(jù)保管場(chǎng)所，確保證據(jù)存放環(huán)境安全、整潔、干燥，防止證據(jù)損壞、丟失或泄露。2.對(duì)于紙質(zhì)證據(jù)，應(yīng)分類(lèi)存放于檔案柜中，并按照檔案管理的要求進(jìn)行編號(hào)、編目，便于查找和管理。3.對(duì)于電子證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保密措施1.參與證據(jù)收集、保管的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的證據(jù)予以保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播證據(jù)資料。3.在證據(jù)保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置必要的安全防范措施，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。（三）證據(jù)查閱與使用1.因工作需要查閱證據(jù)的，應(yīng)填寫(xiě)證據(jù)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱，并由專(zhuān)人陪同。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀證據(jù)原件或復(fù)制證據(jù)，如需復(fù)制證據(jù)，應(yīng)經(jīng)證據(jù)保管部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并注明復(fù)制用途。3.證據(jù)僅用于公司內(nèi)部的糾紛處理、法律事務(wù)等合法目的，未經(jīng)公司書(shū)面授權(quán)，不得將證據(jù)提供給外部單位或個(gè)人。六、證據(jù)收集的責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任主體1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)涉及的證據(jù)收集工作負(fù)責(zé)，應(yīng)確保本部門(mén)員工及時(shí)、準(zhǔn)確地提供相關(guān)證據(jù)，并配合證據(jù)收集小組的工作。2.證據(jù)收集小組成員應(yīng)按照職責(zé)分工，認(rèn)真履行證據(jù)收集義務(wù)，對(duì)所收集證據(jù)的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)證據(jù)收集工作進(jìn)行法律指導(dǎo)和審核，確保證據(jù)收集過(guò)程合法合規(guī)。（二）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)證據(jù)收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查證據(jù)收集的流程是否規(guī)范、證據(jù)保管是否安