亞馬遜采購(gòu)流程管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司在亞馬遜平臺(tái)的采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、規(guī)范、透明，保障公司利益，滿足業(yè)務(wù)需求，提高采購(gòu)質(zhì)量和效率，降低采購(gòu)成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及在亞馬遜平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的所有部門和人員。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本最小化，實(shí)現(xiàn)公司效益最大化。公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，公平對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商，公正地評(píng)價(jià)和選擇供應(yīng)商。職責(zé)明確原則：明確各部門及人員在采購(gòu)流程中的職責(zé)，確保采購(gòu)工作有序進(jìn)行。采購(gòu)需求的提出與審批1.需求部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時(shí)、準(zhǔn)確地提出在亞馬遜平臺(tái)的采購(gòu)需求。需求應(yīng)明確采購(gòu)商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步評(píng)估，確保需求的合理性和必要性，避免不必要的采購(gòu)。2.需求審批流程采購(gòu)需求提出后，由需求部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核需求的合理性、必要性以及與業(yè)務(wù)目標(biāo)的一致性。審核通過(guò)后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和資源狀況，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行綜合評(píng)估，做出審批決定。對(duì)于金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)的采購(gòu)需求，需提交公司高層會(huì)議審議批準(zhǔn)。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)信譽(yù)：供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無(wú)不良記錄。產(chǎn)品質(zhì)量：提供的商品或服務(wù)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證體系。價(jià)格合理：在保證質(zhì)量的前提下，價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)力，能夠提供合理的成本優(yōu)勢(shì)。供應(yīng)能力：具備足夠的生產(chǎn)或供應(yīng)能力，能夠按時(shí)、按量滿足公司采購(gòu)需求。服務(wù)水平：提供良好的售前、售中、售后服務(wù)，響應(yīng)及時(shí)，解決問(wèn)題能力強(qiáng)。2.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與篩選市場(chǎng)調(diào)研：采購(gòu)部門定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商資源庫(kù)。供應(yīng)商推薦：鼓勵(lì)公司內(nèi)部員工推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，但推薦人需對(duì)推薦供應(yīng)商的情況進(jìn)行初步了解和評(píng)估，并承擔(dān)相應(yīng)的推薦責(zé)任。供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評(píng)估與考核定期評(píng)估：采購(gòu)部門每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面。不定期考核：在采購(gòu)過(guò)程中，對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行不定期考核，如出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等情況，及時(shí)進(jìn)行評(píng)估和處理。評(píng)估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，優(yōu)秀供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)，不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。采購(gòu)訂單的下達(dá)1.采購(gòu)訂單生成采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)需求和選定的供應(yīng)商，生成采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)商品或服務(wù)的詳細(xì)信息、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。2.訂單變更管理在采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)需求變化等原因需要變更訂單內(nèi)容，需求部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)審批流程批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，簽訂訂單變更協(xié)議，確保變更后的訂單順利執(zhí)行。采購(gòu)合同管理1.合同簽訂對(duì)于金額較大或采購(gòu)周期較長(zhǎng)的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。2.合同執(zhí)行與監(jiān)控采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或承擔(dān)違約責(zé)任，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.合同變更與終止在合同執(zhí)行過(guò)程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或終止合同，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。合同變更或終止后，采購(gòu)部門應(yīng)妥善處理相關(guān)事宜，如結(jié)算貨款、清理庫(kù)存等，確保公司利益不受損失。采購(gòu)貨物的驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)貨物的驗(yàn)收應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范進(jìn)行。如合同未約定，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量等方面。2.驗(yàn)收流程采購(gòu)貨物到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。貨物到貨后，由需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)貨物的相關(guān)信息，對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并做好記錄。3.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的貨物，由需求部門辦理入庫(kù)手續(xù)，進(jìn)入公司庫(kù)存管理系統(tǒng)。驗(yàn)收不合格的貨物，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如供應(yīng)商拒絕承擔(dān)責(zé)任，可通過(guò)法律途徑解決。采購(gòu)付款管理1.付款申請(qǐng)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定和貨物驗(yàn)收情況，及時(shí)填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)注明采購(gòu)訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)證明文件。付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同條款、驗(yàn)收情況、發(fā)票信息等。如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門在付款申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)；如審核不通過(guò)，應(yīng)及時(shí)反饋給采購(gòu)部門，說(shuō)明原因并要求整改。3.付款審批付款申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，按照公司資金審批流程進(jìn)行審批。審批權(quán)限根據(jù)付款金額大小確定，分別由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門安排付款。采購(gòu)檔案管理1.檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)需求文件、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款申請(qǐng)單、發(fā)票等與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的所有文件資料。采購(gòu)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案保管采購(gòu)檔案由采購(gòu)部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案保管人員應(yīng)確保檔案存放安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表或借閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)審批流程批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱檔案時(shí)，檔案保管人員應(yīng)做好登記記錄，確保檔案的歸還情況。監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。采購(gòu)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.外部審計(jì)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司要求，公司可聘請(qǐng)外部審