xx鋼鐵集團(tuán)公司物資采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)XX鋼鐵集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)公司”）物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，保證物資質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司各部門、各子公司及下屬單位的物資采購(gòu)活動(dòng)，包括原材料、輔助材料、設(shè)備、備品備件、辦公用品等各類物資的采購(gòu)。3.基本原則合法性原則：物資采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本和采購(gòu)效率，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。公平性原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)秩序，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等參與競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)。歸口管理原則：物資采購(gòu)實(shí)行歸口管理，各歸口管理部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)物資采購(gòu)的計(jì)劃制定、供應(yīng)商管理、采購(gòu)執(zhí)行等工作。二、職責(zé)分工1.采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)制定和完善集團(tuán)公司物資采購(gòu)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。匯總審核各部門物資采購(gòu)計(jì)劃，編制年度、月度采購(gòu)計(jì)劃。建立和管理供應(yīng)商信息庫(kù)，組織供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和考核。負(fù)責(zé)組織物資采購(gòu)招標(biāo)、談判等采購(gòu)活動(dòng)，簽訂采購(gòu)合同。協(xié)調(diào)解決物資采購(gòu)過程中的問題，跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況。2.需求部門根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間等。參與采購(gòu)合同的評(píng)審，負(fù)責(zé)對(duì)所采購(gòu)物資的質(zhì)量、技術(shù)要求進(jìn)行審核確認(rèn)。負(fù)責(zé)所采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。配合采購(gòu)管理部門做好供應(yīng)商的選擇和評(píng)估工作。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物資采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。參與采購(gòu)合同的評(píng)審，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)價(jià)格、付款方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核。按照采購(gòu)合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)。定期對(duì)物資采購(gòu)成本進(jìn)行分析和核算，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.質(zhì)量檢驗(yàn)部門制定物資檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。對(duì)檢驗(yàn)不合格的物資，及時(shí)出具檢驗(yàn)報(bào)告，通知采購(gòu)管理部門和需求部門，并跟蹤處理結(jié)果。參與供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估工作，為采購(gòu)決策提供質(zhì)量方面的參考依據(jù)。三、采購(gòu)計(jì)劃管理1.采購(gòu)計(jì)劃的編制各需求部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)本部門下一年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、設(shè)備維修計(jì)劃、項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃等，編制本部門年度物資采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)送采購(gòu)管理部門。采購(gòu)管理部門收到各需求部門的年度采購(gòu)計(jì)劃后，進(jìn)行匯總審核，結(jié)合集團(tuán)公司庫(kù)存情況、資金狀況等因素，編制集團(tuán)公司年度物資采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。月度采購(gòu)計(jì)劃由各需求部門根據(jù)當(dāng)月實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，于每月[具體時(shí)間]前報(bào)送采購(gòu)管理部門。采購(gòu)管理部門匯總審核后，編制月度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃變更、設(shè)備故障搶修、項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度調(diào)整等原因，需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的，需求部門應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)管理部門提出書面申請(qǐng)，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容及預(yù)計(jì)影響。采購(gòu)管理部門收到調(diào)整申請(qǐng)后，進(jìn)行審核評(píng)估，如確需調(diào)整，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，并通知相關(guān)部門。涉及采購(gòu)預(yù)算調(diào)整的，還需按照集團(tuán)公司預(yù)算管理規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)。3.采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行與監(jiān)督采購(gòu)管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。各需求部門應(yīng)積極配合采購(gòu)管理部門執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)提供所需的技術(shù)資料、樣品等，協(xié)助采購(gòu)管理部門做好供應(yīng)商選擇、合同簽訂等工作。采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行過程中存在的問題，確保采購(gòu)計(jì)劃的順利執(zhí)行。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇采購(gòu)管理部門應(yīng)通過多種渠道廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。根據(jù)物資采購(gòu)需求和供應(yīng)商信息庫(kù)，采購(gòu)管理部門會(huì)同需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)部門，制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。對(duì)于金額較大、技術(shù)要求較高、影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)重要的物資采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇供應(yīng)商；對(duì)于金額較小、通用性較強(qiáng)的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)、直接采購(gòu)等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商過程中，應(yīng)要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，確保供應(yīng)商具備良好的商業(yè)信譽(yù)和供應(yīng)能力。2.供應(yīng)商的評(píng)估與考核采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提供的物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)。需求部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。采購(gòu)管理部門綜合各部門的評(píng)價(jià)意見，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)管理部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，在同等條件下給予優(yōu)先采購(gòu)權(quán)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并停止與其合作。采購(gòu)管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核檔案，記錄供應(yīng)商的評(píng)估和考核情況，作為供應(yīng)商選擇、調(diào)整和合作的重要依據(jù)。3.供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理采購(gòu)管理部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商信息庫(kù)進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)刪除已淘汰的供應(yīng)商信息，補(bǔ)充新的供應(yīng)商信息。對(duì)于在合作過程中出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應(yīng)商未能按時(shí)整改或整改后仍不符合要求的，應(yīng)降低其合作等級(jí)或淘汰。鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量、提高服務(wù)水平，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和支持，如增加采購(gòu)量、優(yōu)先付款等。五、采購(gòu)方式與流程1.采購(gòu)方式招標(biāo)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的物資采購(gòu)項(xiàng)目。招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定組織實(shí)施，包括公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)兩種方式。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的物資采購(gòu)項(xiàng)目；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的物資采購(gòu)項(xiàng)目；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的物資采購(gòu)項(xiàng)目；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的物資采購(gòu)項(xiàng)目。詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資采購(gòu)項(xiàng)目。單一來源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的物資采購(gòu)項(xiàng)目；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的物資采購(gòu)項(xiàng)目；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的物資采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)：需求部門根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并加蓋部門公章后報(bào)送采購(gòu)管理部門。采購(gòu)審批：采購(gòu)管理部門收到《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核。對(duì)于金額較小的采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)管理部門審核后報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，按照采購(gòu)方式選擇相應(yīng)的采購(gòu)程序組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。招標(biāo)采購(gòu)流程：采購(gòu)管理部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)；組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商；與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)流程：采購(gòu)管理部門確定談判供應(yīng)商名單，向其發(fā)出談判邀請(qǐng)；組織談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商；與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。詢價(jià)采購(gòu)流程：采購(gòu)管理部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)；對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和評(píng)價(jià)，確定成交供應(yīng)商；與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。單一來源采購(gòu)流程：采購(gòu)管理部門提出單一來源采購(gòu)申請(qǐng)，說明采購(gòu)理由；報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購(gòu)合同。合同簽訂：采購(gòu)管理部門根據(jù)采購(gòu)結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分送需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)部門。合同執(zhí)行與驗(yàn)收：供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求及時(shí)交付物資。需求部門負(fù)責(zé)組織物資的驗(yàn)收工作，質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《物資驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)管理部門，采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如無法解決，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定和物資驗(yàn)收情況，審核采購(gòu)管理部門提交的付款申請(qǐng)，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合集團(tuán)公司資金管理規(guī)定，確保資金支付的安全、合理、有效。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門定期對(duì)物資采購(gòu)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等。通過對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)、市場(chǎng)環(huán)境、供應(yīng)商情況、合同條款等因素進(jìn)行分析，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握物資價(jià)格變化趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)數(shù)量，采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立完善的供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、供應(yīng)能力強(qiáng)的供應(yīng)商合作。同時(shí)，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格執(zhí)行物資質(zhì)量檢驗(yàn)制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量符合要求。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同管理，在簽訂采購(gòu)合同前，對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、準(zhǔn)確。在合同執(zhí)行過程中，及時(shí)跟蹤合同履行情況，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題，避免合同糾紛。資金風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)資金預(yù)算管理，合理安排采購(gòu)資金，確保采購(gòu)資金的及時(shí)到位。嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式和付款時(shí)間辦理付款手續(xù)，避免資金支付風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，定期對(duì)采購(gòu)資金使用情況進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，確保資金使用的安全、合理、有效。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)過程中存在的問題，并進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。設(shè)定采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如物資價(jià)格波動(dòng)幅度、供應(yīng)商交貨期延誤次數(shù)、物資質(zhì)量不合格率等。當(dāng)預(yù)警指標(biāo)達(dá)到或超過設(shè)定的閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采購(gòu)管理部門應(yīng)立即采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。七、內(nèi)部監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督采購(gòu)管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)的全過程監(jiān)督。定期對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)資金使用情況等進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購(gòu)過程中存在的問題。集團(tuán)公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的合法性、采購(gòu)資金的使用效益