sap采購合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范采購風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有通過SAP系統(tǒng)進行的采購合同管理活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、服務采購等各類采購合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。3.風險防范原則：加強采購合同風險評估與防控，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則：采購合同管理實行統(tǒng)一領導、分級負責、歸口管理。二、職責分工（一）采購部門1.負責采購合同的發(fā)起、起草、談判、簽訂等工作。2.對采購合同的執(zhí)行情況進行跟蹤和協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.定期對采購合同進行統(tǒng)計、分析和總結，向相關部門提供采購合同執(zhí)行情況報告。（二）法務部門1.參與采購合同的起草、審核等工作，提供法律專業(yè)意見。2.對采購合同的合法性、合規(guī)性進行審查，防范法律風險。3.處理采購合同糾紛，提供法律支持和建議。（三）財務部門1.負責采購合同的付款審核與支付工作。2.對采購合同的財務條款進行審核，確保公司財務利益。3.協(xié)助采購部門進行采購成本分析和控制。（四）其他相關部門1.根據(jù)各自職責，配合采購部門做好采購合同的相關工作，如技術規(guī)格確定、驗收等。2.對采購合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督，提出改進意見和建議。三、采購合同的簽訂（一）合同發(fā)起1.采購需求部門根據(jù)業(yè)務需要，在SAP系統(tǒng)中發(fā)起采購申請，詳細描述采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購申請經(jīng)相關審批流程通過后，流轉至采購部門。（二）供應商選擇1.采購部門根據(jù)采購申請，通過供應商評估體系，選擇合適的供應商。評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨能力、售后服務等。2.采購部門與選定的供應商進行初步溝通，了解其合作意向和報價等情況。（三）合同起草1.采購部門根據(jù)采購申請和與供應商溝通的結果，在SAP系統(tǒng)中起草采購合同。合同內(nèi)容應包括但不限于：合同雙方的基本信息、采購物品或服務的詳細描述、價格條款、交貨條款、質(zhì)量條款、付款條款、違約責任、爭議解決方式等。2.合同起草應遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權利和義務，避免模糊不清或歧義條款。（四）合同審核1.采購合同起草完成后，按照公司內(nèi)部審核流程，依次提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。2.法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同不違反法律法規(guī)及公司規(guī)定，防范法律風險。3.財務部門重點審核合同的財務條款，如付款方式、付款期限、發(fā)票要求等，確保公司財務利益。4.其他相關部門根據(jù)各自職責，對合同中涉及的技術規(guī)格、驗收標準等內(nèi)容進行審核。5.各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改和完善。（五）合同簽訂1.采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門與供應商簽訂紙質(zhì)合同，并在SAP系統(tǒng)中進行合同創(chuàng)建和審批流程。2.合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同格式規(guī)范、內(nèi)容完整。3.合同簽訂后，雙方應加蓋公章或合同專用章，并由授權代表簽字確認。四、采購合同的履行（一）供應商交貨1.供應商應按照采購合同約定的交貨時間、交貨地點、交貨方式等要求，按時、足額、準確地交付貨物或提供服務。2.采購部門應提前與供應商溝通交貨事宜，確保供應商做好交貨準備。3.貨物交付時，采購部門應組織相關人員進行驗收，驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合合同約定。（二）公司驗收1.驗收人員應按照合同約定的驗收標準和方法進行驗收，并填寫驗收報告。2.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。3.驗收合格的貨物，采購部門應及時辦理入庫手續(xù)。（三）付款管理1.財務部門按照采購合同約定的付款條款，對采購合同的付款申請進行審核。2.付款申請應附合同復印件、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，確保付款依據(jù)充分。3.審核通過后，財務部門按照公司資金支付流程進行付款操作。（四）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應建立采購合同執(zhí)行跟蹤臺賬，實時跟蹤合同執(zhí)行情況，包括交貨進度、驗收情況、付款情況等。2.對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。3.如遇重大問題或風險，采購部門應及時向公司領導匯報，并提出應對措施和建議。五、采購合同的變更（一）變更申請1.在采購合同履行過程中，如因市場變化、業(yè)務調(diào)整、供應商原因等需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應協(xié)商一致，并提出變更申請。2.變更申請應詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等，并提交相關證明材料。（二）變更審核1.變更申請經(jīng)采購部門審核后，按照公司內(nèi)部審核流程，依次提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。2.各審核部門應重點審核變更的合法性、合規(guī)性、對公司利益的影響等，提出審核意見。3.變更申請經(jīng)審核通過后，采購部門與供應商簽訂變更協(xié)議，并在SAP系統(tǒng)中進行合同變更操作。（三）變更執(zhí)行1.合同變更協(xié)議簽訂后，雙方應按照變更協(xié)議的約定執(zhí)行變更后的合同內(nèi)容。2.采購部門應及時更新采購合同執(zhí)行跟蹤臺賬，確保合同變更后的執(zhí)行情況得到有效跟蹤和管理。六、采購合同的終止（一）終止情形1.采購合同履行完畢，雙方權利義務已全部實現(xiàn)。2.采購合同因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因無法繼續(xù)履行。3.采購合同經(jīng)雙方協(xié)商一致，同意提前終止。4.采購合同因一方嚴重違約，另一方依法解除合同。（二）終止申請1.采購合同符合終止情形的，合同一方應提出終止申請，并說明終止原因。2.終止申請應提交相關證明材料，如驗收報告、付款憑證、違約證明等。（三）終止審核1.終止申請經(jīng)采購部門審核后，按照公司內(nèi)部審核流程，依次提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。2.各審核部門應重點審核終止的合法性、合規(guī)性、對公司利益的影響等，提出審核意見。3.終止申請經(jīng)審核通過后，采購部門與供應商簽訂終止協(xié)議，并在SAP系統(tǒng)中進行合同終止操作。（四）終止后處理1.采購合同終止后，雙方應按照終止協(xié)議的約定進行結算和清理。2.財務部門負責對采購合同終止后的款項進行清理和核算，確保公司資金安全。3.采購部門負責對采購合同終止后的相關文件、資料進行整理和歸檔，以備查閱。七、采購合同的風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購合同進行風險識別，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如供應商違約風險、市場價格波動風險、質(zhì)量風險、法律風險等。2.風險識別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方法進行。（二）風險評估1.采購部門對識別出的風險因素進行風險評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣、層次分析法等。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，采購部門制定相應的風險應對措施，如加強供應商管理、簽訂補充協(xié)議、購買保險、進行法律訴訟等。2.風險應對措施應具有針對性、可操作性和有效性，確保風險得到有效控制。（四）風險監(jiān)控1.采購部門應建立采購合同風險監(jiān)控機制，定期對采購合同風險狀況進行監(jiān)控和評估。2.如發(fā)現(xiàn)風險狀況發(fā)生變化，應及時調(diào)整風險應對措施，確保風險始終處于可控狀態(tài)。八、采購合同的檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責采購合同檔案的收集工作，確保合同簽訂、履行、變更、終止等過程中產(chǎn)生的各類文件、資料齊全完整。2.檔案收集范圍包括采購申請、采購合同文本、合同審核意見、驗收報告、付款憑證、發(fā)票、變更協(xié)議、終止協(xié)議等相關資料。（二）檔案整理1.采購部門對收集到的采購合同檔案進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類歸檔。2.檔案整理應做到文件齊全、目錄清晰、裝訂整齊，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.采購合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房。2.檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般采購合同檔案保管期限為[X]年。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表