iso公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的有效性、完整性和可追溯性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有文件的管理，包括但不限于行政文件、財(cái)務(wù)文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件等。（三）職責(zé)1.總經(jīng)理：負(fù)責(zé)批準(zhǔn)重要文件，對(duì)文件管理工作進(jìn)行總體指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收、保管等工作，并確保本部門(mén)文件的有效性和合規(guī)性。3.文件管理員：負(fù)責(zé)公司文件的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、存儲(chǔ)、檢索等管理工作，協(xié)助各部門(mén)進(jìn)行文件管理。二、文件分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.行政文件：包括公司組織架構(gòu)、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.財(cái)務(wù)文件：如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)定等。3.業(yè)務(wù)文件：涉及市場(chǎng)銷(xiāo)售、采購(gòu)、生產(chǎn)、物流等業(yè)務(wù)流程的文件。4.技術(shù)文件：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)采用[公司簡(jiǎn)稱(chēng)首字母縮寫(xiě)+年份+流水號(hào)]的格式。例如：ISO2023001，表示公司2023年第1號(hào)文件。2.不同類(lèi)型的文件在編號(hào)前可增加特定標(biāo)識(shí)，如行政文件用“A”表示，財(cái)務(wù)文件用“F”表示，業(yè)務(wù)文件用“B”表示，技術(shù)文件用“T”表示。即行政文件編號(hào)為“AISO2023001”，以此類(lèi)推。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)明確文件主題、目的、范圍、職責(zé)、工作程序等內(nèi)容，語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范。2.起草人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和使用目的，確定文件的格式和排版要求。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性，格式的規(guī)范性等。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，確保文件內(nèi)容符合各部門(mén)實(shí)際情況，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、流程沖突等問(wèn)題。3.審核通過(guò)后的文件，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，確保文件質(zhì)量。四、文件批準(zhǔn)與發(fā)布（一）批準(zhǔn)1.文件審核通過(guò)后，應(yīng)提交總經(jīng)理或其授權(quán)人進(jìn)行批準(zhǔn)?？偨?jīng)理根據(jù)文件的重要性和影響范圍，決定是否批準(zhǔn)文件。2.對(duì)于重要文件，總經(jīng)理應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行專(zhuān)題討論，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)后再行批準(zhǔn)。（二）發(fā)布1.文件批準(zhǔn)后，由文件管理員按照規(guī)定的格式和編號(hào)進(jìn)行排版，并在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的文件發(fā)布平臺(tái)上發(fā)布。2.文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)明確文件的生效日期、適用范圍等信息，確保使用人員能夠準(zhǔn)確獲取和理解文件內(nèi)容。3.對(duì)于紙質(zhì)文件，文件管理員應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍進(jìn)行打印、裝訂，并加蓋公司公章后發(fā)放給相關(guān)部門(mén)和人員。五、文件發(fā)放與回收（一）發(fā)放1.文件管理員根據(jù)文件的發(fā)放清單，將文件發(fā)放給各部門(mén)指定的文件接收人。接收人應(yīng)在文件發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于需要保密的文件，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行發(fā)放，嚴(yán)格控制文件的知悉范圍。（二）回收1.文件使用完畢后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件交回文件管理員。交回時(shí)，文件管理員應(yīng)檢查文件的完整性和有效性，并在文件回收登記表上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于因工作變動(dòng)、離職等原因不再需要使用文件的人員，所在部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)收回其持有的文件，并交回文件管理員統(tǒng)一處理。六、文件保管與存儲(chǔ)（一）保管1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的保管工作，確保文件妥善存放，防止文件丟失、損壞或泄密。2.文件保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行整理和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（二）存儲(chǔ)1.文件管理員應(yīng)按照文件的類(lèi)別、年份、編號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文檔和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的文件存儲(chǔ)體系。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專(zhuān)用的文件柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.文件存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜，確保文件的安全。七、文件檢索與查閱（一）檢索1.文件管理員應(yīng)建立完善的文件檢索系統(tǒng)，方便使用人員快速查找所需文件。檢索系統(tǒng)應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)別、日期、起草部門(mén)等檢索字段。2.使用人員可通過(guò)辦公系統(tǒng)或文件檢索平臺(tái)，按照關(guān)鍵詞、編號(hào)等方式進(jìn)行文件檢索。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件管理員處查閱。2.文件查閱應(yīng)在文件管理員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將文件帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或借閱文件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。八、文件修訂與廢止（一）修訂1.當(dāng)文件內(nèi)容與法律法規(guī)、公司政策、業(yè)務(wù)流程等發(fā)生變化時(shí)，或文件在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修訂。2.文件修訂由原起草部門(mén)負(fù)責(zé)，修訂完成后按照文件起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布的程序進(jìn)行操作。3.文件修訂后，文件管理員應(yīng)及時(shí)更新電子文檔和紙質(zhì)檔案，確保文件的一致性和有效性。（二）廢止1.對(duì)于已不再適用或已被新文件替代的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行廢止處理。2.文件廢止由原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)，文件管理員在辦公系統(tǒng)和文件發(fā)布平臺(tái)上發(fā)布廢止通知，并將廢止文件從存儲(chǔ)設(shè)備和文件柜中清理。3.廢止文件應(yīng)妥善保存一定期限，以備查閱和追溯。九、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)信息等重要信息的文件，均屬于保密文件范疇。2.保密文件應(yīng)明確標(biāo)識(shí)保密等級(jí)，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等。（二）保密措施1.保密文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收、保管等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，確保文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全性。2.查閱保密文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，查閱人員應(yīng)簽署保密承諾書(shū)，不