倉庫外協(xié)發(fā)貨管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司倉庫外協(xié)發(fā)貨流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時、安全地發(fā)出，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司倉庫與外協(xié)發(fā)貨相關(guān)的所有活動，包括但不限于貨物的接收、存儲、分揀、包裝、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)。3.職責(zé)分工倉庫管理部門負(fù)責(zé)倉庫貨物的日常管理，包括貨物的驗收、入庫、存儲、盤點(diǎn)等工作。按照外協(xié)發(fā)貨指令，組織貨物的分揀、包裝等發(fā)貨準(zhǔn)備工作。與外協(xié)運(yùn)輸單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時、安全發(fā)出。銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并及時傳遞給倉庫管理部門。對外協(xié)發(fā)貨的準(zhǔn)確性、及時性進(jìn)行跟蹤和反饋，協(xié)調(diào)解決客戶提出的問題。質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對發(fā)貨貨物的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，確保發(fā)出貨物符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對不合格貨物的處理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核外協(xié)發(fā)貨的相關(guān)費(fèi)用，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。與倉庫管理部門、銷售部門等核對發(fā)貨數(shù)據(jù)，進(jìn)行賬務(wù)處理。外協(xié)運(yùn)輸單位按照公司要求，按時、安全地將貨物運(yùn)輸至客戶指定地點(diǎn)。負(fù)責(zé)運(yùn)輸過程中貨物的安全保護(hù)，如發(fā)生貨物損壞、丟失等情況，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。二、發(fā)貨流程1.訂單接收與審核銷售部門接收客戶訂單后，應(yīng)立即對訂單信息進(jìn)行審核，確保訂單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)等。審核通過的訂單，銷售部門應(yīng)及時將訂單信息傳遞給倉庫管理部門，并注明發(fā)貨要求和特殊注意事項。2.發(fā)貨計劃制定倉庫管理部門收到銷售部門傳遞的訂單信息后，應(yīng)根據(jù)庫存情況和發(fā)貨要求，制定發(fā)貨計劃。發(fā)貨計劃應(yīng)明確貨物的分揀批次、包裝規(guī)格、發(fā)貨時間、運(yùn)輸方式等內(nèi)容，并確保貨物能夠按時、足額發(fā)出。在制定發(fā)貨計劃過程中，如發(fā)現(xiàn)庫存不足或其他問題，倉庫管理部門應(yīng)及時與銷售部門溝通協(xié)調(diào)，共同解決問題。3.貨物分揀與包裝根據(jù)發(fā)貨計劃，倉庫管理部門組織人員對貨物進(jìn)行分揀。分揀過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照訂單要求，確保貨物的準(zhǔn)確性和完整性。分揀完成的貨物，應(yīng)進(jìn)行包裝。包裝材料應(yīng)符合公司要求和貨物特性，確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。在包裝過程中，應(yīng)在貨物外包裝上標(biāo)明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期等信息，以便于識別和跟蹤。4.質(zhì)量抽檢質(zhì)量控制部門在貨物分揀包裝完成后，按照一定比例對發(fā)貨貨物進(jìn)行質(zhì)量抽檢。抽檢內(nèi)容包括貨物的外觀、規(guī)格、性能等方面，確保發(fā)出貨物符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如抽檢發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知倉庫管理部門，對不合格貨物進(jìn)行隔離和標(biāo)識，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。5.發(fā)貨通知倉庫管理部門在完成貨物分揀、包裝和質(zhì)量抽檢后，應(yīng)及時通知外協(xié)運(yùn)輸單位安排車輛提貨。發(fā)貨通知應(yīng)明確提貨時間、地點(diǎn)、貨物明細(xì)等信息，確保外協(xié)運(yùn)輸單位能夠準(zhǔn)確無誤地提貨。6.貨物交接外協(xié)運(yùn)輸單位提貨時，倉庫管理部門應(yīng)與運(yùn)輸單位進(jìn)行貨物交接。交接內(nèi)容包括貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝等信息，并雙方簽字確認(rèn)。在貨物交接過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量不符、包裝破損等問題，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。7.運(yùn)輸與跟蹤外協(xié)運(yùn)輸單位應(yīng)按照發(fā)貨通知要求，按時、安全地將貨物運(yùn)輸至客戶指定地點(diǎn)。運(yùn)輸過程中，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，確保貨物安全。如發(fā)生貨物損壞、丟失等情況，運(yùn)輸單位應(yīng)及時通知公司，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。銷售部門應(yīng)通過物流跟蹤系統(tǒng)或其他方式，對外協(xié)發(fā)貨的運(yùn)輸過程進(jìn)行跟蹤，及時掌握貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，并將相關(guān)信息反饋給客戶。8.貨物簽收貨物到達(dá)客戶指定地點(diǎn)后，客戶應(yīng)按照合同要求對貨物進(jìn)行簽收。簽收單應(yīng)及時返回公司銷售部門。銷售部門收到客戶簽收單后，應(yīng)及時與倉庫管理部門核對發(fā)貨信息，確認(rèn)貨物已安全送達(dá)客戶。三、倉庫管理1.貨物入庫管理倉庫管理部門在接收貨物時，應(yīng)嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對貨物進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等方面。驗收合格的貨物，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將貨物存放到指定的庫位。如驗收發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并做好相關(guān)記錄。2.貨物存儲管理倉庫應(yīng)根據(jù)貨物的特性和類別，合理規(guī)劃庫位，確保貨物分類存放，便于管理和查找。對易燃易爆、有毒有害等危險貨物，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。倉庫應(yīng)定期對貨物進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實相符。盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。3.貨物保管要求倉庫應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保貨物的質(zhì)量安全。對易受潮、易變質(zhì)的貨物，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防霉措施，如密封包裝、放置干燥劑等。對貴重物品和特殊貨物，應(yīng)加強(qiáng)保管，設(shè)置專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸。4.倉庫安全管理倉庫應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。倉庫工作人員應(yīng)熟悉消防安全知識，掌握消防器材的使用方法，嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙和使用明火。加強(qiáng)倉庫的門禁管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫區(qū)域。對進(jìn)入倉庫的人員和車輛，應(yīng)進(jìn)行登記和檢查。四、外協(xié)運(yùn)輸管理1.運(yùn)輸單位選擇公司應(yīng)建立合格外協(xié)運(yùn)輸單位名錄，對外協(xié)運(yùn)輸單位的資質(zhì)、信譽(yù)、運(yùn)輸能力等進(jìn)行評估和審核。選擇外協(xié)運(yùn)輸單位時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有良好信譽(yù)、豐富運(yùn)輸經(jīng)驗、較強(qiáng)運(yùn)輸能力和完善服務(wù)體系的單位。與外協(xié)運(yùn)輸單位簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運(yùn)輸費(fèi)用、運(yùn)輸時間、運(yùn)輸安全責(zé)任等內(nèi)容。2.運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)運(yùn)輸合同和發(fā)貨記錄，對外協(xié)運(yùn)輸單位的運(yùn)輸費(fèi)用進(jìn)行審核和結(jié)算。運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算應(yīng)按照合同約定的方式和時間進(jìn)行，確保費(fèi)用支付及時、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸費(fèi)用存在爭議或問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與倉庫管理部門、銷售部門等溝通協(xié)調(diào)，共同解決問題。3.運(yùn)輸過程監(jiān)控銷售部門應(yīng)通過物流跟蹤系統(tǒng)或其他方式，對外協(xié)運(yùn)輸單位的運(yùn)輸過程進(jìn)行實時監(jiān)控，及時掌握貨物的運(yùn)輸狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中出現(xiàn)異常情況，如運(yùn)輸延誤、貨物損壞等，銷售部門應(yīng)及時通知運(yùn)輸單位，并要求其采取措施解決問題。倉庫管理部門應(yīng)與運(yùn)輸單位保持密切溝通，及時了解貨物運(yùn)輸情況，協(xié)調(diào)解決運(yùn)輸過程中出現(xiàn)的問題。4.運(yùn)輸事故處理如發(fā)生貨物運(yùn)輸事故，外協(xié)運(yùn)輸單位應(yīng)立即通知公司，并采取必要的措施進(jìn)行處理，如保護(hù)現(xiàn)場、搶救貨物等。公司應(yīng)及時組織相關(guān)部門對運(yùn)輸事故進(jìn)行調(diào)查和分析，查明原因，確定責(zé)任。根據(jù)運(yùn)輸事故的責(zé)任認(rèn)定，由責(zé)任方承擔(dān)相應(yīng)的損失賠償責(zé)任。如因不可抗力等原因?qū)е逻\(yùn)輸事故的，應(yīng)根據(jù)合同約定協(xié)商解決。五、發(fā)貨異常處理1.庫存不足如發(fā)現(xiàn)庫存不足無法按時發(fā)貨，倉庫管理部門應(yīng)及時通知銷售部門，并說明庫存情況和預(yù)計發(fā)貨時間。銷售部門應(yīng)與客戶溝通協(xié)調(diào)，爭取客戶的理解和支持，并根據(jù)客戶需求調(diào)整發(fā)貨計劃。同時，采購部門應(yīng)及時安排補(bǔ)貨，確保庫存能夠滿足發(fā)貨需求。2.貨物損壞在發(fā)貨過程中如發(fā)現(xiàn)貨物損壞，倉庫管理部門應(yīng)立即停止發(fā)貨，并對損壞貨物進(jìn)行隔離和標(biāo)識。質(zhì)量控制部門對損壞貨物進(jìn)行檢驗和評估，確定損壞原因和責(zé)任。如因運(yùn)輸單位責(zé)任導(dǎo)致貨物損壞，由運(yùn)輸單位按照合同約定進(jìn)行賠償；如因其他原因?qū)е仑浳飺p壞，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對損壞貨物，應(yīng)及時安排補(bǔ)貨或換貨，確?？蛻裟軌虬磿r收到合格貨物。3.運(yùn)輸延誤如出現(xiàn)運(yùn)輸延誤情況，外協(xié)運(yùn)輸單位應(yīng)及時通知公司，并說明延誤原因和預(yù)計到達(dá)時間。銷售部門應(yīng)與客戶溝通協(xié)調(diào)，告知客戶運(yùn)輸延誤情況，爭取客戶的理解。同時，運(yùn)輸單位應(yīng)采取措施盡快解決運(yùn)輸延誤問題，確保貨物能夠盡快送達(dá)客戶。4.客戶拒收如客戶拒收貨物，銷售部門應(yīng)及時了解拒收原因，并與客戶溝通協(xié)商解決問題。如因貨物質(zhì)量問題導(dǎo)致客戶拒收，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時對貨物進(jìn)行檢驗和分析，確定責(zé)任，并采取相應(yīng)措施處理。如因其他原因?qū)е驴蛻艟苁?，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商解決方案，如補(bǔ)貨、換貨、退貨等，并及時通知倉庫管理部門進(jìn)行相應(yīng)處理。六、考核與獎懲1.考核內(nèi)容對倉庫管理部門、銷售部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門及外協(xié)運(yùn)輸單位的發(fā)貨工作進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括發(fā)貨準(zhǔn)確性、及時性、安全性、客戶滿意度等方面。2.考核方式建立定期考核制度，每月或每季度對各部門和外協(xié)運(yùn)輸單位的發(fā)貨工作進(jìn)行考核評估?？己朔绞桨〝?shù)據(jù)統(tǒng)計分析、客戶反饋調(diào)查、現(xiàn)場檢查等多種方式。3.獎勵措施對發(fā)貨工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予相應(yīng)的獎勵，如獎金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。