原材料輔料采購管理制度一、總則1.目的為加強公司原材料輔料采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保證所采購的原材料輔料符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有原材料輔料的采購活動，包括但不限于生產(chǎn)用原材料、包裝材料、輔助生產(chǎn)材料等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、銷售訂單及庫存情況，合理確定采購數(shù)量和時間，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴格把控采購物資的質(zhì)量，確保所采購的原材料輔料符合公司產(chǎn)品質(zhì)量標準和相關行業(yè)規(guī)范。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、供應商管理等措施，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易行為。二、采購組織與職責1.采購部門采購部是公司原材料輔料采購的歸口管理部門，負責制定采購計劃、尋找供應商、組織采購談判、簽訂采購合同、跟蹤采購訂單執(zhí)行情況等工作。采購部應設采購經(jīng)理、采購專員等崗位，明確各崗位的職責和分工，確保采購工作的順利開展。2.相關部門職責生產(chǎn)部門：負責根據(jù)生產(chǎn)計劃提供準確的原材料輔料需求信息，及時反饋生產(chǎn)過程中對原材料輔料的質(zhì)量、數(shù)量等方面的問題。質(zhì)量部門：負責對采購的原材料輔料進行質(zhì)量檢驗和驗收，確保所采購物資符合質(zhì)量標準。倉庫管理部門：負責對采購的原材料輔料進行入庫、存儲、發(fā)放等管理工作，定期盤點庫存，提供庫存信息。財務部門：負責審核采購合同、支付貨款等工作，對采購成本進行核算和控制。三、采購流程1.采購需求計劃生產(chǎn)部門應根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售訂單及庫存情況，每月定期編制原材料輔料需求計劃，并提交給采購部。采購需求計劃應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息，確保采購部能夠準確理解和執(zhí)行。2.供應商選擇與評估采購部根據(jù)采購需求計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關資質(zhì)文件，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務等方面的情況。采購部組織相關部門對篩選后的供應商進行實地考察，了解其實際生產(chǎn)經(jīng)營狀況，形成考察報告。根據(jù)考察結果，建立供應商檔案，對供應商進行分類管理，并定期對供應商進行評估和更新。3.采購談判與合同簽訂采購部根據(jù)采購需求和供應商評估情況，選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應明確物資價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款，確保雙方達成一致意見。采購部根據(jù)談判結果，起草采購合同，并提交給相關部門審核。審核通過后，采購部與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性、有效性和可操作性。4.采購訂單下達采購部根據(jù)采購合同，及時下達采購訂單給供應商，明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應編號管理，以便跟蹤和查詢訂單執(zhí)行情況。5.采購訂單跟蹤與催貨采購部應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問題等情況，采購部應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的措施，如催貨、調(diào)整交貨期、更換供應商等，確保采購訂單的順利執(zhí)行。6.到貨驗收采購物資到貨前，采購部應通知倉庫管理部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。物資到貨后，倉庫管理部門負責對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進行核對驗收，質(zhì)量部門負責對物資的質(zhì)量進行檢驗驗收。驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。7.付款結算采購物資驗收合格后，采購部應根據(jù)采購合同的約定，及時辦理付款申請手續(xù)。付款申請應附采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關資料，經(jīng)采購部負責人、財務部門審核后，報公司領導審批。財務部門根據(jù)公司領導審批意見，及時安排付款，確保供應商按時收到貨款。四、采購風險管理1.市場風險關注市場動態(tài)，及時了解原材料輔料價格波動情況，通過與供應商協(xié)商簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。建立市場價格監(jiān)測機制，定期收集、分析市場價格信息，為采購決策提供參考依據(jù)。2.供應商風險加強供應商管理，定期對供應商進行評估和考核，確保供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況穩(wěn)定，產(chǎn)品質(zhì)量可靠。與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、保密協(xié)議等相關協(xié)議，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。建立供應商備用機制，在主要供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應商，確保采購工作的連續(xù)性。3.質(zhì)量風險嚴格把控采購物資的質(zhì)量，加強對供應商的質(zhì)量管理，要求供應商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量認證文件等相關資料。加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，質(zhì)量部門應按照相關標準和規(guī)范對采購物資進行嚴格檢驗，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。對采購物資的質(zhì)量問題進行跟蹤和處理，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時與供應商協(xié)商解決，采取退貨、換貨、補貨等措施，避免因質(zhì)量問題給公司生產(chǎn)經(jīng)營帶來損失。4.合同風險加強采購合同管理，嚴格審核采購合同條款，確保合同的合法性、有效性和可操作性。在合同執(zhí)行過程中，應嚴格按照合同約定履行雙方的權利和義務，及時處理合同變更、解除等事項。建立合同檔案管理制度，對采購合同進行分類歸檔，妥善保管合同相關資料，以備查閱和追溯。五、采購監(jiān)督與考核1.采購監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。審計部門應及時發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，并提出整改意見和建議，督促相關部門進行整改。公司設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報，對舉報屬實的給予舉報人一定的獎勵。2.采購考核建立采購考核制度，對采購部門及采購人員的工作業(yè)績進行考核評價。采購考核指標包括