服務(wù)采購(gòu)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司服務(wù)采購(gòu)合同管理，規(guī)范服務(wù)采購(gòu)行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高服務(wù)采購(gòu)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)服務(wù)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：服務(wù)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，不得強(qiáng)迫或欺詐對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害合同任何一方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)組織服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判等工作。2.起草服務(wù)采購(gòu)合同文本，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂服務(wù)采購(gòu)合同，并及時(shí)將合同副本提交給相關(guān)部門備案。4.跟蹤服務(wù)采購(gòu)合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)服務(wù)采購(gòu)合同文本進(jìn)行法律審查，提出法律意見和建議。2.協(xié)助采購(gòu)部門處理合同糾紛，提供法律支持和服務(wù)。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算和費(fèi)用支付計(jì)劃，確保資金安排合理。2.按照合同約定及時(shí)支付服務(wù)采購(gòu)款項(xiàng)，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。（四）需求部門1.提出服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求，參與需求調(diào)研和供應(yīng)商選擇等工作。2.負(fù)責(zé)對(duì)服務(wù)采購(gòu)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)價(jià)，及時(shí)反饋相關(guān)信息。（五）其他部門按照各自職責(zé)，配合做好服務(wù)采購(gòu)合同管理相關(guān)工作。三、合同簽訂（一）合同訂立流程1.需求部門提出服務(wù)采購(gòu)需求，填寫《服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)服務(wù)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、時(shí)間要求等，并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)部門根據(jù)需求部門的申請(qǐng)，開展供應(yīng)商選擇工作。通過市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)等方式，確定擬合作的供應(yīng)商。3.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等合同條款達(dá)成一致意見。4.采購(gòu)部門起草服務(wù)采購(gòu)合同文本，并組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)從各自專業(yè)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見和建議。5.采購(gòu)部門根據(jù)會(huì)簽意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性和可操作性，出具法律審查意見。6.根據(jù)法務(wù)部門的法律審查意見，采購(gòu)部門對(duì)合同文本進(jìn)行進(jìn)一步修改，確保合同條款符合要求。修改后的合同文本經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。7.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂服務(wù)采購(gòu)合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，一式多份，雙方各執(zhí)一份，報(bào)公司相關(guān)部門備案。（二）合同文本要求1.服務(wù)采購(gòu)合同應(yīng)包括以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的（服務(wù)內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)等）；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭(zhēng)議的方法。2.合同條款應(yīng)明確、具體、準(zhǔn)確，避免模糊不清或歧義性表述。對(duì)于關(guān)鍵條款和重要事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰明確。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的文字和格式，不得隨意涂改。如有修改，應(yīng)在修改處加蓋雙方公章或合同專用章。（三）合同審批權(quán)限1.服務(wù)采購(gòu)合同金額在[X]元以下的，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批。2.服務(wù)采購(gòu)合同金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購(gòu)工作的領(lǐng)導(dǎo)審批。3.服務(wù)采購(gòu)合同金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。四、合同履行（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立服務(wù)采購(gòu)合同執(zhí)行臺(tái)賬，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤記錄。臺(tái)賬應(yīng)包括合同編號(hào)、簽訂日期、供應(yīng)商名稱、服務(wù)內(nèi)容、履行期限、付款進(jìn)度、驗(yàn)收情況等信息。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解合同履行進(jìn)展情況，及時(shí)掌握服務(wù)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用等方面的信息。對(duì)于供應(yīng)商提出的問題和困難，應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決，確保合同順利履行。3.需求部門應(yīng)配合采購(gòu)部門做好合同履行跟蹤工作，根據(jù)服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)際情況，及時(shí)提出意見和建議，確保服務(wù)滿足業(yè)務(wù)需求。（二）服務(wù)驗(yàn)收1.服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目完成后，需求部門應(yīng)按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，組織對(duì)服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收工作應(yīng)成立驗(yàn)收小組，由需求部門、采購(gòu)部門、使用部門等相關(guān)人員組成。2.驗(yàn)收小組應(yīng)制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。驗(yàn)收過程中，應(yīng)要求供應(yīng)商提供服務(wù)成果的相關(guān)證明材料，并進(jìn)行實(shí)地查驗(yàn)、測(cè)試、評(píng)估等工作。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組應(yīng)出具《服務(wù)采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)小組成員簽字確認(rèn)后，作為支付服務(wù)采購(gòu)款項(xiàng)的依據(jù)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的服務(wù)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，整改后仍不符合要求的，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和付款進(jìn)度，審核服務(wù)采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。支付申請(qǐng)應(yīng)包括合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、服務(wù)內(nèi)容、已完成工作量、應(yīng)付金額、本次申請(qǐng)支付金額等信息，并附《服務(wù)采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》等相關(guān)證明材料。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照公司資金審批流程辦理付款手續(xù)。付款時(shí)，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤，避免因付款錯(cuò)誤給公司造成損失。3.如因特殊原因需要提前或延遲付款的，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)在合同執(zhí)行臺(tái)賬中做好記錄，跟蹤付款情況。五、合同變更與終止（一）合同變更1.在合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化或其他原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效日期等事項(xiàng)，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門，并做好合同變更后的備案工作。涉及合同金額變更的，還應(yīng)按照合同審批權(quán)限重新履行審批手續(xù)。（二）合同終止1.服務(wù)采購(gòu)合同在以下情況下可以終止：合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)；合同雙方協(xié)商一致，同意終止合同；因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同；法律規(guī)定的其他情形。2.合同終止時(shí)，合同雙方應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，如清理債權(quán)債務(wù)、交接服務(wù)成果、返還財(cái)產(chǎn)等。3.采購(gòu)部門應(yīng)在合同終止后及時(shí)將合同終止情況通知相關(guān)部門，并做好合同終止后的歸檔工作。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的信用狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、服務(wù)能力等信息，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作。2.在合同履行過程中，合同雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。對(duì)于可能引發(fā)糾紛的敏感問題，應(yīng)提前制定應(yīng)對(duì)措施，避免矛盾激化。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)服務(wù)采購(gòu)合同的履行情況進(jìn)行總結(jié)分析，查找存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善合同管理工作。（二）糾紛處理1.當(dāng)發(fā)生合同糾紛時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，包括合同文本、往來信函、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等，并與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并會(huì)同法務(wù)部門研究制定糾紛處理策略。根據(jù)糾紛的具體情況，可選擇通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，公司各部門應(yīng)積極配合，提供必要的支持和協(xié)助。法務(wù)部門應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為糾紛處理提供法律支持和服務(wù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集服務(wù)采購(gòu)合同及相關(guān)資料，包括合同文本、合同變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、往來信函、會(huì)議紀(jì)要等。收集的檔案資料應(yīng)確保齊全、完整、真實(shí)。2.在合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收和保管合同檔案資料，并做好登記工作。（二）檔案整理1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的合同檔案資料進(jìn)行整理歸檔。整理工作應(yīng)按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，確保檔案資料排列有序、便于查閱。2.合同檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便查詢和使用。（三）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室或檔案柜，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案資料的安全存放。合同檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.合同檔案資料的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，服務(wù)采購(gòu)合同檔案資料的保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱服務(wù)采購(gòu)合同檔案資料的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到合同檔案室辦理查閱手續(xù)。2.合同檔案室管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的合同檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案室或進(jìn)行涂改、復(fù)制、拍照等行為。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)合同檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)服務(wù)采購(gòu)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并下達(dá)審計(jì)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立服務(wù)采購(gòu)合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)性、驗(yàn)收的準(zhǔn)確性、付