公司檔案室保密管理制度一、總則1.1目的為加強公司檔案室的保密管理，確保公司檔案信息的安全與機(jī)密性，防止檔案信息泄露，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司檔案室工作人員、檔案查閱借閱人員以及所有接觸公司檔案信息的人員。1.3基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，防止檔案信息被非法獲取、泄露、篡改或丟失。2.完整性原則：確保檔案的原始性、真實性和完整性，不得擅自更改或銷毀檔案內(nèi)容。3.可用性原則：在確保安全保密的前提下，保證檔案信息能夠為公司各項工作提供有效支持，滿足合法的查閱、借閱需求。二、檔案管理職責(zé)2.1檔案室工作人員職責(zé)1.檔案保管負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管工作，確保檔案存放有序、安全。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。2.保密措施執(zhí)行嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得私自透露檔案內(nèi)容。按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行檔案的查閱、借閱登記，對借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查。3.檔案安全維護(hù)負(fù)責(zé)檔案室的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實體安全。掌握必要的檔案保護(hù)技術(shù)，定期對檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)和數(shù)字化處理，延長檔案使用壽命。4.協(xié)助查閱借閱按照公司規(guī)定的程序和要求，協(xié)助內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，并提供必要的服務(wù)和指導(dǎo)。對查閱借閱檔案的情況進(jìn)行記錄，建立查閱借閱檔案臺賬。2.2部門檔案管理員職責(zé)1.本部門檔案收集負(fù)責(zé)本部門各類文件、資料的收集、整理，按照公司檔案管理要求定期移交檔案室。2.檔案整理初步工作在移交檔案前，對本部門檔案進(jìn)行初步分類、編號等整理工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.協(xié)助查閱工作根據(jù)工作需要，協(xié)助本部門人員查閱相關(guān)檔案，并提供必要的支持。2.3檔案查閱借閱審批人員職責(zé)1.審批查閱借閱申請對檔案查閱、借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，根據(jù)工作需要和保密規(guī)定決定是否批準(zhǔn)申請。2.明確查閱借閱范圍在審批時，明確查閱借閱檔案的范圍和期限，確保查閱借閱行為符合公司規(guī)定和工作需要。3.監(jiān)督查閱借閱行為對查閱借閱檔案的過程進(jìn)行監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)行為。三、檔案的分類與編號3.1檔案分類公司檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司的行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.人事管理類：涵蓋員工檔案、招聘與培訓(xùn)資料、績效考核記錄、薪酬福利文件等。3.財務(wù)管理類：如財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。5.技術(shù)研發(fā)類：技術(shù)方案、研發(fā)報告、專利文件、圖紙資料等。6.市場營銷類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.其他類：不屬于上述分類的其他重要檔案。3.2編號規(guī)則1.分類代碼按照上述檔案分類，分別賦予不同的代碼。行政管理類為“XG”，人事管理類為“RS”，財務(wù)管理類為“CW”，業(yè)務(wù)合同類為“HT”，技術(shù)研發(fā)類為“JS”，市場營銷類為“SC”，其他類為“QT”。2.年度代碼以年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年為“23”。3.順序號按照檔案形成的先后順序依次編號，從001開始遞增。例如，2023年形成的第一份行政管理類檔案編號為XG23001。四、檔案的收集與歸檔4.1收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等：包括紙質(zhì)文件、電子文件、實物等。2.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等：原件及相關(guān)附件。3.公司員工的個人檔案材料：如入職登記表、學(xué)歷證書復(fù)印件、工作經(jīng)歷證明、勞動合同等。4.公司重要會議的記錄、紀(jì)要、決議等：包括會議通知、簽到表、會議文件等相關(guān)材料。4.2收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時間內(nèi)及時收集，確保檔案的完整性和時效性。一般要求在工作結(jié)束后一個月內(nèi)完成收集工作并移交檔案室。2.完整性：收集的檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、定稿、草稿、附件等，確保內(nèi)容齊全。3.準(zhǔn)確性：對收集的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.規(guī)范性：收集的檔案應(yīng)符合公司檔案管理的格式和書寫要求，字跡清晰，紙張質(zhì)量良好。4.3歸檔流程1.部門整理各部門檔案管理員按照檔案分類和編號規(guī)則，對收集的檔案進(jìn)行初步整理，編制檔案目錄清單。2.移交檔案室各部門檔案管理員在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案室。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清冊，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室接收檔案室工作人員對接收的檔案進(jìn)行再次核對和整理，按照檔案存放要求進(jìn)行上架保管，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。五、檔案的查閱與借閱5.1查閱權(quán)限與程序1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報檔案查閱審批人員審批。審批人員根據(jù)工作需要和保密規(guī)定決定是否批準(zhǔn)申請，并明確查閱范圍和期限。申請人持批準(zhǔn)后的申請表到檔案室查閱檔案。檔案室工作人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保查閱行為符合規(guī)定，查閱完畢后及時歸還檔案。2.特殊情況查閱如因特殊緊急工作需要查閱檔案，無法提前辦理審批手續(xù)的，申請人應(yīng)電話向檔案查閱審批人員說明情況，經(jīng)同意后可先行查閱，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。5.2借閱權(quán)限與程序1.內(nèi)部借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的類別、編號、借閱期限、借閱用途等。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報檔案查閱審批人員審批。審批人員根據(jù)工作需要和保密規(guī)定確定是否批準(zhǔn)借閱，并明確借閱期限和歸還時間。借閱人持批準(zhǔn)后的申請表到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。檔案室工作人員應(yīng)在檔案借閱登記冊上詳細(xì)記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門、檔案編號、借閱時間、預(yù)計歸還時間等。2.外部借閱非公司內(nèi)部人員原則上不得借閱公司檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司高級管理人員批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。借閱協(xié)議應(yīng)明確借閱檔案的范圍、期限、保密責(zé)任等事項。外部借閱人應(yīng)按照公司規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。歸還時，檔案室工作人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失及信息泄露等情況。5.3查閱借閱限制1.機(jī)密檔案查閱借閱限制涉及公司核心機(jī)密的檔案，如重要技術(shù)資料、商業(yè)秘密、財務(wù)機(jī)密等，查閱借閱需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限制查閱借閱范圍和知悉人員。2.查閱借閱期限限制一般檔案的查閱借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。特殊情況需長期借閱的，需經(jīng)檔案查閱審批人員批準(zhǔn)。3.查閱方式限制查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案查閱審批人員批準(zhǔn)，并由檔案室工作人員負(fù)責(zé)復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案室印章，注明用途和復(fù)印日期。禁止使用拍照、掃描等方式復(fù)制檔案內(nèi)容，特殊情況需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。六、檔案的保管與安全6.1檔案保管環(huán)境1.檔案室選址檔案室應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜的地點，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕等物品存放區(qū)域。2.溫濕度控制檔案室應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間，以保證檔案紙張不受潮、變形，電子檔案存儲設(shè)備正常運行。3.安全防護(hù)設(shè)施檔案室應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材、防盜門、防盜窗等安全防護(hù)設(shè)施。同時，應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。6.2檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，標(biāo)識清晰，便于查找。定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點、核對，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況及時處理。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。對電子檔案的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，確保數(shù)據(jù)安全。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和維護(hù)，保證電子檔案的完整性和可讀性。3.特殊載體檔案保管對于照片、錄像帶、錄音帶等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后分類歸檔，錄像帶、錄音帶應(yīng)定期進(jìn)行回放檢查，確保內(nèi)容完整可播放。6.3檔案安全檢查與維護(hù)1.定期檢查檔案室工作人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，包括檔案的存放情況、保管環(huán)境、安全防護(hù)設(shè)施等。檢查周期為每月一次，重大節(jié)日、重要活動前應(yīng)進(jìn)行專項檢查。2.日常維護(hù)對檔案保管過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，如檔案紙張破損應(yīng)及時修復(fù)，電子檔案出現(xiàn)故障應(yīng)及時維修。同時，做好檔案室的清潔衛(wèi)生工作，保持檔案室環(huán)境整潔。3.應(yīng)急處置制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)情況下的應(yīng)急處置措施。定期組織檔案工作人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力，確保檔案安全。七、檔案的保密措施7.1人員保密培訓(xùn)1.入職培訓(xùn)新員工入職時，應(yīng)進(jìn)行檔案保密知識培訓(xùn)，使其了解公司檔案保密制度的重要性和相關(guān)規(guī)定，明確自己在檔案保密工作中的責(zé)任和義務(wù)。2.定期培訓(xùn)定期組織檔案工作人員及接觸檔案信息的人員進(jìn)行保密知識培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司檔案保密制度、保密技術(shù)與防范措施等，提高人員的保密意識和技能。3.專項培訓(xùn)針對涉及公司重要機(jī)密檔案的人員，應(yīng)進(jìn)行專項保密培訓(xùn)，加強對其保密意識和職業(yè)道德的教育，簽訂保密承諾書，確保其嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。7.2保密標(biāo)識與管理1.檔案保密標(biāo)識對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)在檔案封面或顯著位置加蓋“機(jī)密”“絕密”等保密標(biāo)識，并注明保密期限。2.保密標(biāo)識管理檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格管理保密標(biāo)識的使用，確保標(biāo)識準(zhǔn)確無誤。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)提醒相關(guān)人員注意保密標(biāo)識及保密要求。7.3信息安全防護(hù)1.網(wǎng)絡(luò)安全對涉及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)劝踩雷o(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。2.數(shù)據(jù)加密重要檔案電子數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲和傳輸，采用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。3.訪問控制建立嚴(yán)格的檔案信息訪問控制機(jī)制，根據(jù)人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，限制對檔案信息的訪問范圍。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案信息。7.4保密協(xié)議與責(zé)任追究1.保密協(xié)議簽訂與檔案查閱借閱人員、檔案工作人員等簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.責(zé)任追究對違反公司檔案保密制度，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的人員，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、解除勞動合同等，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀8.1鑒定原則1.價值鑒定根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進(jìn)行全面鑒定，確定其是否需要繼續(xù)保存。2.真實性鑒定確保鑒定的檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，無偽造、篡改等情況。3.合法性鑒定鑒定過程應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。8.2鑒定組織與程序1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定程序檔案鑒定工作小組按照鑒定原則，對到期檔案或已失去保存價值的檔案進(jìn)行逐一審查。審查過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、形成時間、內(nèi)容摘要、鑒定依據(jù)等信息。根據(jù)審查結(jié)果，形成檔案鑒定意見書，提出檔案銷毀、繼續(xù)保存或延長保存期限的建議。8.3銷毀程序1.審批檔案鑒定意見書經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重要機(jī)密檔案的銷毀，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀實施