辦公室工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、維護(hù)、管理及決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室負(fù)責(zé)的所有工程檔案的管理，包括但不限于新建工程、改建工程、擴(kuò)建工程、維修工程等項目從項目立項到竣工驗收全過程形成的各類文件、資料、圖紙等檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則工程檔案由公司辦公室統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散、丟失。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，保證檔案的全面性。4.及時性原則隨著工程進(jìn)度同步收集、整理檔案，確保檔案與工程建設(shè)進(jìn)程相匹配，避免事后補(bǔ)檔造成信息缺失或不準(zhǔn)確。5.保密性原則對于涉及公司機(jī)密或商業(yè)秘密的工程檔案，嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、工程檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃工程檔案管理工作，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門做好工程文件資料的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、審核、整理、保管公司所有工程檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對破損、變質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.根據(jù)公司內(nèi)部及外部需求，提供工程檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織對超過保管期限的工程檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。（二）工程建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程建設(shè)項目文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保文件資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.在工程建設(shè)過程中，指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理工作，按照檔案管理要求及時移交辦公室。3.協(xié)助辦公室做好工程檔案的審核、整理、歸檔等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。4.對已歸檔的工程檔案進(jìn)行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向辦公室反饋。（三）其他部門職責(zé)1.涉及工程建設(shè)的其他部門，應(yīng)按照各自職責(zé)范圍，負(fù)責(zé)做好與工程相關(guān)文件資料的收集、整理工作，并及時移交辦公室。2.在工程建設(shè)過程中，配合工程建設(shè)部門和辦公室做好檔案管理相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程設(shè)計文件初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知、技術(shù)核定單等。3.工程施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告、工程進(jìn)度報表等。4.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書、工程結(jié)算文件等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件如會議紀(jì)要、來往信函、工程照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。4.工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，應(yīng)在形成后及時收集，不得積壓或拖延。（三）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。3.同一項目的文件資料應(yīng)集中整理，不得分散。（四）整理方法1.按照工程前期、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等階段進(jìn)行分類。2.每個階段的文件資料按照文件性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)一步細(xì)分，組成若干卷冊。3.卷內(nèi)文件資料按照順序排列，編寫頁碼，并編制卷內(nèi)目錄。4.竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，加蓋竣工圖章，并在圖標(biāo)欄內(nèi)注明變更情況。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時間1.工程建設(shè)部門應(yīng)在工程竣工驗收后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的工程檔案移交辦公室。2.對于分階段交付使用的工程，應(yīng)在每個階段結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將該階段形成的工程檔案移交辦公室。（二）歸檔手續(xù)1.工程建設(shè)部門向辦公室移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.移交清單應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、移交時間等詳細(xì)信息。（三）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應(yīng)符合整理要求，做到齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.辦公室在接收工程檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回工程建設(shè)部門重新整理。五、工程檔案的保管（一）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案涉及公司核心利益、具有重要?dú)v史價值和長遠(yuǎn)利用價值的工程檔案，如公司重大建設(shè)項目的相關(guān)檔案等。2.長期保管的檔案保管期限為[X]年的工程檔案，主要包括一般建設(shè)項目的工程檔案等。3.短期保管的檔案保管期限為[X]年的工程檔案，如一般性維修工程的檔案等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、存儲和檢索，確保電子檔案的安全和有效利用。（三）保管要求1.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、保管、借閱、銷毀等情況。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與保管臺賬一致。3.對破損、變質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、工程檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.辦公室應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還辦公室，辦公室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工程檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，辦公室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和無損情況，如有問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到辦公室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的工程檔案，原則上不得對外提供查閱或借閱。如因特殊情況需要提供，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由辦公室、工程建設(shè)部門、相關(guān)技術(shù)專家等組成，負(fù)責(zé)對超過保管期限的工程檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的歷史價值和現(xiàn)實(shí)利用價值。3.檔案的保密期限是否已過。（三）鑒定程序1.鑒定小組對擬銷毀的工程檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。2.對確定需要銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。3.檔案銷毀清單經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并指定專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底。2.電子檔案采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。（五）銷毀記錄對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄保存期限與檔案保管期限一致。八、工程檔案管理的信息化建設(shè)（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理1.對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、歸檔，并納入檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行管理。2.確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案安全管理制度，采取加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，保障電子檔案的安全。（三）信息化培訓(xùn)加強(qiáng)對檔案管理人員和工程建設(shè)相關(guān)人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化應(yīng)用能力和檔案管理水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理信息系統(tǒng)的操作使用、電子文件的整理歸檔、信息安全等方面。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室定期對各部門工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱借閱等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核