日用商品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司日用商品采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司日常運營的物資需求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門日常使用的各類商品采購活動，包括但不限于辦公用品、清潔用品、勞保用品、辦公設備耗材等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。2.質量優(yōu)先原則：確保所采購的日用商品符合質量標準和使用要求。3.成本控制原則：在保證商品質量的前提下，努力降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監(jiān)督。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔規(guī)定，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購管理委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人組成。采購管理委員會負責審議采購政策、重大采購項目、采購預算等重要事項，對采購工作進行決策和指導。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部，作為日常采購工作的執(zhí)行部門。采購部的主要職責包括：1.負責制定采購計劃和采購預算，經審批后組織實施。2.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案和采購信息平臺。3.組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.負責采購訂單的下達、跟進和驗收，確保采購任務按時完成。5.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。（三）需求部門職責1.各需求部門應根據本部門的工作需要，提前向采購部提交詳細的采購申請，明確采購商品的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、預計到貨時間等信息。2.負責對采購商品進行驗收，如發(fā)現質量問題或與合同不符，應及時通知采購部處理。3.配合采購部開展供應商評估、采購談判等工作，提供必要的技術支持和商務信息。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據實際工作需要，填寫《日用商品采購申請表》，經部門負責人審核簽字后提交至采購部。2.《日用商品采購申請表》應詳細注明采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數量、用途、預算金額、預計到貨時間等內容。如有特殊要求，需在備注欄中注明。（二）采購審批1.采購部收到采購申請后，對申請內容進行初步審核，包括采購需求的合理性、預算的準確性等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司另行規(guī)定），由采購部經理審批后即可組織采購；對于金額較大的采購申請，采購部應提交采購管理委員會審議，經批準后方可實施采購。（三）供應商選擇與管理1.采購部根據采購申請的要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證、信譽狀況等方面的評估。3.選擇至少三家符合要求的供應商進行詢價，要求供應商提供詳細的報價單，包括商品名稱、規(guī)格、數量、單價、總價、交貨期、付款方式等內容。4.采購部對供應商的報價進行比較和分析，綜合考慮商品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。5.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括商品規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。6.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、供貨情況、評價結果等內容，并定期對供應商進行評估和考核。對于表現優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作機會；對于表現不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。（四）采購訂單下達1.采購部根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購商品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單應及時傳遞給供應商，并要求供應商簽字確認。同時，采購部應留存采購訂單副本，作為跟蹤采購進度的依據。（五）采購跟蹤與催貨1.采購部應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持密切溝通，及時了解商品的生產進度、發(fā)貨情況等信息。2.如發(fā)現供應商未能按時交貨或出現其他問題，采購部應及時與供應商協商解決，并采取相應的催貨措施，確保采購任務按時完成。（六）到貨驗收1.采購商品到貨前，采購部應提前通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門按照采購合同和相關標準對到貨商品進行驗收，檢查商品的名稱、規(guī)格、型號、數量、質量等是否與合同一致。3.驗收合格后，需求部門在《日用商品驗收單》上簽字確認；如發(fā)現質量問題或與合同不符，需求部門應及時填寫《質量問題反饋單》，注明問題詳情，并反饋給采購部。4.采購部負責協調供應商處理質量問題，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。（七）付款結算1.采購商品驗收合格后，采購部應根據采購合同的約定，及時辦理付款手續(xù)。2.采購部填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關憑證，經部門負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，按照公司財務制度進行付款。3.財務部門應嚴格審核付款憑證，確保付款金額準確無誤，并及時記錄采購支出。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部應根據公司年度經營計劃和各部門的工作需求，編制年度日用商品采購預算。2.采購預算應包括采購項目、采購數量、采購金額、預計采購時間等內容，并詳細說明預算編制的依據和理由。3.采購預算編制完成后，經采購管理委員會審議通過后，報公司領導審批。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，確保采購支出控制在預算范圍內。2.如因特殊情況需要調整采購預算，采購部應提前提出書面申請，說明調整的原因、調整的金額和調整后的預算安排，經采購管理委員會審議、公司領導審批后執(zhí)行。3.財務部門應定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現預算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施和建議。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.對于市場風險，采購部應加強市場調研，及時了解市場動態(tài)和價格變化，合理安排采購時機，避免因市場波動導致采購成本增加。2.對于質量風險，采購部應嚴格把控供應商選擇環(huán)節(jié)，加強對采購商品的質量檢驗，要求供應商提供質量保證承諾，并在合同中明確質量違約責任。3.對于供應商風險，采購部應建立多元化的供應商體系，降低對單一供應商的依賴；加強對供應商的管理和考核，及時發(fā)現和解決供應商存在的問題。4.對于合同風險，采購部應認真審核采購合同條款，確保合同內容合法、合規(guī)、完整；加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理，及時處理合同糾紛。5.對于付款風險，財務部門應嚴格按照公司財務制度進行付款審批，確保付款安全；采購部應及時跟蹤供應商的履約情況，避免因供應商違約導致公司遭受損失。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預算范圍內。2.采購質量：評估采購商品的質量是否符合要求，是否滿足公司生產經營的需要。3.交貨期：評估供應商是否按時交貨，交貨期的準確率。4.服務水平：評估供應商的售后服務質量，包括響應速度、解決問題的能力等。5.合規(guī)性：評估采購活動是否符合公司內部制度和相關法律法規(guī)的要求。（二）評估方法1.定期收集采購相關數據，包括采購訂單、驗收單、發(fā)票、付款記錄等。2.采用定量分析和定性分析相結合的方法，對采購績效進行評估。定量分析主要通過計算各項評估指標的具體數值進行比較；定性分析主要通過問卷調查、供應商評價、內部反饋等方式獲取相關信息。3.根據評估結果，對采購部門和采購人員的工作進行評價，總結經驗教訓，提出改進措施和建議。（三）激勵與約束機制1.建立采購績效激勵機制，對采購工作表現優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，如獎金、晉升機會、榮譽證書等。2.對采購績效不達標的部門和個人進行約束，如進行績效面談、提出整改要求、扣減績效獎金等。3.將采購績效評估結果與采購人員的薪酬、晉升、培訓等掛鉤，激勵采購人員不斷提高工作績效。七、監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購部應定期向公司領導和相關部門匯報采購工作情況，接受內部監(jiān)督和檢查。3.各部門有權對采購活動提出意見和建議，發(fā)現違規(guī)行為應及時向公司領導或相關部門報告。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關部門的監(jiān)督檢查，確保采購活動符合法律法規(guī)的要求。