公司檔案室資料管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案室資料的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料管理活動(dòng)中的行為?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案室對(duì)各類檔案資料實(shí)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔資料必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保密檔案資料信息，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案資料的查詢、借閱和使用。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案室設(shè)置公司設(shè)立檔案室，隸屬于人事行政部，負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的集中管理。檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司相關(guān)制度。2.制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，做好檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案資料的安全。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室做好檔案資料的查詢、借閱等服務(wù)工作。3.監(jiān)督本部門員工對(duì)檔案資料的正確使用和保管，確保檔案資料的安全。檔案分類及編號(hào)檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司各項(xiàng)行政管理規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要；公司證照、印章管理文件及相關(guān)記錄。2.人事檔案：員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)手續(xù)材料；員工勞動(dòng)合同、崗位說明書、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪資福利檔案等；人事檔案管理制度及相關(guān)表格。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等；財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：市場調(diào)研資料、客戶信息檔案、銷售合同、采購合同、項(xiàng)目文檔、招投標(biāo)文件等；產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.其他檔案：公司獲得的各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書；公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同；公司發(fā)生的重大事件記錄、突發(fā)事件處理文檔等。檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“類別代碼+年份+序號(hào)”的格式，確保每份檔案編號(hào)的唯一性。2.類別代碼按照上述檔案分類進(jìn)行編制，如行政檔案用“XZ”表示，人事檔案用“RS”表示，財(cái)務(wù)檔案用“CW”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示，其他檔案用“QT”表示。3.年份采用四位數(shù)表示，如2023年表示為“2023”。4.序號(hào)為每類檔案按順序編制的流水號(hào)，用三位數(shù)表示，如第1份檔案序號(hào)為“001”。檔案收集與整理收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司員工在工作中產(chǎn)生的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文檔。3.公司收到的外部文件、函件、資料等，需歸檔保存的。收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.歸檔資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案保存要求。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲(chǔ)。整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列。整理方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂，制作檔案目錄清單。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引目錄，并注明文件的存儲(chǔ)位置。3.對(duì)于照片、圖紙等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理，配以文字說明，注明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。檔案歸檔歸檔時(shí)間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每季度末將本季度形成的檔案資料整理后移交檔案室。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要事件等形成的檔案資料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后的一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔。歸檔流程1.各部門兼職檔案員填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案室接收人員對(duì)移交檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。3.核對(duì)無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，檔案室接收檔案并進(jìn)行登記。檔案保管庫房管理1.檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、防蟲藥品、防潮設(shè)備等，確保檔案安全。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，防止檔案資料被盜、被破壞。檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份、序號(hào)等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年份等信息。檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.對(duì)清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成《檔案清查報(bào)告》，報(bào)人事行政部負(fù)責(zé)人審核。檔案借閱與利用借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可借閱相關(guān)檔案資料。2.外單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司檔案資料的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱流程1.公司內(nèi)部員工借閱檔案時(shí)，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案時(shí)，須持單位介紹信，注明查閱檔案的范圍、目的等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.檔案室工作人員根據(jù)審批后的《檔案借閱申請(qǐng)表》或查閱介紹信，提供相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱人姓名、單位、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱期限1.一般檔案資料的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案資料的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況另行確定，最長不超過[X]個(gè)工作日。借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄并向借閱人提出。3.借閱人確認(rèn)無誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字注銷借閱記錄。檔案利用1.檔案室應(yīng)積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案信息。2.嚴(yán)禁利用檔案資料從事違法違規(guī)活動(dòng)，如發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.對(duì)檔案資料的利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括利用人姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等信息，以便于統(tǒng)計(jì)分析和跟蹤管理。檔案鑒定與銷毀鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由人事行政部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案室工作人員及相關(guān)部門兼職檔案員為成員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否具有真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和實(shí)用性。2.檔案的形成時(shí)間、來源、保管狀況等是否符合檔案管理要求。3.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司歷史研究、業(yè)務(wù)發(fā)展、法律糾紛等方面的參考價(jià)值。銷毀流程1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出擬銷毀檔案的清單，注明檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案清單報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并由兩人以上監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理，建立高效便捷的檔案信息檢索系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。數(shù)字化掃描1.對(duì)重要紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為PDF格式，并按照檔案分類進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的自動(dòng)化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相集成，便于員工通過辦公系統(tǒng)查詢和利用檔案資料。數(shù)據(jù)安全管理