安捷公司辦公室管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司辦公室工作秩序，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于安捷公司全體員工。3.基本原則遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。高效、準(zhǔn)確、及時(shí)地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)。厲行節(jié)約，合理使用公司資源。二、辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域布局公司根據(jù)各部門職能和工作需要，合理劃分辦公區(qū)域。各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的區(qū)域進(jìn)行辦公，不得擅自占用其他部門的辦公空間。辦公區(qū)域內(nèi)的辦公設(shè)備、文件資料、辦公用品等應(yīng)擺放整齊，保持整潔、有序。2.環(huán)境衛(wèi)生每位員工都應(yīng)保持自己辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，做到地面干凈、桌面整潔、文件資料擺放有序。公司將定期組織衛(wèi)生檢查，對(duì)衛(wèi)生狀況良好的部門和個(gè)人進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改。嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)隨地吐痰、亂扔垃圾，嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、吃零食。3.噪音控制員工在辦公時(shí)應(yīng)盡量減少噪音，避免影響他人工作。如需討論工作或交流意見，應(yīng)選擇合適的場(chǎng)所，避免在公共辦公區(qū)域大聲喧嘩。使用辦公設(shè)備時(shí)，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)避免產(chǎn)生過大噪音。如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門進(jìn)行維修。三、辦公用品管理1.辦公用品的采購(gòu)公司行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的統(tǒng)一采購(gòu)工作。各部門應(yīng)于每月[具體日期]前將下月辦公用品需求清單提交給行政部門。行政部門根據(jù)各部門需求清單，結(jié)合庫(kù)存情況，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。辦公用品采購(gòu)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的辦公用品符合公司使用要求。2.辦公用品的發(fā)放行政部門按照經(jīng)審批的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行辦公用品采購(gòu)，并及時(shí)將所采購(gòu)的辦公用品入庫(kù)登記。各部門員工憑部門負(fù)責(zé)人簽字的領(lǐng)用單到行政部門領(lǐng)取辦公用品。行政部門應(yīng)按照領(lǐng)用單上的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。對(duì)于價(jià)值較高的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，行政部門應(yīng)建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄其購(gòu)置時(shí)間、使用部門、使用人等信息，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。3.辦公用品的使用員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，杜絕浪費(fèi)。如因個(gè)人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。辦公用品應(yīng)專物專用，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。如需借用他人辦公用品，應(yīng)經(jīng)對(duì)方同意，并及時(shí)歸還。員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品全部歸還行政部門，如有損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。四、辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備的購(gòu)置各部門因工作需要購(gòu)置辦公設(shè)備的，應(yīng)提前填寫《辦公設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明購(gòu)置設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照審批意見進(jìn)行辦公設(shè)備的購(gòu)置。辦公設(shè)備購(gòu)置應(yīng)選擇正規(guī)渠道，確保設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)。2.辦公設(shè)備的登記與保管辦公設(shè)備購(gòu)置后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，建立辦公設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門、使用人等信息。辦公設(shè)備應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。辦公設(shè)備的存放地點(diǎn)應(yīng)安全、干燥、通風(fēng)良好，避免設(shè)備受潮、損壞或丟失。3.辦公設(shè)備的使用與維護(hù)員工使用辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。如辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，員工應(yīng)及時(shí)向保管人員報(bào)告，保管人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修人員等信息。行政部門應(yīng)定期組織辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作，確保設(shè)備性能良好。對(duì)于需要定期更換的設(shè)備部件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換，以延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。4.辦公設(shè)備的報(bào)廢與處置辦公設(shè)備因使用年限已久、損壞嚴(yán)重或技術(shù)落后等原因無(wú)法繼續(xù)使用的，由保管人員填寫《辦公設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備報(bào)廢原因、購(gòu)置時(shí)間、使用部門、使用人等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行處置。報(bào)廢設(shè)備的處置方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢等，具體處置方式由公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況決定。行政部門應(yīng)做好辦公設(shè)備報(bào)廢處置記錄，包括報(bào)廢設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門、使用人、報(bào)廢原因、處置方式、處置時(shí)間等信息。五、文件資料管理1.文件資料的分類與編號(hào)公司文件資料分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等幾大類。各類文件資料應(yīng)按照其性質(zhì)和用途進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，并進(jìn)行編號(hào)管理。文件資料編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、實(shí)用性原則，確保文件資料編號(hào)便于識(shí)別、查找和管理。2.文件資料的起草與審核文件資料起草人應(yīng)根據(jù)工作需要和公司要求，認(rèn)真撰寫文件資料內(nèi)容，確保文件資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、規(guī)范。文件資料起草完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審核文件資料內(nèi)容，提出審核意見，并簽字確認(rèn)。對(duì)于重要文件資料，還應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)公司政策和實(shí)際情況，對(duì)文件資料進(jìn)行審批，并簽字確認(rèn)。3.文件資料的印發(fā)與存檔文件資料經(jīng)審核、審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)文件資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印刷，并加蓋公司公章。文件資料印發(fā)后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件資料發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。同時(shí)，行政部門應(yīng)將文件資料的電子文檔和紙質(zhì)文檔進(jìn)行存檔，建立文件資料檔案庫(kù)，便于查閱和管理。4.文件資料的借閱與歸還因工作需要借閱文件資料的，應(yīng)填寫《文件資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件資料的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人憑申請(qǐng)表到行政部門辦理借閱手續(xù)。行政部門應(yīng)按照申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行登記，并將文件資料借給借閱人。借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的文件資料，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或復(fù)印、摘抄、傳播文件資料內(nèi)容。如需復(fù)印、摘抄、傳播文件資料內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)文件資料原審批人同意。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時(shí)間內(nèi)歸還所借閱的文件資料。如需延期借閱的，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意。六、會(huì)議管理1.會(huì)議分類公司會(huì)議分為公司例會(huì)、部門會(huì)議、專題會(huì)議等幾類。公司例會(huì)由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，每周[具體日期]召開，主要傳達(dá)公司上周工作情況，安排本周工作任務(wù)。部門會(huì)議由各部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體員工參加，根據(jù)工作需要不定期召開，主要傳達(dá)公司相關(guān)會(huì)議精神，安排本部門工作任務(wù)。專題會(huì)議根據(jù)工作需要由相關(guān)部門或人員組織召開，主要針對(duì)某一專項(xiàng)工作進(jìn)行研究討論，提出解決方案和措施。2.會(huì)議組織與安排會(huì)議組織者應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并提前通知參會(huì)人員。會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和內(nèi)容，準(zhǔn)備好會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、討論提綱等。會(huì)議組織者應(yīng)安排好會(huì)議場(chǎng)地，確保會(huì)議場(chǎng)地整潔、舒適、音響設(shè)備等正常運(yùn)行。3.會(huì)議紀(jì)律參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議的，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，做好會(huì)議記錄，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡等。會(huì)議期間應(yīng)保持良好的秩序，不得隨意打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再進(jìn)行發(fā)言。4.會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，并將會(huì)議決議形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決議認(rèn)真執(zhí)行工作任務(wù)，并及時(shí)向會(huì)議組織者反饋工作進(jìn)展情況。會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。七、印章管理1.印章種類公司印章分為公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等幾類。2.印章保管公章由公司總經(jīng)理指定專人保管，合同專用章由公司法務(wù)部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門指定專人保管，法人章由公司法定代表人或其授權(quán)人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。如需使用印章的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。3.印章使用審批使用公司印章應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用印章的事項(xiàng)、用途、使用時(shí)間、使用部門、使用人等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，印章保管人員方可按照申請(qǐng)表上的信息使用印章，并做好使用記錄。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同等文件，使用印章前還應(yīng)提交給公司法律顧問進(jìn)行審核。4.印章使用登記印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用的日期、事項(xiàng)、用途、使用部門、使用人、審批人等信息。印章使用登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。八、保密管理1.保密范圍公司保密范圍包括公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、人事秘密等。公司商業(yè)秘密包括公司的經(jīng)營(yíng)策略、客戶信息、市場(chǎng)情報(bào)、產(chǎn)品研發(fā)等。公司技術(shù)秘密包括公司的技術(shù)方案、技術(shù)工藝、技術(shù)訣竅、技術(shù)資料等。公司財(cái)務(wù)秘密包括公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)審計(jì)等。公司人事秘密包括公司的員工檔案、薪酬福利、績(jī)效考核、培訓(xùn)計(jì)劃等。2.保密措施公司與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。對(duì)涉及公司秘密的文件資料、計(jì)算機(jī)信息等進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。限制公司秘密信息的知悉范圍，嚴(yán)格控制接觸公司秘密信息的人員。加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入辦公區(qū)域。3.保密教育與培訓(xùn)公司定期組織員工進(jìn)行保密教育與培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和保密技能。保密教育與培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制