公司證件及公章管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司證件及公章的管理，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司所有證件及各類公章（包括但不限于行政章、合同章、財(cái)務(wù)章等）。3.管理原則遵循嚴(yán)格規(guī)范、安全保密、權(quán)責(zé)分明的原則，確保公司證件及公章的使用合法、合規(guī)、安全、有序。二、證件管理1.證件種類公司證件主要包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書、許可證等各類由政府部門頒發(fā)的證照。2.證件辦理申請：相關(guān)部門或人員根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《公司證件辦理申請表》，詳細(xì)注明所需辦理證件的名稱、用途、辦理依據(jù)等信息，并提交至行政部門。審核：行政部門對申請表進(jìn)行初審，核實(shí)申請信息的真實(shí)性、完整性。對于涉及重要業(yè)務(wù)或重大事項(xiàng)的證件辦理申請，需提交公司管理層進(jìn)行審核批準(zhǔn)。辦理：經(jīng)審核通過后，行政部門指定專人負(fù)責(zé)按照政府部門要求準(zhǔn)備相關(guān)材料，并及時(shí)前往辦理。辦理過程中，如遇問題或需要補(bǔ)充材料，應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決，確保證件按時(shí)辦理完成。領(lǐng)取與交接：證件辦理完成后，行政部門指定專人及時(shí)領(lǐng)取，并與相關(guān)部門或人員進(jìn)行交接。交接時(shí)需填寫《公司證件領(lǐng)取交接登記表》，詳細(xì)記錄證件名稱、領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人、交接人等信息。3.證件保管專人負(fù)責(zé)：公司設(shè)立專門的證件保管崗位，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)證件的保管工作。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保證件安全存放。存放地點(diǎn)：證件應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，存放地點(diǎn)應(yīng)具備安全防盜、防火、防潮等條件。定期盤點(diǎn)：行政部門應(yīng)定期對公司證件進(jìn)行盤點(diǎn)，確保證件數(shù)量與登記記錄一致。盤點(diǎn)周期為每季度一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司管理層審閱。4.證件使用申請：因工作需要使用公司證件的部門或人員，應(yīng)填寫《公司證件使用申請表》，注明使用證件的名稱、用途、使用期限等信息，并提交至行政部門。審核：行政部門對申請表進(jìn)行審核，核實(shí)使用用途的合理性和必要性。對于涉及重大業(yè)務(wù)或重要事項(xiàng)的證件使用申請，需提交公司管理層進(jìn)行審核批準(zhǔn)。使用登記：經(jīng)審核通過后，行政部門應(yīng)對證件使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、使用人、歸還日期等信息。使用人在使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將證件歸還至行政部門，并在《公司證件領(lǐng)取交接登記表》上簽字確認(rèn)。限制規(guī)定：嚴(yán)禁將公司證件外借他人使用，嚴(yán)禁利用公司證件從事與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的活動(dòng)。如因特殊情況確需外借的，必須經(jīng)公司管理層書面批準(zhǔn)，并簽訂《公司證件外借承諾書》，明確外借期限、使用范圍、責(zé)任承擔(dān)等事項(xiàng)。5.證件變更與注銷變更：公司證件如發(fā)生信息變更（如公司名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍等），行政部門應(yīng)及時(shí)按照政府部門要求辦理變更手續(xù)。變更完成后，應(yīng)對相關(guān)證件進(jìn)行更新，并做好登記備案工作。注銷：公司證件如因過期、業(yè)務(wù)終止等原因需要注銷的，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理注銷手續(xù)。注銷完成后，應(yīng)對注銷情況進(jìn)行記錄，并將相關(guān)證件原件進(jìn)行妥善保管或按規(guī)定銷毀。三、公章管理1.公章種類公司公章主要包括行政章、合同章、財(cái)務(wù)章、發(fā)票專用章等各類具有法律效力的印章。2.公章刻制申請：因工作需要刻制公章的部門或人員，應(yīng)填寫《公司公章刻制申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、用途、刻制依據(jù)等信息，并提交至行政部門。審核：行政部門對申請表進(jìn)行初審，核實(shí)申請信息的真實(shí)性、完整性。對于涉及重要業(yè)務(wù)或重大事項(xiàng)的公章刻制申請，需提交公司管理層進(jìn)行審核批準(zhǔn)?？讨疲航?jīng)審核通過后，行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章刻制單位進(jìn)行公章刻制?？讨七^程中，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督印章質(zhì)量和刻制內(nèi)容，確保公章符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。領(lǐng)取與交接：公章刻制完成后，行政部門指定專人及時(shí)領(lǐng)取，并與相關(guān)部門或人員進(jìn)行交接。交接時(shí)需填寫《公司公章領(lǐng)取交接登記表》，詳細(xì)記錄公章名稱、領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人、交接人等信息。3.公章保管專人負(fù)責(zé)：公司設(shè)立專門的公章保管崗位，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)公章的保管工作。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保公章安全存放。存放地點(diǎn)：公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜中，存放地點(diǎn)應(yīng)具備安全防盜、防火、防潮等條件。保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼應(yīng)由保管人員分別掌握，嚴(yán)禁將保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼告知他人。雙人保管：對于重要公章（如行政章、合同章等），實(shí)行雙人保管制度。即由兩名保管人員分別保管保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼，使用公章時(shí)必須兩人同時(shí)在場。定期盤點(diǎn)：行政部門應(yīng)定期對公司公章進(jìn)行盤點(diǎn)，確保公章數(shù)量與登記記錄一致。盤點(diǎn)周期為每季度一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司管理層審閱。4.公章使用申請：因工作需要使用公司公章的部門或人員，應(yīng)填寫《公司公章使用申請表》，注明使用公章的名稱、用途、使用期限等信息，并提交至行政部門。審核：行政部門對申請表進(jìn)行審核，核實(shí)使用用途的合理性和必要性。對于涉及重大業(yè)務(wù)或重要事項(xiàng)的公章使用申請，需提交公司管理層進(jìn)行審核批準(zhǔn)。審批流程：行政章：一般性文件、信函等加蓋行政章，由行政部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；涉及重要事項(xiàng)、合同協(xié)議等加蓋行政章，需經(jīng)公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。合同章：所有合同協(xié)議加蓋合同章，必須經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可加蓋。財(cái)務(wù)章：財(cái)務(wù)報(bào)銷、支票開具等加蓋財(cái)務(wù)章，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；涉及重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)加蓋財(cái)務(wù)章，需經(jīng)公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。發(fā)票專用章：發(fā)票開具加蓋發(fā)票專用章，由財(cái)務(wù)部門指定專人按照發(fā)票管理規(guī)定進(jìn)行操作，無需另行審批。使用登記：經(jīng)審核通過后，行政部門應(yīng)對公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、使用人、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息。使用人在使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將公章歸還至保管人員，并在《公司公章領(lǐng)取交接登記表》上簽字確認(rèn)。限制規(guī)定：嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司公章。如因特殊情況確需加蓋的，必須經(jīng)公司管理層書面批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制使用范圍和數(shù)量。5.公章停用與銷毀停用：公司公章如因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用的，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布公章停用通知，并將停用公章收回妥善保管。銷毀：對于停用的公章，行政部門應(yīng)填寫《公司公章銷毀申請表》，詳細(xì)注明公章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并提交公司管理層進(jìn)行審核批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保公章徹底銷毀。銷毀完成后，應(yīng)將銷毀情況記錄在案，并報(bào)公司管理層備案。四、監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查小組，由行政部門牽頭，財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，定期對公司證件及公章的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查小組應(yīng)重點(diǎn)檢查證件及公章的保管是否安全、使用是否規(guī)范、登記記錄是否完整等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.公司員工有權(quán)對證件及公章管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對于舉報(bào)屬實(shí)的，公司將給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并對違規(guī)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司證件及公章丟失、被盜用、濫用等情況，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)