功能室工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司功能室工作檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，為公司各項(xiàng)決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有功能室工作檔案的管理，包括但不限于實(shí)驗(yàn)室、會(huì)議室、培訓(xùn)室、活動(dòng)室等各類功能室產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：功能室工作檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映功能室的工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集功能室工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄，確保檔案的全面性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善功能室工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)功能室工作檔案。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，方便查詢和檢索。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、歸還、查閱等手續(xù)。6.對(duì)過期、失效的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。7.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案信息服務(wù)，協(xié)助開展工作。（二）功能室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本功能室工作檔案的日常收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.指導(dǎo)本功能室工作人員正確填寫和保管各類工作記錄，確保記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.對(duì)本功能室檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并配合辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作過程中，及時(shí)形成各類文件、資料、記錄，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。2.對(duì)本人形成的檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案質(zhì)量。3.遵守檔案管理制度，不得私自留存、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.功能室的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。2.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。3.實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、分析結(jié)論等技術(shù)資料。4.培訓(xùn)教材、學(xué)員名單、考核成績(jī)等培訓(xùn)相關(guān)資料。5.活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等活動(dòng)資料。6.設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)記錄等設(shè)備管理資料。7.安全檢查記錄、事故報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等安全管理資料。8.其他與功能室工作相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各功能室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成人員應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)文件、資料、記錄移交本功能室負(fù)責(zé)人，不得拖延或積壓。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意裁剪、涂改或損壞。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、技術(shù)業(yè)務(wù)類、培訓(xùn)教育類、活動(dòng)類、設(shè)備管理類、安全管理類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保存。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類：包括功能室的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議文件、規(guī)章制度等。2.技術(shù)業(yè)務(wù)類：涵蓋實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、分析結(jié)論、技術(shù)方案、操作規(guī)程等。3.培訓(xùn)教育類：包含培訓(xùn)教材、學(xué)員名單、考核成績(jī)、培訓(xùn)記錄等。4.活動(dòng)類：有活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。5.設(shè)備管理類：涉及設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備操作規(guī)程等。6.安全管理類：包括安全檢查記錄、事故報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案、安全培訓(xùn)資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“功能室代碼+分類代碼+年度+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.功能室代碼：根據(jù)公司功能室的名稱或編號(hào)確定，用三位字母表示。3.分類代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用一位字母表示，如行政管理類用“A”表示，技術(shù)業(yè)務(wù)類用“T”表示等。4.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。5.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用三位數(shù)字表示。例如，某實(shí)驗(yàn)室2023年第5份技術(shù)業(yè)務(wù)類檔案的編號(hào)為：LABT2023005。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤等，并存放在安全的地方。（二）保管期限1.行政管理類檔案：長(zhǎng)期保管。2.技術(shù)業(yè)務(wù)類檔案：根據(jù)實(shí)際需要確定保管期限，一般為510年。3.培訓(xùn)教育類檔案：短期保管35年，重要培訓(xùn)資料可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。4.活動(dòng)類檔案：短期保管23年，具有重要紀(jì)念意義或參考價(jià)值的活動(dòng)檔案可長(zhǎng)期保管。5.設(shè)備管理類檔案：設(shè)備使用期間保管，設(shè)備報(bào)廢后保管35年。6.安全管理類檔案：長(zhǎng)期保管。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域。4.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)區(qū)域的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)功能室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記薄》，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人憑《檔案借閱登記薄》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還。（二）查閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)功能室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱地點(diǎn)，并指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。4.查閱人員只能在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制，如需復(fù)制，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記薄》上簽字確認(rèn)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的檔案應(yīng)保持完好無(wú)損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、冗余或內(nèi)容虛假的檔案。3.因機(jī)構(gòu)撤銷、業(yè)務(wù)變更等原因不再適用的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定銷毀檔案名單。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。2.對(duì)電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。（五）銷毀記錄銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立功能室工作檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)檔案的變動(dòng)情況，及時(shí)更新檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.制定檔案信息系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭受攻擊時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)和正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各功能室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況和檔案管理的規(guī)范性。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各功能室和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、分類、編