政府辦文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府辦公室文件管理，確保文件處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高文件處理效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和政府工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府辦公室及所屬各科室在工作中形成、收發(fā)、傳遞、使用、保管、清退和銷毀的各類文件材料。（三）基本原則1.嚴(yán)格依法原則：文件管理工作要嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和政府的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，處理及時(shí)高效，不延誤工作。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全保密管理，防止文件丟失、泄密等情況發(fā)生。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：文件管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要規(guī)范有序，保持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。二、文件的分類與編號（一）分類1.按文件來源分為上級文件、本級文件、下級文件和外部文件。上級文件：包括黨中央、國務(wù)院、上級黨委、政府及其部門下發(fā)的文件。本級文件：政府辦公室制發(fā)的各類文件。下級文件：政府各部門、各下級政府報(bào)送的文件。外部文件：其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等發(fā)來的與政府工作相關(guān)的文件。2.按文件性質(zhì)分為法規(guī)性文件、政策性文件、指導(dǎo)性文件、規(guī)范性文件、請示報(bào)告類文件、會議文件等。（二）編號1.上級文件編號：沿用上級文件原編號。2.本級文件編號：采用年份+發(fā)文順序號的方式。例如，[具體年份]第[X]號。年份用公元紀(jì)年全稱，順序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，前加“第”字。3.下級文件編號：由政府辦公室統(tǒng)一編制，格式為“下[年份][順序號]”。如“下[20XX][00X]”。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，由相關(guān)科室或人員負(fù)責(zé)。起草人要深入調(diào)查研究，廣泛收集資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件內(nèi)容應(yīng)觀點(diǎn)明確，條理清晰，文字簡潔，格式規(guī)范。涉及重要事項(xiàng)、政策措施等的文件，要進(jìn)行充分論證和協(xié)調(diào)。（二）審核1.文件起草完成后，須經(jīng)科室負(fù)責(zé)人初審。初審重點(diǎn)審查文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致，格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^后，送政府辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)要對文件的必要性、可行性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審核，提出修改意見。3.涉及多個(gè)科室或重要事項(xiàng)的文件，需經(jīng)相關(guān)科室會簽后再送審。會簽時(shí)，各科室要認(rèn)真研究文件內(nèi)容，提出明確意見。4.需政府主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)要對文件的整體質(zhì)量和重要性進(jìn)行把關(guān)，簽署明確意見。四、文件的印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文件經(jīng)審核、簽發(fā)后，由政府辦公室文印室負(fù)責(zé)印發(fā)。文印室要嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、份數(shù)進(jìn)行印制，確保文件質(zhì)量。2.印制完成的文件，由文印室進(jìn)行清點(diǎn)、核對，無誤后交文件收發(fā)人員登記發(fā)放。3.文件收發(fā)人員要根據(jù)文件的發(fā)送范圍，準(zhǔn)確填寫文件發(fā)放清單，及時(shí)將文件送達(dá)相關(guān)單位和人員，并做好簽收記錄。（二）印發(fā)格式1.文件格式應(yīng)符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)，包括字體、字號、排版、頁碼等要求。2.標(biāo)題一般用二號小標(biāo)宋體字，正文用三號仿宋體字，如有附件，附件名稱用三號黑體字，附件正文用三號仿宋體字。3.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素要齊全、規(guī)范。五、文件的收發(fā)與登記（一）收文1.政府辦公室設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)文件的接收工作。收發(fā)人員要及時(shí)、準(zhǔn)確地接收各類文件，確保不漏收、不誤收。2.收到文件后，收發(fā)人員要認(rèn)真核對文件的名稱、文號、份數(shù)、附件等，確認(rèn)無誤后進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件編號、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、日期、承辦科室等。3.對緊急文件，收發(fā)人員要立即進(jìn)行標(biāo)注，并優(yōu)先處理，確保文件及時(shí)傳遞。（二）發(fā)文1.政府辦公室各科室擬制的文件，經(jīng)審核、簽發(fā)后，由科室專人送文印室印發(fā)，并將文件原稿一并交收發(fā)人員。2.收發(fā)人員對發(fā)文進(jìn)行登記，登記內(nèi)容與收文登記基本一致。登記完成后，將文件按規(guī)定程序發(fā)放。六、文件的傳閱與辦理（一）傳閱1.收文登記后，收發(fā)人員要根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，及時(shí)將文件送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室傳閱。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小。2.傳閱文件一般采用直傳方式，即一份文件依次由傳閱對象直接傳閱。傳閱過程中，傳閱對象要在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間。3.對重要文件或需緊急辦理的文件，收發(fā)人員要跟蹤催辦，確保文件傳閱及時(shí)、不延誤。（二）辦理1.承辦科室收到傳閱文件后，要按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)進(jìn)行辦理。辦理結(jié)果要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給政府辦公室。2.需要多個(gè)科室協(xié)同辦理的文件，主辦科室要主動(dòng)與協(xié)辦科室溝通協(xié)調(diào)，明確各自職責(zé)，共同推進(jìn)文件辦理工作。3.對涉及重大問題或需要較長時(shí)間辦理的文件，承辦科室要定期向政府辦公室匯報(bào)辦理進(jìn)展情況。七、文件的歸檔與保管（一）歸檔1.辦理完畢的文件，承辦科室要及時(shí)將文件原稿、處理結(jié)果等相關(guān)材料收集齊全，整理歸檔。歸檔文件應(yīng)保持內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.歸檔文件要按照分類方案進(jìn)行整理，編制歸檔目錄，注明文件編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.每年年底，政府辦公室要對全年的歸檔文件進(jìn)行集中整理，移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。（二）保管1.檔案管理部門要建立健全檔案管理制度，對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類、編號、上架保管，確保檔案存放有序，便于查找利用。2.檔案庫房要具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、褪色的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。八、文件的清退與銷毀（一）清退1.根據(jù)工作需要或上級要求，對已閱辦完畢的文件，需要清退的，由政府辦公室收發(fā)人員負(fù)責(zé)通知相關(guān)單位和人員按時(shí)清退。2.清退文件時(shí)，收發(fā)人員要認(rèn)真核對清退文件的數(shù)量、種類，確保清退文件齊全、完整。清退完成后，要做好清退記錄。（二）銷毀1.對已失去保存價(jià)值的文件，經(jīng)鑒定后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀文件要填寫銷毀清單，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。2.銷毀文件一般采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程要有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員要在銷毀清單上簽字確認(rèn)。九、文件的保密管理（一）保密制度1.政府辦公室工作人員要嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和政府保密制度，增強(qiáng)保密意識，保守文件秘密。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的文件，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限定知悉范圍，采取必要的保密措施。（二）保密措施1.涉密文件要在專門的保密場所存放，配備必要的保密設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、碎紙機(jī)等。2.傳遞涉密文件要通過機(jī)要通信、專人送達(dá)等方式進(jìn)行，不得通過普通郵政、快遞等渠道傳遞。3.閱讀和使用涉密文件要在符合保密要求的場所進(jìn)行，不得擅自將涉密文件帶出辦公區(qū)域。4.對廢棄的涉密文件要按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀，嚴(yán)禁隨意丟棄。十、文件管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.政府辦公室要建立文件管理監(jiān)督機(jī)制，定期對文件管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，督促整改。2.各科室負(fù)責(zé)人要對本科室文件管理工作負(fù)總責(zé)，加強(qiáng)對文件起草、審核、印發(fā)、傳閱、辦理等環(huán)節(jié)的監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.文件管理制度的執(zhí)行情況，包括文件起草、審核、印發(fā)、收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔、保管、清退、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。