公司文件及用章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件及用章管理，確保文件的規(guī)范起草、審批、印發(fā)、存檔以及印章的安全使用、規(guī)范管理，維護(hù)公司正常的工作秩序和企業(yè)形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)范原則：文件格式、編號(hào)、行文規(guī)則等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保文件的嚴(yán)肅性和一致性。2.流程清晰原則：文件的起草、審批、印發(fā)、用章等環(huán)節(jié)應(yīng)明確流程，責(zé)任到人，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。3.安全保密原則：嚴(yán)格文件和印章的保密管理，防止文件泄露和印章濫用，維護(hù)公司信息安全。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等，用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通情況等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)方案、技術(shù)文件等。3.人事文件：有關(guān)員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利等方面的文件。4.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)銷、審計(jì)等方面的文件。（二）文件起草1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的起草工作。起草人員應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和目的，確保文件表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.文件應(yīng)注明標(biāo)題、主送部門、正文、附件、起草部門、起草人、日期等要素。3.重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，起草部門應(yīng)征求相關(guān)部門意見，進(jìn)行充分溝通和協(xié)調(diào)，確保文件的可行性和可操作性。（三）文件審批1.行政文件一般性行政文件，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要行政文件，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交公司總經(jīng)理審批。2.業(yè)務(wù)文件業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等文件，由業(yè)務(wù)部門起草，經(jīng)法務(wù)部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)總經(jīng)理簽署。其他業(yè)務(wù)文件，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度，按相應(yīng)流程報(bào)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.人事文件員工招聘、晉升、調(diào)薪等文件，由人力資源部門起草，經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽，分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。日常人事管理文件，由人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。4.財(cái)務(wù)文件財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等重要文件，由財(cái)務(wù)部門起草，經(jīng)分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交公司總經(jīng)理審批，并報(bào)董事會(huì)備案（如需）。一般財(cái)務(wù)報(bào)銷文件，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。（四）文件印發(fā)1.經(jīng)審批后的文件，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)、排版、印發(fā)。2.文件編號(hào)規(guī)則：[公司簡(jiǎn)稱][年份][文件類別][序號(hào)]，如[XX公司][20XX][行字][001]。3.行政部門應(yīng)按照審批意見對(duì)文件進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。文件排版應(yīng)包括頁眉、頁腳、頁碼、正文格式等，具體要求按照公司統(tǒng)一模板執(zhí)行。4.文件印發(fā)份數(shù)根據(jù)實(shí)際需要確定，重要文件應(yīng)多備份存檔。印發(fā)后的文件應(yīng)加蓋公司公章或?qū)Ｓ谜拢ㄈ缬校?.行政部門應(yīng)及時(shí)將印發(fā)后的文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好簽收記錄。簽收記錄應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、簽收部門、簽收人、簽收日期等信息。（五）文件存檔1.公司設(shè)立專門的文件檔案室，負(fù)責(zé)各類文件的集中存檔管理。2.文件形成部門應(yīng)在文件印發(fā)后一周內(nèi)，將文件原件及相關(guān)附件一式兩份提交至文件檔案室存檔。其中一份為紙質(zhì)版，另一份可根據(jù)需要進(jìn)行電子化存檔（掃描件或電子文檔）。3.文件檔案室應(yīng)對(duì)存檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和管理。4.存檔文件應(yīng)妥善保管，做好防潮、防火、防蟲、防盜等工作，確保文件的完整性和安全性。5.借閱文件應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到文件檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過一周，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（六）文件廢止與修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境變化，部分文件可能需要廢止或修訂。2.文件廢止由原起草部門或相關(guān)部門提出，經(jīng)審批后，由行政部門發(fā)布廢止通知，并在文件檔案室做好標(biāo)注。3.文件修訂應(yīng)按照文件起草、審批、印發(fā)的流程進(jìn)行，確保修訂后的文件符合公司實(shí)際情況和管理要求。修訂后的文件應(yīng)注明修訂日期和修訂內(nèi)容。4.行政部門應(yīng)定期對(duì)公司文件進(jìn)行清理和清查，對(duì)已廢止或失效的文件及時(shí)銷毀，防止文件泛濫和誤用。文件銷毀應(yīng)做好記錄，包括文件名稱、文號(hào)、銷毀日期、銷毀方式等信息。三、印章管理（一）印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的印章。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)需要，由法定代表人簽署時(shí)使用。3.合同專用章：專門用于簽訂合同等業(yè)務(wù)文件的印章。4.部門專用章：各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的用于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的印章，如財(cái)務(wù)專用章、人力資源專用章等。（二）印章刻制1.新成立的部門如需刻制部門專用章，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，注明印章名稱、用途、刻制規(guī)格等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.公司公章、法定代表人章、合同專用章的刻制由行政部門統(tǒng)一辦理，須到公安機(jī)關(guān)指定的正規(guī)刻章機(jī)構(gòu)進(jìn)行刻制。刻章機(jī)構(gòu)應(yīng)具備合法資質(zhì)，確保印章的質(zhì)量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)領(lǐng)取印章，并進(jìn)行登記備案。登記內(nèi)容包括印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、刻制日期、領(lǐng)取人等信息。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章由行政部門指定專人保管；合同專用章由業(yè)務(wù)部門指定專人保管；部門專用章由各部門指定專人保管。印章保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的條件。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱，并設(shè)置密碼或鑰匙等安全防護(hù)措施，確保印章的安全。3.印章保管人員不得擅自將印章交予他人使用，如有特殊情況需要他人代保管印章，應(yīng)填寫《印章代保管申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理代保管手續(xù)。代保管期限一般不得超過一天，代保管人在代保管期間應(yīng)妥善保管印章，不得擅自使用。（四）印章使用1.用印申請(qǐng)凡需使用公司印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《用印申請(qǐng)表》，注明用印文件名稱、文號(hào)、用印內(nèi)容、用印份數(shù)、用印日期等信息。用印內(nèi)容應(yīng)與已審批的文件內(nèi)容一致，嚴(yán)禁在空白紙張或文件上加蓋印章。2.審批流程一般性文件用印，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件、合同等用印，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交公司總經(jīng)理審批。涉及財(cái)務(wù)、人事等重要事項(xiàng)的用印，還需相關(guān)部門會(huì)簽。3.印章使用印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見使用印章，在《用印申請(qǐng)表》上加蓋印章，并做好用印登記，登記內(nèi)容包括用印日期、用印文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印人等信息。用印時(shí)，印章應(yīng)端正、清晰地加蓋在文件規(guī)定位置，不得模糊、遺漏。（五）印章停用與銷毀1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務(wù)變化等原因，導(dǎo)致部分印章不再使用時(shí)，由行政部門及時(shí)通知相關(guān)部門，并收回印章。2.收回的印章應(yīng)進(jìn)行封存，并填寫《印章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，辦理印章注銷手續(xù)。3.印章銷毀應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行，由行政部門會(huì)同相關(guān)部門共同監(jiān)督銷毀過程，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括印章名稱、編號(hào)、銷毀日期、銷毀方式等信息。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)文件及用章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件起草的規(guī)范性、審批流程的執(zhí)行情況、文件印發(fā)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性、文件存檔的完整性、印章保管的安全性和印章使用的合規(guī)性等。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將文件及用章管理工作納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅