公司外聯(lián)通訊錄管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司外聯(lián)通訊錄的管理，確保公司內(nèi)部信息溝通順暢，提高工作效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.定義本制度所稱外聯(lián)通訊錄，是指記錄公司與外部單位及個(gè)人聯(lián)系信息的文檔，包括但不限于客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、政府部門、行業(yè)協(xié)會等相關(guān)聯(lián)系人的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容。二、職責(zé)分工1.人力資源部負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司外聯(lián)通訊錄管理制度。負(fù)責(zé)外聯(lián)通訊錄的統(tǒng)一管理，包括信息收集、整理、更新、存檔等工作。定期對外聯(lián)通訊錄進(jìn)行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門外聯(lián)聯(lián)系人信息的收集、整理，并及時(shí)提交給人力資源部。配合人力資源部做好外聯(lián)通訊錄的更新工作，確保本部門聯(lián)系人信息的及時(shí)性和有效性。在日常工作中，嚴(yán)格按照外聯(lián)通訊錄管理制度使用和管理外聯(lián)通訊錄，不得擅自對外泄露聯(lián)系人信息。三、信息收集與整理1.信息收集渠道各部門在與外部單位及個(gè)人建立業(yè)務(wù)聯(lián)系時(shí)，應(yīng)及時(shí)收集對方的聯(lián)系人信息，包括姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式（辦公電話、手機(jī)號碼、電子郵箱等）。對于重要客戶、合作伙伴等，可通過對方公司官網(wǎng)、社交媒體平臺等渠道獲取相關(guān)聯(lián)系人信息。參加行業(yè)會議、商務(wù)活動(dòng)等，主動(dòng)與其他單位及個(gè)人交換名片，獲取聯(lián)系人信息。2.信息整理要求各部門收集到的外聯(lián)聯(lián)系人信息應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真整理，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。聯(lián)系人信息應(yīng)按照統(tǒng)一的格式填寫，具體格式如下：姓名：[聯(lián)系人姓名]職務(wù)：[聯(lián)系人職務(wù)]辦公電話：[辦公電話號碼]手機(jī)號碼：[手機(jī)號碼]電子郵箱：[電子郵箱地址]所屬單位：[對方單位名稱]備注：[其他需要說明的信息]各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門外聯(lián)聯(lián)系人信息的整理工作，并將整理好的信息及時(shí)提交給人力資源部。四、信息更新與維護(hù)1.定期更新人力資源部應(yīng)定期對外聯(lián)通訊錄進(jìn)行更新，原則上每季度更新一次。如遇聯(lián)系人信息發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新。各部門應(yīng)在聯(lián)系人信息發(fā)生變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將變更后的信息提交給人力資源部。2.臨時(shí)更新在日常工作中，如因業(yè)務(wù)需要緊急獲取或更新外聯(lián)聯(lián)系人信息，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)與人力資源部溝通，人力資源部應(yīng)在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成信息更新工作。3.信息審核人力資源部在收到各部門提交的外聯(lián)聯(lián)系人信息后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤或不完整，應(yīng)及時(shí)與提交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正信息。對于重要聯(lián)系人信息的變更，人力資源部應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后再進(jìn)行更新。五、使用與管理1.使用權(quán)限公司外聯(lián)通訊錄僅供公司內(nèi)部員工在工作中使用，未經(jīng)授權(quán)，任何員工不得將外聯(lián)通訊錄提供給公司以外的單位或個(gè)人。各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理使用外聯(lián)通訊錄，不得隨意擴(kuò)大使用范圍。2.信息保密公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守信息保密制度，對外聯(lián)通訊錄中的聯(lián)系人信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。在使用外聯(lián)通訊錄過程中，如因工作需要必須向第三方提供聯(lián)系人信息，應(yīng)事先征得對方同意，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理信息披露手續(xù)。3.備份與存儲人力資源部應(yīng)定期對外聯(lián)通訊錄進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并妥善保管。外聯(lián)通訊錄的電子文檔應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改。六、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，擅自對外泄露外聯(lián)聯(lián)系人信息的員工，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處理；給公司造成損失的，將依法追究其法律責(zé)任。2.對于在信息收集、整理、更新過程中，因故意或重大過失導(dǎo)致聯(lián)系人信息錯(cuò)誤或不完整，影