公司法規(guī)定印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權益，根據《中華人民共和國公司法》及相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的印章管理。公司印章包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、業(yè)務專用章等各類具有法律效力的印章。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度。2.專人負責原則：明確印章管理責任人，實行專人專管，確保印章安全。3.審批授權原則：使用印章必須經過規(guī)定的審批流程，獲得相應的授權。4.登記備案原則：對印章的刻制、啟用、變更、注銷等情況進行詳細登記備案。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的，由使用部門提出申請，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并填寫《印章刻制申請表》。2.申請表經使用部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司法定代表人審批。3.審批通過后，由行政管理部門統一辦理印章刻制手續(xù)。印章刻制必須選擇具有合法資質的刻章單位，并要求刻章單位嚴格按照公司提供的樣式、規(guī)格進行刻制。4.刻章單位交付印章時，行政管理部門應認真核對印章的規(guī)格、樣式、文字等是否與申請要求一致，并留存印章印模。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，行政管理部門應及時填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.申請表經使用部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司法定代表人審批。3.審批通過后，行政管理部門發(fā)布印章啟用通知，明確印章正式啟用時間、使用范圍、管理要求等事項。4.印章啟用前，應在公司內部進行公示，告知全體員工印章的啟用情況及使用規(guī)范。同時，將新印章的印模留存于公司檔案室、財務部、法務部等相關部門備案。三、印章的保管（一）保管責任人1.公司公章、合同專用章、法定代表人章由行政管理部門指定專人保管；財務專用章由財務部門指定專人保管；業(yè)務專用章由相關業(yè)務部門指定專人保管。2.印章保管責任人應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管要求1.印章保管應配備專門的保險柜或保管箱，實行雙人雙鎖管理，確保印章存放安全。2.印章保管場所應保持清潔、干燥，防止印章受潮、損壞或丟失。3.印章保管責任人應定期對印章進行檢查，如發(fā)現印章有損壞、變形等情況，應及時報告行政管理部門，并申請更換印章。4.印章保管責任人因工作調動、離職等原因不再負責印章保管時，應及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全交接。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議、報表等的簽署；代表公司出席各類會議、活動；辦理公司注冊、變更、注銷等相關手續(xù)；以及其他需要加蓋公司公章的事項。2.合同專用章用于公司對外簽訂各類經濟合同、合作協議等具有法律效力的文件。3.財務專用章用于公司財務結算、票據開具、資金收付等相關財務業(yè)務。4.法定代表人章用于公司法定代表人授權范圍內的相關文件簽署、財務審批等事項。5.業(yè)務專用章用于公司相關業(yè)務部門開展特定業(yè)務活動時所需的文件簽署、證明開具等，如銷售業(yè)務專用章用于銷售合同、發(fā)貨單等的簽署，采購業(yè)務專用章用于采購訂單、收貨單等的簽署。（二）使用流程1.申請：使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章文件名稱、用章數量、用章時間等信息，并附上相關文件或資料。2.審核：申請表依次經使用部門負責人、分管領導審核簽字。審核內容包括用章事由是否合理、相關文件是否合規(guī)、審批流程是否完整等。3.審批：根據用章事項的性質和金額，按照公司授權審批制度，報公司法定代表人或其授權人審批。重大事項用章需經過公司董事會或總經理辦公會審議通過。4.蓋章：印章保管責任人在收到經審批的《印章使用申請表》后，對申請表及相關文件進行再次核對，確認無誤后，在規(guī)定的位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記蓋章時間、蓋章文件名稱、蓋章份數等信息。5.留存歸檔：蓋章完成后，印章保管責任人將《印章使用申請表》及相關文件原件留存一份歸檔，以便日后查閱。（三）特殊情況用章1.因緊急事項需要立即用章，但無法按照正常流程進行審批的，使用部門應通過電話或其他緊急方式向公司主要領導匯報，經同意后可先行用章，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.異地用章時，如遇特殊情況無法在現場審批蓋章，可由使用部門通過傳真等方式將《印章使用申請表》及相關文件發(fā)送給審批領導進行遠程審批，審批通過后，由印章保管責任人按照本制度規(guī)定進行蓋章操作，并做好相關記錄。五、印章的變更與注銷（一）印章變更1.因公司名稱變更、經營范圍調整、印章損壞等原因需要變更印章的，由行政管理部門填寫《印章變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容等信息。2.申請表經使用部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司法定代表人審批。3.審批通過后，行政管理部門負責辦理印章變更手續(xù)，包括新印章刻制、舊印章收繳銷毀等工作。同時，將印章變更情況及時通知公司內部各部門及相關外部單位，并重新進行印章備案。（二）印章注銷1.公司因合并、分立、解散、破產等原因需要注銷印章的，由行政管理部門填寫《印章注銷申請表》，說明注銷原因及印章名稱等信息。2.申請表經公司法定代表人審批后，由行政管理部門負責收繳印章，并將印章交予公安機關指定的刻章單位進行銷毀。銷毀過程應進行登記備案，留存銷毀記錄。3.印章注銷后，行政管理部門應及時發(fā)布印章注銷通知，告知全體員工及相關外部單位印章已注銷，并將印章注銷情況在公司內部進行公示。同時，更新公司印章管理檔案，確保檔案信息準確完整。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立印章管理監(jiān)督小組，由行政管理部門、財務部門、法務部門等相關人員組成，負責對公司印章管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內容、檢查方式、檢查頻率等要求，并認真組織實施檢查工作。（二）檢查內容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.印章使用審批流程的執(zhí)行情況，檢查用章申請是否真實、合理，審批手續(xù)是否齊全，是否存在越權用章等違規(guī)行為。3.印章保管情況，查看印章存放是否安全，保管責任人是否嚴格履行職責，印章交接是否規(guī)范等。4.印章使用登記情況，檢查《印章使用登記表》填寫是否完整、準確，登記信息與實際用章情況是否一致。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查過程中如發(fā)現印章管理存在問題，監(jiān)督小組應及時發(fā)出整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對存在的問題，制定切實可行的整改措施，明確整改責任人及整改期限，并將整改情況及時反饋給監(jiān)督小組。3.對違反印章管理制度的行為，公司將按照相關規(guī)定追究責任部門及責任人的責任。情節(jié)嚴重的，將依法追究法律責任。七、法律責任（一）違規(guī)用章責任1.未經審批擅自使用印章的，或雖經審批但超越審批范圍使用印章的，由印章使用人承擔相應的法律責任，并賠償由此給公司造成的全部損失。2.因印章保管不善導致印章被盜用、冒用的，印章保管責任人應承擔相應的法律責任，并賠償公司因此遭受的經濟損失。如構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。（二）其他責任1.在印章刻制、使用、保管、變更、注銷等過程中，相關工作人員如違反國家法律法規(guī)或本制度規(guī)定，給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任。情節(jié)嚴重的，公司將予以辭退，并依法追究其法律責任