公司禮品宣傳品管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司禮品及宣傳品的管理，確保禮品和宣傳品的采購(gòu)、使用、發(fā)放等環(huán)節(jié)合理、規(guī)范、透明，有效提升公司形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，同時(shí)避免資源浪費(fèi)和不當(dāng)使用。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司。公司所有部門(mén)在涉及禮品贈(zèng)送、宣傳品制作與使用時(shí)均需遵循本制度。3.定義禮品：指公司為了維護(hù)客戶(hù)關(guān)系、答謝合作伙伴、激勵(lì)員工等目的而購(gòu)買(mǎi)或定制的具有一定價(jià)值的物品，包括但不限于商務(wù)禮品、節(jié)日禮品、促銷(xiāo)禮品等。宣傳品：指公司用于推廣品牌形象、宣傳業(yè)務(wù)產(chǎn)品、傳播企業(yè)文化等的各類(lèi)物品，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁(yè)、禮品袋、紀(jì)念品等。二、禮品管理1.禮品預(yù)算管理年度預(yù)算編制每年年末，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)開(kāi)展計(jì)劃，預(yù)估禮品需求，填寫(xiě)《禮品需求預(yù)算表》，詳細(xì)說(shuō)明禮品用途、預(yù)計(jì)數(shù)量、預(yù)算金額等信息，提交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)匯總各部門(mén)預(yù)算后，結(jié)合公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和市場(chǎng)情況，編制公司年度禮品預(yù)算草案，報(bào)公司管理層審批。預(yù)算調(diào)整如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要對(duì)禮品預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提前填寫(xiě)《禮品預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.禮品采購(gòu)管理采購(gòu)流程禮品采購(gòu)應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、比價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)布采購(gòu)需求信息，收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)，組織相關(guān)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，確定最終供應(yīng)商。采購(gòu)合同應(yīng)明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，并嚴(yán)格按照合同執(zhí)行。供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或其他違規(guī)行為的供應(yīng)商，及時(shí)終止合作，并列入公司黑名單。3.禮品庫(kù)存管理庫(kù)存登記設(shè)立禮品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的入庫(kù)時(shí)間、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、去向等信息。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存禮品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)每月末，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行一次全面的庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，并編制《禮品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，填寫(xiě)《禮品庫(kù)存差異處理申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行調(diào)整。4.禮品發(fā)放管理發(fā)放原則禮品發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的對(duì)象、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行，確保公平、公正、透明。嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大發(fā)放范圍或提高發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)放流程各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《禮品發(fā)放申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明發(fā)放對(duì)象、禮品名稱(chēng)、數(shù)量、發(fā)放原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、人力資源部門(mén)審核、公司管理層批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取禮品。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表發(fā)放禮品，并做好發(fā)放記錄。5.禮品使用監(jiān)督內(nèi)部監(jiān)督人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)禮品的采購(gòu)、庫(kù)存、發(fā)放等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)禮品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)整改。審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)禮品管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查禮品預(yù)算執(zhí)行情況、采購(gòu)流程合規(guī)性、發(fā)放記錄真實(shí)性等，確保禮品管理規(guī)范、有效。三、宣傳品管理1.宣傳品設(shè)計(jì)管理設(shè)計(jì)需求提出各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)推廣需要，填寫(xiě)《宣傳品設(shè)計(jì)需求表》，詳細(xì)說(shuō)明宣傳品的用途、主題、內(nèi)容要求、設(shè)計(jì)風(fēng)格、使用場(chǎng)景等信息，提交至市場(chǎng)部門(mén)。設(shè)計(jì)方案審核市場(chǎng)部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)計(jì)需求進(jìn)行評(píng)估，選擇合適的設(shè)計(jì)公司或設(shè)計(jì)師進(jìn)行設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)公司或設(shè)計(jì)師應(yīng)根據(jù)需求表提供設(shè)計(jì)初稿，市場(chǎng)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)初稿進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。設(shè)計(jì)公司或設(shè)計(jì)師根據(jù)修改意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，直至設(shè)計(jì)方案通過(guò)審核。設(shè)計(jì)定稿設(shè)計(jì)方案通過(guò)審核后，市場(chǎng)部門(mén)填寫(xiě)《宣傳品設(shè)計(jì)定稿表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、公司管理層批準(zhǔn)后，作為宣傳品制作的依據(jù)。2.宣傳品制作管理制作流程市場(chǎng)部門(mén)根據(jù)設(shè)計(jì)定稿，選擇合適的制作供應(yīng)商，簽訂制作合同，明確制作內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。制作供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求進(jìn)行制作，市場(chǎng)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)制作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制作質(zhì)量符合要求。制作驗(yàn)收宣傳品制作完成后，市場(chǎng)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)制作質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，填寫(xiě)《宣傳品制作驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，及時(shí)通知制作供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。3.宣傳品庫(kù)存管理庫(kù)存登記設(shè)立宣傳品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄宣傳品的入庫(kù)時(shí)間、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、去向等信息。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存宣傳品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)每月末，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行一次全面的庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，并編制《宣傳品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，填寫(xiě)《宣傳品庫(kù)存差異處理申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行調(diào)整。4.宣傳品發(fā)放管理發(fā)放原則宣傳品發(fā)放應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)推廣計(jì)劃和實(shí)際需求進(jìn)行，確保宣傳品發(fā)放到目標(biāo)客戶(hù)手中，提高宣傳效果。發(fā)放流程各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《宣傳品發(fā)放申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明發(fā)放對(duì)象、宣傳品名稱(chēng)、數(shù)量、發(fā)放原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、市場(chǎng)部門(mén)審核、公司管理層批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取宣傳品。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表發(fā)放宣傳品，并做好發(fā)放記錄。5.宣傳品使用監(jiān)督內(nèi)部監(jiān)督市場(chǎng)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)宣傳品的設(shè)計(jì)、制作、庫(kù)存、發(fā)放等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)宣傳品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)整改。審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)宣傳品管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查宣傳品預(yù)算執(zhí)行情況、設(shè)計(jì)制作流程合規(guī)性、發(fā)放記錄真實(shí)性等，確保宣傳品管理規(guī)范、有效。四、禮品及宣傳品的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.報(bào)銷(xiāo)憑證要求禮品及宣傳品采購(gòu)、制作等費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)放記錄等相關(guān)憑證。發(fā)票應(yīng)注明商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息，且與采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等內(nèi)容一致。2.報(bào)銷(xiāo)流程費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)人按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度的要求，填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，附上相關(guān)憑證，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司管理層批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)予以退回。五、違規(guī)處理1.對(duì)違反本制度規(guī)定，擅自采購(gòu)、發(fā)放禮品或宣傳品，或超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)使用禮品和宣傳品的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金等處罰。2.因禮品和宣傳品管理不善，給公司造成經(jīng)