學(xué)校辦公室規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校辦公室管理，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.堅(jiān)持高效、準(zhǔn)確、及時的工作原則，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3.實(shí)行崗位責(zé)任制，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。4.注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)學(xué)校各部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作的順利銜接。3.負(fù)責(zé)學(xué)校重要文件、會議紀(jì)要的起草、審核和印發(fā)工作。4.組織安排學(xué)校的各類會議、活動，做好會議記錄和活動總結(jié)。5.負(fù)責(zé)學(xué)校的對外聯(lián)絡(luò)工作，接待來訪客人，處理來信來訪。6.管理辦公室的辦公用品、設(shè)備等物資，做好采購、保管和維護(hù)工作。7.對辦公室工作人員進(jìn)行考核、培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高工作能力和業(yè)務(wù)水平。（二）行政秘書職責(zé)1.協(xié)助辦公室主任做好日常行政管理工作，處理一般性事務(wù)。2.負(fù)責(zé)學(xué)校文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作。3.安排學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的日常工作行程，做好行程提醒和協(xié)調(diào)工作。4.協(xié)助組織學(xué)校的各類會議，準(zhǔn)備會議資料，做好會議服務(wù)工作。5.負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理和使用，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行蓋章。6.完成辦公室主任交辦的其他臨時性工作任務(wù)。（三）文書檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校文書檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整和安全。2.按照檔案管理的規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系。3.做好檔案的借閱、查閱登記工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.參與學(xué)校檔案信息化建設(shè)，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)工作。（四）信息管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校信息系統(tǒng)的管理和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.收集、整理、發(fā)布學(xué)校的各類信息，及時更新學(xué)校網(wǎng)站內(nèi)容。3.負(fù)責(zé)學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用，指導(dǎo)教職工正確使用辦公軟件。4.做好學(xué)校信息安全管理工作，防范信息泄露和網(wǎng)絡(luò)安全事故。5.參與學(xué)校信息化建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃和實(shí)施，提出合理化建議。（五）后勤保障員職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公室的環(huán)境衛(wèi)生和安全保衛(wèi)工作，營造良好的工作環(huán)境。2.做好辦公室的水電、門窗等設(shè)施設(shè)備的日常檢查和維護(hù)工作，及時排除故障。3.負(fù)責(zé)辦公室辦公用品的采購、發(fā)放和管理工作，確保辦公用品的正常供應(yīng)。4.協(xié)助做好學(xué)校會議、活動的后勤保障工作，如場地布置、餐飲安排等。5.完成辦公室主任交辦的其他后勤保障工作任務(wù)。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文學(xué)校收發(fā)室收到文件后，進(jìn)行初步登記，注明文件的來源、份數(shù)、日期等信息。將文件及時送至辦公室行政秘書，行政秘書進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《文件收文登記表》。行政秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，報(bào)辦公室主任審批。辦公室主任根據(jù)擬辦意見，批示文件的傳閱范圍和處理要求。行政秘書按照批示意見，將文件傳閱給相關(guān)部門和人員，并做好傳閱記錄。相關(guān)部門和人員對文件進(jìn)行處理后，將文件退回辦公室，行政秘書進(jìn)行歸檔保存。2.發(fā)文學(xué)校各部門需要發(fā)文時，填寫《文件發(fā)文審批表》，注明發(fā)文事由、主送單位、抄送單位、文件內(nèi)容等信息。將《文件發(fā)文審批表》連同文件初稿一并報(bào)辦公室主任審核。辦公室主任對文件內(nèi)容、格式、文種等進(jìn)行審核，提出修改意見，審核通過后簽字批準(zhǔn)。行政秘書根據(jù)審批意見，對文件進(jìn)行修改、排版、校對，確保文件質(zhì)量。文件排版完成后，交由辦公室主任簽發(fā)。行政秘書按照簽發(fā)意見，進(jìn)行編號、打印、蓋章，并將文件分發(fā)至主送單位和抄送單位。行政秘書將發(fā)文的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括《文件發(fā)文審批表》、文件初稿、修改稿、簽發(fā)稿、打印件等。（二）會議管理流程1.會議籌備學(xué)校各部門需要召開會議時，提前填寫《會議申請表》，注明會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、會議目的等信息。將《會議申請表》報(bào)辦公室主任審批。辦公室主任根據(jù)工作安排和實(shí)際情況，對會議申請進(jìn)行審批，同意后安排行政秘書進(jìn)行會議籌備工作。行政秘書根據(jù)會議要求，準(zhǔn)備會議資料，如會議通知、議程安排、匯報(bào)材料、發(fā)言稿等。行政秘書負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂和布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、茶水供應(yīng)等。行政秘書提前通知參會人員會議的時間、地點(diǎn)、議程等信息，并做好參會人員的簽到工作。2.會議組織會議開始前，行政秘書再次檢查會議準(zhǔn)備情況，確保會議能夠順利進(jìn)行。會議期間，行政秘書做好會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。辦公室主任或指定人員負(fù)責(zé)主持會議，引導(dǎo)會議按照議程進(jìn)行，確保會議秩序和效率。參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，遵守會議紀(jì)律，不得隨意遲到、早退、缺席。3.會議結(jié)束會議結(jié)束后，行政秘書及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要經(jīng)辦公室主任審核后，印發(fā)給參會人員和相關(guān)部門。行政秘書負(fù)責(zé)清理會議場地，歸還借用的設(shè)備和物品。對會議決議事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)，及時反饋執(zhí)行情況。（三）檔案管理流程1.檔案收集學(xué)校各部門在工作中形成的文件、資料、記錄等，應(yīng)定期整理后移交辦公室文書檔案員。文書檔案員對移交的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對于不符合要求的檔案，文書檔案員及時與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或完善相關(guān)材料。2.檔案整理文書檔案員按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，建立檔案檢索體系。將檔案材料按照順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.檔案歸檔文書檔案員將整理好的檔案按照歸檔要求，及時歸入相應(yīng)的檔案類目。在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。對歸檔后的檔案進(jìn)行定期清查和盤點(diǎn)，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確無誤。4.檔案借閱學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、日期、用途等信息。將《檔案借閱申請表》報(bào)辦公室主任審批。辦公室主任根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，同意后簽字批準(zhǔn)。文書檔案員按照審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記薄》，注明借閱人姓名、單位、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。文書檔案員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。5.檔案查閱外單位人員查閱學(xué)校檔案時，需持有單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的等信息。將單位介紹信和查閱申請報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，辦公室主任安排文書檔案員陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員只能查閱審批范圍內(nèi)的檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。查閱結(jié)束后，文書檔案員對查閱情況進(jìn)行登記，歸還檔案，并將查閱記錄整理歸檔。（四）信息管理流程1.信息收集信息管理員通過多種渠道收集學(xué)校的各類信息，包括學(xué)校網(wǎng)站、微信公眾號、新聞媒體、各部門工作動態(tài)等。鼓勵學(xué)校教職工積極提供信息線索，及時反饋工作中的亮點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和問題。信息管理員對收集到的信息進(jìn)行篩選、整理，提取有價(jià)值的信息內(nèi)容。2.信息編輯信息管理員根據(jù)信息內(nèi)容和學(xué)校宣傳要求，對信息進(jìn)行編輯加工。確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔、生動，語言表達(dá)規(guī)范，符合學(xué)校的宣傳風(fēng)格。對信息進(jìn)行排版，插入相關(guān)的圖片、圖表等，增強(qiáng)信息的可讀性和吸引力。3.信息發(fā)布信息管理員將編輯好的信息提交給辦公室主任審核。辦公室主任對信息內(nèi)容進(jìn)行審核，確保信息符合學(xué)校的宣傳口徑和工作要求。審核通過后，信息管理員按照規(guī)定的流程和時間，將信息發(fā)布到學(xué)校網(wǎng)站、微信公眾號等平臺上。定期對發(fā)布的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解信息的傳播效果和受眾反饋。4.信息安全管理信息管理員負(fù)責(zé)學(xué)校信息系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。定期對學(xué)校信息系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。加強(qiáng)對學(xué)校信息數(shù)據(jù)的備份管理，定期備份重要數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格控制信息的訪問權(quán)限，對涉及學(xué)校機(jī)密的信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對信息安全突發(fā)事件的能力。四、工作紀(jì)律（一）遵守工作時間辦公室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校規(guī)定的工作時間，按時上下班，不得遲到、早退。如有特殊情況需要請假，應(yīng)按照學(xué)校的請假制度辦理請假手續(xù)。（二）堅(jiān)守工作崗位工作時間內(nèi)，辦公室工作人員應(yīng)堅(jiān)守崗位，不得擅自離崗、串崗。如有緊急事務(wù)需要處理，應(yīng)向辦公室主任請假，并安排好工作交接。（三）嚴(yán)格遵守保密制度辦公室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校的保密制度，保守學(xué)校的機(jī)密信息。不得將學(xué)校的文件、資料、數(shù)據(jù)等泄露給無關(guān)人員，不得在私人場合談?wù)搶W(xué)校的機(jī)密事項(xiàng)。（四）保持良好的工作態(tài)度辦公室工作人員應(yīng)保持良好的工作態(tài)度，熱情、耐心、細(xì)致地為師生服務(wù)。不得推諉、扯皮，不得對師生態(tài)度生硬、冷漠。（五）遵守廉潔自律規(guī)定辦公室工作人員應(yīng)遵守廉潔自律規(guī)定，不得利用職務(wù)之便謀取私利。不得接受服務(wù)對象的禮品、禮金、宴請等，不得從事與學(xué)校利益相沖突的經(jīng)營活動。五、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等方面。2.工作態(tài)度：包括責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神等方面。3.工作能力：包括業(yè)務(wù)水平、溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力等方面。4.遵守紀(jì)律：包括遵守工作紀(jì)律、保密制度、廉潔自律規(guī)定等方面。（二）考核方式1.定期考核：每學(xué)期末進(jìn)行一次定期考核，由辦公室主任組織實(shí)施。2.日?？己耍恨k公室主任對辦公室工作人員的日常工作表現(xiàn)進(jìn)行不定期檢查和評價(jià)。3.民主測評：組織辦公室全體工作人員進(jìn)行民主測評，對每位工作人員的工作情況進(jìn)行評價(jià)。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.考核結(jié)果作為工作人員績效工資發(fā)放、崗位晉升、評先評優(yōu)的重要依據(jù)。2.對于考核優(yōu)秀的工作人員，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎金等。3.對于考核不合格的工作人員，進(jìn)行誡勉談話，提出整改意見。如連續(xù)兩次考核不合格，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（四）獎勵措施1.對工作表現(xiàn)突出、為學(xué)校做出重要貢獻(xiàn)的辦公室工作人員，給予表彰和獎勵。2.設(shè)立專項(xiàng)獎勵基金，對在信息宣傳、檔案管理、行政服務(wù)等工作中取得優(yōu)異成績的工作人員進(jìn)行獎勵。3.優(yōu)先推薦表現(xiàn)優(yōu)秀的辦公室工作人員