員工手冊(cè)中合同管理制度一、總則1.目的本合同管理制度旨在規(guī)范公司各類合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常經(jīng)營秩序，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、技術(shù)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方的合法權(quán)益。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，對(duì)合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行審核。參與重大合同的談判、起草和簽訂工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。定期對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提出防范措施和建議。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、起草和初步審核工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。配合法務(wù)部門進(jìn)行合同糾紛的處理，提供相關(guān)證據(jù)和資料。定期對(duì)本部門簽訂的合同進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保公司財(cái)務(wù)利益不受損害。參與合同的付款審批工作，按照合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)。對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，定期核對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋。4.行政部門負(fù)責(zé)合同的編號(hào)、歸檔和保管工作，建立合同管理臺(tái)賬，確保合同資料的完整性和安全性。協(xié)助業(yè)務(wù)部門辦理合同簽訂所需的印章使用手續(xù)，嚴(yán)格按照印章管理制度進(jìn)行印章管理。負(fù)責(zé)合同履行過程中相關(guān)文件和資料的傳遞和歸檔工作，確保合同履行過程的可追溯性。三、合同簽訂流程1.合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)，填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)的業(yè)務(wù)資料和文件。2.初步審核業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、條款是否清晰明確、風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。審核通過后，簽署意見并提交給法務(wù)部門。3.合法性審查法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。審查通過后，簽署法律意見并提交給財(cái)務(wù)部門。4.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等是否符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。審核通過后，簽署意見并提交給分管領(lǐng)導(dǎo)。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同進(jìn)行全面審批，重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要、風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。審批通過后，簽署意見并提交給總經(jīng)理。6.總經(jīng)理審批總經(jīng)理對(duì)重大合同進(jìn)行最終審批，審批通過后，簽署意見并確定合同簽訂的最終方案。7.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保合同文本與審批通過的內(nèi)容一致，并按照公司印章管理制度辦理印章使用手續(xù)。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同原件交行政部門進(jìn)行編號(hào)、歸檔和保管。四、合同履行管理1.履行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，并將履行計(jì)劃提交給相關(guān)部門和人員。2.履行跟蹤與監(jiān)督業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期跟蹤合同履行情況，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)，應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行過程中的各項(xiàng)信息，包括合同執(zhí)行情況、付款情況、交付情況等。3.變更管理合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂前，應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。4.解除與終止管理合同履行過程中，如因法定或約定事由需要解除或終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的解除或終止協(xié)議。解除或終止協(xié)議簽訂前，應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。同時(shí)，應(yīng)做好合同解除或終止后的相關(guān)工作，如清理債權(quán)債務(wù)、辦理交接手續(xù)等。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)警業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和處理。2.糾紛處理流程法務(wù)部門接到合同糾紛報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)介入，了解糾紛情況，收集相關(guān)證據(jù)，并與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商。如協(xié)商不成，法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定糾紛處理方案，并代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門，提供相關(guān)證據(jù)和資料，協(xié)助法務(wù)部門做好糾紛處理工作。3.糾紛總結(jié)與改進(jìn)合同糾紛處理完畢后，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)和分析，查找糾紛產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)措施和建議，避免類似糾紛的再次發(fā)生。六、合同檔案管理1.檔案收集行政部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，在合同簽訂后，及時(shí)收集合同原件及相關(guān)附件、審批文件等資料，并進(jìn)行整理和歸檔。2.檔案整理行政部門應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號(hào)，建立合同管理臺(tái)賬，確保合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案保管行政部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管。合同檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放，確保檔案的安全和保密。4.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》或《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到行政部門辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失合同檔案。七、合同印章管理1.印章種類公司合同印章分為公司公章、合同專用章、法定代表人章等。2.印章使用范圍公司公章用于公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、文件等。合同專用章用于公司簽訂的各類合同。法定代表人章用于公司法定代表人在合同上的簽字。3.印章使用流程業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)的業(yè)務(wù)資料和文件。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，簽署意見并提交給法務(wù)部門。法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行合法性審查，審查通過后，簽署法律意見并提交給分管領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同進(jìn)行全面審批，審批通過后，簽署意見并提交給總經(jīng)理?？偨?jīng)理對(duì)重大合同進(jìn)行最終審批，審批通過后，簽署意見并確定合同簽訂的最終方案。合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門持《印章使用申請(qǐng)表》及合同文本到行政部門辦理印章使用手續(xù)。行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照印章管理制度進(jìn)行印章使用登記，確保印章使用的安全性和可追溯性。4.印章保管與監(jiān)督行政部門負(fù)責(zé)合同印章的保管工作，應(yīng)設(shè)立專門的印章保管柜，配備必要的安全設(shè)施，確保印章的安全和保密。印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自使用印章。印章使用時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批和登記，不得違規(guī)操作。