專項物資配送管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司專項物資的配送管理工作，確保專項物資能夠及時、準(zhǔn)確、安全地送達(dá)指定地點，滿足公司業(yè)務(wù)運營和項目實施的需求，提高物資配送效率，降低配送成本，保障公司各項工作的順利進(jìn)行。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及專項物資配送的所有部門、人員以及相關(guān)合作供應(yīng)商。專項物資是指因特定業(yè)務(wù)需求、項目任務(wù)等專門調(diào)配的物資，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、原材料、辦公用品、項目專用材料等。（三）基本原則1.及時性原則確保專項物資在規(guī)定時間內(nèi)送達(dá)目的地，不影響公司業(yè)務(wù)的正常開展和項目的進(jìn)度要求。2.準(zhǔn)確性原則物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息必須準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)格按照配送清單進(jìn)行配送，避免因物資錯誤導(dǎo)致的工作延誤或損失。3.安全性原則在配送過程中，要采取必要的防護(hù)措施，確保物資不受損壞、丟失，保障物資安全運輸。4.成本效益原則在保證物資配送質(zhì)量和效率的前提下，合理規(guī)劃配送路線，優(yōu)化配送方案，降低配送成本，提高公司整體經(jīng)濟(jì)效益。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)或項目需求，提前提交專項物資需求申請，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。2.負(fù)責(zé)與物資配送相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時提供必要的協(xié)助和信息支持，確保物資配送工作順利進(jìn)行。3.在物資送達(dá)后，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與配送部門或供應(yīng)商溝通解決，并做好相關(guān)記錄。（二）采購部門1.根據(jù)需求部門提交的物資需求申請，負(fù)責(zé)專項物資的采購工作，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.跟蹤采購物資的生產(chǎn)進(jìn)度和到貨情況，及時協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決采購過程中出現(xiàn)的問題，保障物資供應(yīng)的連續(xù)性。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通物資配送相關(guān)事宜，明確配送要求、時間、地點等信息，并將相關(guān)信息及時傳遞給物資配送部門。（三）物資配送部門1.根據(jù)采購部門提供的物資信息和配送要求，制定詳細(xì)的物資配送計劃，包括配送路線、運輸方式、配送時間等。2.負(fù)責(zé)組織實施物資的配送工作，安排專業(yè)的配送人員和運輸車輛，確保物資安全、及時送達(dá)指定地點。3.在配送過程中，對物資的運輸情況進(jìn)行實時跟蹤，如遇突發(fā)情況及時采取應(yīng)急措施，并向相關(guān)部門報告。4.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商、需求部門等相關(guān)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時反饋物資配送過程中的問題和進(jìn)展情況，確保信息暢通。5.定期對物資配送工作進(jìn)行總結(jié)分析，不斷優(yōu)化配送流程和方案，提高配送效率和服務(wù)質(zhì)量。（四）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)專項物資的入庫管理工作，對采購到貨的物資進(jìn)行驗收、清點、入庫登記等操作，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格，并做好庫存管理。2.根據(jù)物資配送部門的配送計劃，及時準(zhǔn)備好待配送的物資，確保物資包裝完好、標(biāo)識清晰，并按照要求進(jìn)行裝車發(fā)貨。3.協(xié)助物資配送部門做好物資的裝卸、搬運等工作，保障物資配送過程的順暢進(jìn)行。4.負(fù)責(zé)倉庫物資的盤點和清查工作，定期核對庫存物資數(shù)量與賬目是否一致，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存異常情況。（五）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)專項物資配送費用的核算和報銷工作，根據(jù)相關(guān)規(guī)定審核配送費用的合理性和合規(guī)性。2.對物資采購成本、配送成本等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司成本控制和決策提供數(shù)據(jù)支持。3.協(xié)助其他部門做好與物資配送相關(guān)的財務(wù)預(yù)算和成本控制工作，確保公司資金的合理使用。三、專項物資需求申請與審批（一）需求申請1.需求部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)或項目的實際需求，在需要專項物資前[X]個工作日填寫《專項物資需求申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間、需求緊急程度等詳細(xì)信息。2.對于緊急需求的專項物資，需求部門應(yīng)在申請表中注明“緊急”字樣，并簡要說明緊急原因，以便相關(guān)部門優(yōu)先處理。3.申請表由需求部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至采購部門。（二）需求審批1.采購部門收到申請表后，應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、采購難度、庫存情況等進(jìn)行初步審核。對于常規(guī)物資且?guī)齑娉渥愕?，采購部門可直接安排倉庫發(fā)貨；對于需采購的物資，采購部門應(yīng)按照公司采購審批流程進(jìn)行審批。2.采購審批流程按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，根據(jù)物資金額大小劃分不同的審批層級。一般物資采購金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額超過[X]元的，還需經(jīng)過總經(jīng)理審批。3.審批通過后，采購部門應(yīng)及時將審批結(jié)果反饋給需求部門，并按照采購合同約定的時間和要求組織物資采購工作。四、專項物資采購管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，根據(jù)物資的種類、質(zhì)量要求、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等因素，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估和選擇。2.對于首次合作的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資料，并進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和供應(yīng)能力。3.在選擇供應(yīng)商時，采購部門應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式確定最優(yōu)供應(yīng)商，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）采購合同簽訂1.采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款，確保合同內(nèi)容具體、明確、合法有效。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。3.經(jīng)法務(wù)部門審核通過后的采購合同，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字后，加蓋公司合同專用章，并正式與供應(yīng)商簽訂。（三）采購進(jìn)度跟蹤1.采購部門應(yīng)建立采購進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通物資的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息，及時掌握采購工作的進(jìn)展情況。2.對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問題、交貨期變更等，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并采取相應(yīng)的措施確保物資按時供應(yīng)。3.采購部門應(yīng)將采購進(jìn)度情況及時反饋給需求部門、物資配送部門等相關(guān)方，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。五、專項物資配送計劃（一）配送計劃制定1.物資配送部門在收到采購部門提供的物資到貨信息后，應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、數(shù)量、到貨時間、需求部門的使用時間和地點等因素，制定詳細(xì)的物資配送計劃。2.配送計劃應(yīng)包括配送日期、配送路線、運輸方式、運輸車輛安排、配送人員安排、預(yù)計到達(dá)時間等內(nèi)容，并明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和時間節(jié)點。3.對于緊急配送的物資，物資配送部門應(yīng)在收到通知后[X]小時內(nèi)制定配送計劃，并優(yōu)先安排配送工作，確保物資及時送達(dá)。（二）配送計劃審批1.配送計劃制定完成后，物資配送部門應(yīng)將其提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求、資源狀況、成本控制等因素對配送計劃進(jìn)行審核，確保計劃的合理性和可行性。2.審核通過后的配送計劃由物資配送部門組織實施。如遇特殊情況需要調(diào)整配送計劃，物資配送部門應(yīng)提前向相關(guān)部門報告，并說明調(diào)整原因和調(diào)整后的計劃安排，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施。六、專項物資配送實施（一）物資出庫1.倉庫管理部門根據(jù)物資配送部門的配送計劃，提前做好物資的出庫準(zhǔn)備工作。對準(zhǔn)備出庫的物資進(jìn)行再次核對，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、包裝完好。2.倉庫管理部門按照物資配送清單，組織人員進(jìn)行物資的裝卸、搬運工作，將物資搬運至指定的運輸車輛上，并辦理物資出庫手續(xù)，填寫《物資出庫單》。3.《物資出庫單》應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、出庫時間、運輸車輛牌號、配送目的地等信息，由倉庫管理員、配送人員簽字確認(rèn)后生效。（二）物資運輸1.物資配送人員負(fù)責(zé)駕駛運輸車輛將專項物資安全、及時送達(dá)指定地點。在運輸過程中，配送人員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。2.配送人員應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，防止物資在運輸過程中受到損壞、丟失。對于易損、易碎、易燃、易爆等特殊物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門的運輸和保管。3.配送人員應(yīng)實時跟蹤物資的運輸情況，通過車載定位系統(tǒng)、電話等方式及時向物資配送部門報告物資的運輸進(jìn)度和預(yù)計到達(dá)時間。如遇突發(fā)情況，如交通事故、道路封鎖等，配送人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時向物資配送部門和相關(guān)部門報告。（三）物資送達(dá)與驗收1.物資運輸?shù)竭_(dá)目的地后，配送人員應(yīng)及時通知需求部門進(jìn)行驗收。需求部門應(yīng)按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進(jìn)行認(rèn)真驗收。2.如驗收合格，需求部門應(yīng)在《物資驗收單》上簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題、規(guī)格型號不符等情況，需求部門應(yīng)及時與配送人員或供應(yīng)商聯(lián)系，并在《物資驗收單》上注明問題情況。3.配送人員應(yīng)將《物資驗收單》帶回物資配送部門存檔，并將物資驗收情況及時反饋給采購部門和倉庫管理部門。對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)按照合同約定與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。七、專項物資配送費用管理（一）費用預(yù)算1.財務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和物資配送需求，會同采購部門、物資配送部門等相關(guān)部門，編制專項物資配送費用年度預(yù)算。2.專項物資配送費用預(yù)算應(yīng)包括運輸費用、裝卸搬運費用、倉儲費用、保險費用、通訊費用等各項費用明細(xì)，并根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和市場行情進(jìn)行合理估算。3.費用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為公司專項物資配送費用控制的依據(jù)。（二）費用核算與報銷1.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對專項物資配送費用進(jìn)行核算和報銷。配送費用報銷時，應(yīng)提供有效的發(fā)票、運輸清單、驗收單、合同等相關(guān)憑證，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.對于運輸費用，應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生的運輸里程、運輸方式等按照合同約定的價格進(jìn)行核算；對于裝卸搬運費用、倉儲費用等，應(yīng)根據(jù)實際工作量和收費標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核算。3.財務(wù)部門定期對專項物資配送費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，對比預(yù)算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)費用控制中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。八、信息溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.建立專項物資配送工作內(nèi)部溝通機(jī)制，加強(qiáng)需求部門、采購部門、物資配送部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等之間的信息交流與協(xié)作。2.定期召開專項物資配送工作協(xié)調(diào)會議，由物資配送部門牽頭組織，各相關(guān)部門參加，會議主要通報物資配送工作進(jìn)展情況、存在的問題以及下一步工作計劃，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的矛盾和困難。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與其他部門的信息溝通工作，及時傳遞物資需求、采購進(jìn)度、配送計劃、驗收情況等相關(guān)信息，確保工作銜接順暢。（二）與供應(yīng)商溝通1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、交貨期等信息，確保采購合同的順利履行。2.在物資配送過程中，物資配送部門如發(fā)現(xiàn)與供應(yīng)商溝通不暢或出現(xiàn)問題影響配送工作時，應(yīng)及時反饋給采購部門，由采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。3.對于供應(yīng)商的反饋信息和問題，采購部門應(yīng)及時整理并傳遞給相關(guān)部門，以便各部門及時做出響應(yīng)和處理。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立專項物資配送工作監(jiān)督機(jī)制，對物資配送的全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度和工作流程得到有效執(zhí)行。2.審計部門定期對專項物資配送工作進(jìn)行審計，重點檢查物資采購、配送費用、驗收等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和合理性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司設(shè)立專項物資配送工作投訴舉報渠道，接受公司內(nèi)部員工和外部相關(guān)方的監(jiān)督舉報。對于舉報信息，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，對違規(guī)行為嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果及時反饋給舉報人。（二）考核辦法1.制定專項物資配送工作考核辦法，對需求部門、采購部門、物資配送部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門在物資配送工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括物資配送及時性、準(zhǔn)確性、安全性、成本控