會議服務(wù)接待管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議服務(wù)接待工作，提高會議服務(wù)質(zhì)量和接待水平，樹立公司良好形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議以及對外商務(wù)活動、重要客戶來訪等接待工作。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情友好的態(tài)度對待參會人員和來訪客人，提供全方位、個(gè)性化的服務(wù)，滿足其合理需求。2.規(guī)范有序原則：各項(xiàng)接待工作按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保接待工作有條不紊，高效順暢。3.節(jié)儉務(wù)實(shí)原則：在保證接待質(zhì)量的前提下，合理控制接待費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)，注重實(shí)際效果。4.安全保密原則：確保參會人員和來訪客人的人身安全以及會議、商務(wù)活動涉及的信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、會議服務(wù)接待組織與職責(zé)（一）組織架構(gòu)成立會議服務(wù)接待工作小組，由公司人事總監(jiān)擔(dān)任組長，行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，成員包括行政、財(cái)務(wù)、后勤等相關(guān)部門人員。工作小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司會議服務(wù)接待工作。（二）職責(zé)分工1.人事總監(jiān)全面負(fù)責(zé)會議服務(wù)接待工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。審核重要會議和重大接待活動的方案及預(yù)算。2.行政部門負(fù)責(zé)人制定會議服務(wù)接待工作的具體計(jì)劃和流程。組織實(shí)施會議服務(wù)接待工作，安排人員分工，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。與參會人員和來訪客人進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解需求并反饋處理情況。3.行政人員負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂、布置和清理。安排會議設(shè)備的調(diào)試和維護(hù)，確保正常使用。協(xié)助準(zhǔn)備會議資料、文具等物品。負(fù)責(zé)接待期間的車輛調(diào)度、餐飲安排等后勤保障工作。4.財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會議服務(wù)接待費(fèi)用的預(yù)算編制、審核和報(bào)銷。對費(fèi)用支出進(jìn)行監(jiān)控，確保費(fèi)用合理使用。5.后勤人員負(fù)責(zé)會議場地和接待區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作。提供茶水、飲料等服務(wù)，保障接待期間的物資供應(yīng)。協(xié)助做好參會人員和來訪客人的住宿安排及相關(guān)服務(wù)。三、會議服務(wù)流程（一）會前準(zhǔn)備1.會議需求溝通接到會議通知后，行政部門及時(shí)與會議組織者溝通，了解會議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人數(shù)、會議議程、特殊要求等信息。對于重要會議或大型活動，提前與相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，明確各部門職責(zé)和工作重點(diǎn)。2.場地預(yù)訂與布置根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地。場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，音響、投影儀等設(shè)備齊全，桌椅擺放整齊。按照會議主題和風(fēng)格進(jìn)行場地布置，如懸掛橫幅、擺放鮮花、設(shè)置指示牌等。提前檢查場地的水電、空調(diào)等設(shè)施是否正常運(yùn)行。3.設(shè)備調(diào)試與資料準(zhǔn)備安排技術(shù)人員對會議所需的音響、投影儀、麥克風(fēng)、電腦等設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備運(yùn)行正常，畫面清晰、聲音清晰。根據(jù)會議議程和內(nèi)容，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如會議文件、報(bào)告、發(fā)言稿、簽到表等。資料應(yīng)裝訂整齊、內(nèi)容準(zhǔn)確，并提前放置在會議桌上。4.人員分工與培訓(xùn)根據(jù)會議服務(wù)接待工作的需要，明確各崗位人員的職責(zé)和分工，確保各項(xiàng)工作有人負(fù)責(zé)。對參與會議服務(wù)接待的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉會議流程、服務(wù)規(guī)范和應(yīng)急處理措施，提高服務(wù)質(zhì)量和水平。5.餐飲與住宿安排（如有需要）根據(jù)參會人員的數(shù)量和飲食習(xí)慣，合理安排餐飲。如需提供午餐或晚餐，應(yīng)提前與餐廳溝通，確定菜單和用餐時(shí)間。對于外地參會人員或來訪客人，如需安排住宿，應(yīng)提前預(yù)訂合適的酒店，并與酒店溝通好入住時(shí)間、退房時(shí)間、房間數(shù)量、房型等信息。（二）會中服務(wù)1.簽到與引導(dǎo)在會議入口處設(shè)置簽到處，安排專人負(fù)責(zé)簽到工作。引導(dǎo)參會人員簽到，并發(fā)放會議資料和胸牌。對于重要嘉賓或領(lǐng)導(dǎo)，安排專人在入口處迎接，并引導(dǎo)至指定座位就座。2.茶水與飲品服務(wù)在會議期間，后勤人員定時(shí)為參會人員提供茶水、咖啡、飲料等飲品服務(wù)。服務(wù)過程中要注意動作輕緩，避免打擾會議進(jìn)行。及時(shí)清理桌面垃圾，保持會議環(huán)境整潔。3.設(shè)備保障安排技術(shù)人員在會議現(xiàn)場值班，隨時(shí)處理設(shè)備故障。如遇突發(fā)設(shè)備問題，應(yīng)盡快采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換備用設(shè)備，確保會議正常進(jìn)行。4.會議記錄與攝影攝像（如有需要）根據(jù)會議要求，安排專人負(fù)責(zé)會議記錄。記錄會議內(nèi)容、討論要點(diǎn)、決議等信息，確保記錄準(zhǔn)確、完整。如需進(jìn)行攝影攝像，應(yīng)提前與參會人員溝通，征得同意后進(jìn)行拍攝。拍攝過程中要注意避免影響會議秩序，拍攝結(jié)束后及時(shí)整理素材。5.應(yīng)急處理制定會議應(yīng)急處理預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如火災(zāi)、地震、設(shè)備故障、人員突發(fā)疾病等。會議期間，工作人員要密切關(guān)注會議現(xiàn)場情況，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級報(bào)告。（三）會后清理1.場地清理會議結(jié)束后，后勤人員及時(shí)清理會議場地，收拾桌椅、清理垃圾、整理會議資料。檢查場地內(nèi)的設(shè)備設(shè)施是否完好，如有損壞及時(shí)報(bào)修。2.設(shè)備歸還與存放將會議期間借用的設(shè)備設(shè)施歸還至相關(guān)部門，并做好登記手續(xù)。對設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，存放至指定地點(diǎn)，妥善保管。3.費(fèi)用結(jié)算財(cái)務(wù)人員根據(jù)會議服務(wù)接待的實(shí)際情況，及時(shí)與相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。核對發(fā)票、賬單等憑證，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。對會議服務(wù)接待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為后續(xù)工作提供參考依據(jù)。四、接待工作流程（一）接待前期溝通1.信息收集接到接待任務(wù)后，行政部門及時(shí)與來訪客人的接待聯(lián)系人溝通，了解客人的基本信息，如姓名、性別、職務(wù)、人數(shù)、來訪目的、行程安排等。收集客人的特殊需求，如飲食禁忌、住宿要求、參觀考察地點(diǎn)等。2.接待方案制定根據(jù)客人的信息和需求，制定詳細(xì)的接待方案。接待方案應(yīng)包括接待時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排、活動行程、餐飲住宿安排、車輛調(diào)度等內(nèi)容。將接待方案提交給人事總監(jiān)審核，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。（二）接待準(zhǔn)備工作1.場地與車輛安排根據(jù)接待規(guī)格和客人數(shù)量，選擇合適的接待場地，如會議室、接待室、餐廳等。對場地進(jìn)行清潔、布置，確保環(huán)境整潔、舒適。根據(jù)客人的行程安排，提前預(yù)訂車輛，并與司機(jī)溝通好接送時(shí)間、地點(diǎn)和路線。確保車輛性能良好、車內(nèi)整潔衛(wèi)生。2.資料準(zhǔn)備準(zhǔn)備公司宣傳資料、產(chǎn)品資料、會議資料等相關(guān)資料，以便向客人介紹公司情況。根據(jù)客人的來訪目的，準(zhǔn)備針對性的匯報(bào)材料、演示文稿等，為客人提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的信息。3.禮品準(zhǔn)備（如有需要）根據(jù)接待規(guī)格和客人喜好，準(zhǔn)備合適的禮品。禮品應(yīng)體現(xiàn)公司特色和文化，具有一定的紀(jì)念意義。對禮品進(jìn)行包裝，確保外觀精美、得體。（三）接待實(shí)施1.迎接客人根據(jù)客人的抵達(dá)時(shí)間，安排專人前往機(jī)場、車站或約定地點(diǎn)迎接客人。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)，舉牌等候，以便客人識別。迎接客人時(shí)，主動與客人打招呼，自我介紹，表達(dá)歡迎之意，并協(xié)助客人提取行李。2.入住酒店（如有需要）將客人送至預(yù)訂的酒店，協(xié)助客人辦理入住手續(xù)。安排專人陪同客人前往房間，介紹房間設(shè)施和酒店服務(wù)項(xiàng)目。告知客人就餐時(shí)間、地點(diǎn)以及其他注意事項(xiàng)。3.會議與交流活動根據(jù)接待方案安排會議或交流活動，提前做好場地布置、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。在會議或交流活動期間，安排專人負(fù)責(zé)服務(wù)，提供茶水、咖啡、點(diǎn)心等飲品，確保會議順利進(jìn)行。安排相關(guān)人員與客人進(jìn)行交流溝通，解答客人疑問，介紹公司業(yè)務(wù)和發(fā)展情況。4.參觀考察（如有需要）根據(jù)客人的需求和公司實(shí)際情況，安排參觀考察活動。提前確定參觀路線和講解人員，準(zhǔn)備好相關(guān)的介紹資料。在參觀考察過程中，講解人員要詳細(xì)介紹公司的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)優(yōu)勢等，讓客人全面了解公司。注意客人的安全，提醒客人遵守公司的規(guī)章制度。5.餐飲安排根據(jù)客人的飲食習(xí)慣和接待規(guī)格，合理安排餐飲。選擇環(huán)境優(yōu)雅、菜品質(zhì)量高的餐廳，確保餐飲服務(wù)質(zhì)量。提前與餐廳溝通好菜單、用餐時(shí)間等細(xì)節(jié)，確保餐飲安排符合客人需求。在用餐過程中，安排專人負(fù)責(zé)服務(wù)，及時(shí)為客人添加茶水、更換餐具等。（四）送客安排1.確定送客時(shí)間和方式根據(jù)客人的行程安排，提前確定送客時(shí)間和方式。如客人乘坐飛機(jī)、火車等交通工具離開，要提前了解航班、車次信息，合理安排送客時(shí)間。2.送客服務(wù)在送客前，提醒客人檢查個(gè)人物品是否齊全。安排專人將客人送至機(jī)場、車站或約定地點(diǎn)。與客人道別時(shí)，再次表達(dá)歡迎之意和感謝之情，歡迎客人再次來訪。五、會議服務(wù)接待費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.財(cái)務(wù)人員根據(jù)會議服務(wù)接待的規(guī)模、規(guī)格、預(yù)計(jì)人數(shù)等因素，編制詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括場地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、住宿費(fèi)用、禮品費(fèi)用、交通費(fèi)用、人員勞務(wù)費(fèi)用等。2.預(yù)算編制應(yīng)遵循合理、節(jié)約的原則，充分考慮各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際需求，確保預(yù)算準(zhǔn)確、可靠。（二）費(fèi)用審批1.會議服務(wù)接待費(fèi)用預(yù)算經(jīng)人事總監(jiān)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可實(shí)施。2.對于超出預(yù)算的費(fèi)用支出，應(yīng)提前提交追加預(yù)算申請，說明原因和金額，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可列支。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.會議服務(wù)接待工作結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)整理費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定填寫報(bào)銷單。報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單、合同等相關(guān)資料，確保憑證真實(shí)、合法、有效。2.財(cái)務(wù)人員對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括費(fèi)用支出是否符合預(yù)算、報(bào)銷憑證是否齊全合規(guī)等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批報(bào)銷。3.費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和時(shí)間進(jìn)行，不得拖延或違規(guī)報(bào)銷。六、會議服務(wù)接待質(zhì)量監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立會議服務(wù)接待質(zhì)量監(jiān)督小組，由人事總監(jiān)擔(dān)任組長，成員包括行政部門負(fù)責(zé)人、參會人員代表、來訪客人代表等。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對會議服務(wù)接待工作進(jìn)行定期或不定期的檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組通過現(xiàn)場檢查、問卷調(diào)查、客戶反饋等方式，對會議服務(wù)接待的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)意見。（二）考核辦法1.制定會議服務(wù)接待工作考核標(biāo)準(zhǔn)，從服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、工作效率、費(fèi)用控制等方面對相關(guān)人員進(jìn)行考核。2.考核結(jié)果與個(gè)人績效掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎勵(lì)，對存在問題的人員進(jìn)行批評教育，并責(zé)令其限期整改。如因工作失誤給公司造成損失的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、保密規(guī)定（一）會議信息保密1.參與會議服務(wù)接待的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對會議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、決策信息等予以保密。未經(jīng)會議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向任何無關(guān)人員透露會議信息。