企業(yè)文件收納管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)企業(yè)文件收納管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)各部門(mén)、各崗位涉及的各類(lèi)文件收納管理工作。（三）文件定義本制度所指文件包括但不限于：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、報(bào)告、通知、合同協(xié)議、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)文件、人事檔案等各類(lèi)紙質(zhì)和電子文件。二、文件分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.行政類(lèi)文件：包括企業(yè)組織架構(gòu)、行政辦公制度、會(huì)議紀(jì)要、通知公告、行政事務(wù)處理文件等。2.人事類(lèi)文件：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)類(lèi)文件：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、資金管理、稅務(wù)文件等。4.業(yè)務(wù)類(lèi)文件：根據(jù)企業(yè)不同業(yè)務(wù)板塊劃分，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)文件、采購(gòu)業(yè)務(wù)文件、生產(chǎn)業(yè)務(wù)文件、研發(fā)業(yè)務(wù)文件等，涉及業(yè)務(wù)流程、項(xiàng)目文檔、客戶(hù)資料等。5.技術(shù)類(lèi)文件：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程、技術(shù)研發(fā)報(bào)告等。（二）文件編號(hào)1.為便于文件的識(shí)別與管理，對(duì)每類(lèi)文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：編號(hào)結(jié)構(gòu)：由字母和數(shù)字組成，共[X]位。首位字母：代表文件類(lèi)別，如“A”表示行政類(lèi)文件，“P”表示人事類(lèi)文件，“F”表示財(cái)務(wù)類(lèi)文件，“B”表示業(yè)務(wù)類(lèi)文件，“T”表示技術(shù)類(lèi)文件。中間數(shù)字：按照文件產(chǎn)生的年份和順序進(jìn)行編排，年份采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，順序號(hào)為當(dāng)年該類(lèi)文件產(chǎn)生的流水號(hào)。末位校驗(yàn)碼：采用數(shù)字09或字母AZ中的一個(gè)，通過(guò)特定算法計(jì)算得出，用于檢驗(yàn)編號(hào)的準(zhǔn)確性。2.示例：一份2023年產(chǎn)生的行政類(lèi)第5號(hào)文件，編號(hào)為“A2305X”，其中“X”為根據(jù)算法得出的校驗(yàn)碼。三、文件收納職責(zé)分工（一）部門(mén)文件管理員職責(zé)1.各部門(mén)指定專(zhuān)人擔(dān)任文件管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的收集、整理、初步分類(lèi)和臨時(shí)保管。2.及時(shí)將本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)存放，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，不得隨意丟棄或損毀文件。3.定期對(duì)本部門(mén)文件進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.根據(jù)公司文件管理要求，配合公司文件管理部門(mén)進(jìn)行文件的移交和歸檔工作。（二）公司文件管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)文件收納管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)一接收各部門(mén)移交的文件，進(jìn)行全面審核、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)等管理工作。3.建立企業(yè)文件總目錄和索引，方便文件的查詢(xún)和利用。4.定期對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行備份，確保文件的安全性和可恢復(fù)性。5.對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的文件進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，制定相應(yīng)的保密措施和審批流程。四、文件收集（一）日常文件收集1.各部門(mén)文件管理員應(yīng)在文件產(chǎn)生后及時(shí)進(jìn)行收集，確保文件不遺漏。對(duì)于重要文件，應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。2.文件收集范圍包括紙質(zhì)文件原件、電子文件及其備份介質(zhì)。電子文件應(yīng)按照統(tǒng)一格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，命名規(guī)則應(yīng)包含文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期等關(guān)鍵信息。3.在收集文件時(shí)，文件管理員應(yīng)檢查文件的完整性，如發(fā)現(xiàn)文件缺失、損壞或簽字蓋章不全等情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)齊或更正。（二）專(zhuān)項(xiàng)文件收集1.對(duì)于企業(yè)開(kāi)展的重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等專(zhuān)項(xiàng)工作，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件收集小組，負(fù)責(zé)全過(guò)程文件的收集工作。2.專(zhuān)項(xiàng)文件收集小組應(yīng)在項(xiàng)目或活動(dòng)啟動(dòng)初期制定文件收集計(jì)劃，明確收集范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。3.項(xiàng)目或活動(dòng)結(jié)束后，專(zhuān)項(xiàng)文件收集小組應(yīng)及時(shí)將收集到的文件進(jìn)行整理、分類(lèi)，移交公司文件管理部門(mén)歸檔。五、文件整理（一）分類(lèi)整理1.文件管理員按照文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)于混合類(lèi)文件，應(yīng)根據(jù)文件主要內(nèi)容確定其歸屬類(lèi)別。2.在分類(lèi)過(guò)程中，應(yīng)將文件按照不同年份、不同月份或不同階段進(jìn)行排序，以便于后續(xù)查找和管理。（二）編號(hào)標(biāo)注1.根據(jù)文件編號(hào)規(guī)則，對(duì)每一份文件進(jìn)行編號(hào)標(biāo)注。編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地標(biāo)注在文件首頁(yè)的右上角或其他指定位置。2.對(duì)于電子文件，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)在文件命名和存儲(chǔ)路徑中，確保編號(hào)與紙質(zhì)文件一致。（三）裝訂與編目1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。2.編制文件目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、頁(yè)碼等信息。文件目錄應(yīng)與文件裝訂順序一致，并放置在文件首頁(yè)之前。六、文件存儲(chǔ)（一）紙質(zhì)文件存儲(chǔ)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的紙質(zhì)文件檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.文件應(yīng)按照類(lèi)別、年份、編號(hào)順序存放在檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放文件的類(lèi)別和范圍。3.對(duì)于重要且不常用的紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行掃描備份后存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并將紙質(zhì)文件進(jìn)行異地存儲(chǔ)，以防止自然災(zāi)害等不可抗力因素導(dǎo)致文件丟失。（二）電子文件存儲(chǔ)1.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。2.按照文件分類(lèi)建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾命名應(yīng)與紙質(zhì)文件分類(lèi)一致，便于查找和管理。3.對(duì)電子文件進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)文件的密級(jí)和使用范圍，設(shè)置不同人員的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子文件的安全性。七、文件借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的編號(hào)、名稱(chēng)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給公司文件管理部門(mén)。（二）借閱審批1.文件管理部門(mén)收到《文件借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)文件的密級(jí)和借閱目的進(jìn)行審批。對(duì)于涉及企業(yè)機(jī)密的文件，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。2.審批通過(guò)后，文件管理部門(mén)應(yīng)在《文件借閱申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)，并告知借閱人借閱相關(guān)注意事項(xiàng)。（三）文件借閱1.借閱人憑批準(zhǔn)后的《文件借閱申請(qǐng)表》到文件管理部門(mén)領(lǐng)取文件。文件管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行文件發(fā)放，并在借閱登記本上記錄借閱文件的編號(hào)、名稱(chēng)、借閱人姓名、部門(mén)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的文件妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損文件。如需復(fù)印文件，應(yīng)提前向文件管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。（四）文件歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還所借文件。如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向文件管理部門(mén)提交《文件延期歸還申請(qǐng)表》，說(shuō)明延期原因和預(yù)計(jì)歸還日期，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.文件歸還時(shí)，文件管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.文件管理人員在確認(rèn)文件無(wú)誤后，在借閱登記本上記錄文件歸還日期，并將文件歸還原位。八、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確文件保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，未經(jīng)授權(quán)不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。（二）保密措施1.對(duì)紙質(zhì)保密文件，應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保密檔案室，檔案室應(yīng)配備門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施。2.電子保密文件應(yīng)采用加密存儲(chǔ)，設(shè)置高強(qiáng)度密碼，并定期更換。對(duì)訪問(wèn)保密文件的人員進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限控制。3.在文件傳遞過(guò)程中，涉及保密文件的應(yīng)采用加密傳輸方式，如加密郵件、加密存儲(chǔ)介質(zhì)等。（三）保密培訓(xùn)與教育1.定期組織員工參加文件保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括保密法律法規(guī)、企業(yè)保密制度、文件保密操作規(guī)范等。2.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行文件保密專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，使其了解企業(yè)保密要求和相關(guān)規(guī)定。（四）保密監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立保密監(jiān)督管理部門(mén)，定期對(duì)文件保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.對(duì)違反文件保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。九、文件銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文件。2.因企業(yè)機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用的文件。3.涉及企業(yè)機(jī)密但已解密且無(wú)需留存的文件。（二）銷(xiāo)毀申請(qǐng)1.各部門(mén)如需銷(xiāo)毀文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀文件的類(lèi)別、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給公司文件管理部門(mén)。（三）銷(xiāo)毀審批1.文件管理部門(mén)收到《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)銷(xiāo)毀的文件進(jìn)行審核，確認(rèn)文件確實(shí)符合銷(xiāo)毀條件。2.對(duì)于涉及企業(yè)重要信息或機(jī)密的文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（四）銷(xiāo)毀方式1.紙質(zhì)文件的銷(xiāo)毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱(chēng)和數(shù)量等。2.電子文件的銷(xiāo)毀應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。擦除后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等。（五）銷(xiāo)毀監(jiān)督1.