商品樓財物管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范商品樓財物的管理，確保財物的安全、完整與合理使用，提高財物使用效益，保障公司正常運營。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及商品樓的財物管理活動，包括但不限于商品樓的建設、裝修、設備設施購置與維護、銷售與租賃過程中的財物管理等。3.基本原則合法性原則：財物管理活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。安全性原則：確保財物的安全，防止財物被盜、損壞、丟失等情況發(fā)生。效益性原則：合理配置財物資源，提高財物使用效率，降低運營成本。權(quán)責明確原則：明確各部門及人員在財物管理中的職責與權(quán)限，做到責任到人。財物管理職責分工1.財務部負責制定和完善商品樓財物管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責商品樓財物的賬務核算，確保賬目清晰、準確。定期組織財物清查，編制財物報表，為公司決策提供財務數(shù)據(jù)支持。審核財物采購、維修、處置等費用支出，嚴格控制財務風險。2.行政部負責商品樓固定資產(chǎn)的實物管理，包括資產(chǎn)的購置、驗收、登記、保管、調(diào)配、清查等工作。制定商品樓設備設施的維護保養(yǎng)計劃，并監(jiān)督實施，確保設備設施正常運行。負責商品樓辦公用品、耗材等低值易耗品的采購、發(fā)放與管理。參與商品樓財物的采購招標工作，協(xié)助財務部進行財物驗收。3.工程部負責商品樓建設、裝修工程中的財物管理，包括工程材料的采購、驗收、使用、保管等。對商品樓的建筑結(jié)構(gòu)、水電設施、消防系統(tǒng)等進行定期檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。負責編制工程預算和結(jié)算，控制工程成本，確保工程質(zhì)量和進度。4.銷售部在商品樓銷售過程中，負責客戶財物的安全管理，如定金、房款等的收取與保管。配合財務部做好銷售款項的核對與結(jié)算工作，確保銷售資金及時、足額入賬。負責商品樓樣板房的財物管理，包括樣板房的布置、物品配備與維護等。5.租賃部負責商品樓租賃業(yè)務中的財物管理，如租賃房屋的設施設備檢查、租金收取與催繳等。建立租賃客戶財物檔案，記錄客戶租賃期間的財物使用情況及費用繳納情況。定期對租賃房屋進行巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理財物損壞等問題，確保租賃房屋財物完好。財物采購管理1.采購計劃各部門根據(jù)工作需要，提前編制財物采購計劃，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等。采購計劃應經(jīng)部門負責人審核后報財務部，財務部根據(jù)公司資金狀況進行綜合平衡，報公司領(lǐng)導審批。2.采購流程招標采購：對于金額較大、技術(shù)復雜的財物采購項目，應采用招標方式進行。行政部負責組織招標工作，制定招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標等活動。財務部參與招標過程，對投標單位的資質(zhì)、報價等進行審核。詢價采購：對于金額較小、通用性較強的財物采購項目，可采用詢價方式進行。行政部向至少三家供應商發(fā)出詢價函，收集報價信息，進行比較分析，選擇性價比最高的供應商。直接采購：對于緊急需要的財物或獨家供應的物品，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后可采用直接采購方式。采購人員應選擇信譽良好、價格合理的供應商進行采購。3.采購合同采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務、采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同簽訂后，應及時將合同副本交財務部備案。財務部負責監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，確保公司按照合同約定支付款項。4.驗收與付款財物到貨后，采購部門應及時通知行政部、工程部等相關(guān)部門進行驗收。驗收人員應按照合同要求對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行仔細檢查，填寫驗收報告。驗收合格后，采購人員應及時辦理付款手續(xù)。財務部根據(jù)驗收報告和采購合同，審核付款申請，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后支付款項。固定資產(chǎn)管理1.固定資產(chǎn)的定義與分類固定資產(chǎn)是指使用期限超過一年，單位價值較高，并且在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，包括房屋及建筑物、機器設備、運輸工具、電子設備等。固定資產(chǎn)按照用途分為辦公設備、生產(chǎn)設備、運輸設備、電子設備等類別；按照使用部門分為行政部門固定資產(chǎn)、銷售部門固定資產(chǎn)、工程部門固定資產(chǎn)等。2.固定資產(chǎn)購置各部門根據(jù)工作需要提出固定資產(chǎn)購置申請，填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》，經(jīng)部門負責人審核后報行政部。行政部根據(jù)公司固定資產(chǎn)配置標準和實際情況，對購置申請進行審核，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后，行政部按照采購流程進行采購，采購完成后組織相關(guān)部門進行驗收。3.固定資產(chǎn)登記與入賬行政部負責對驗收合格的固定資產(chǎn)進行登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，記錄固定資產(chǎn)的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、使用部門、原值、折舊等信息。財務部根據(jù)固定資產(chǎn)臺賬和購置發(fā)票等憑證，進行賬務處理，將固定資產(chǎn)入賬。4.固定資產(chǎn)折舊財務部按照國家規(guī)定的折舊方法和折舊年限，對固定資產(chǎn)計提折舊。折舊方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。固定資產(chǎn)折舊應計入相關(guān)成本費用科目，確保公司成本核算的準確性。5.固定資產(chǎn)保管與使用行政部負責將固定資產(chǎn)分配到具體使用部門，并明確保管責任人。保管責任人應妥善保管固定資產(chǎn)，確保資產(chǎn)安全完好。使用部門應按照操作規(guī)程正確使用固定資產(chǎn)，定期進行維護保養(yǎng)，延長資產(chǎn)使用壽命。行政部定期對固定資產(chǎn)進行清查盤點，確保賬實相符。發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)盤盈、盤虧或毀損等情況，應及時查明原因，報公司領(lǐng)導審批后進行處理。6.固定資產(chǎn)處置固定資產(chǎn)處置包括出售、報廢、毀損等。固定資產(chǎn)處置應按照公司規(guī)定的程序進行審批。行政部負責組織固定資產(chǎn)處置工作，填寫《固定資產(chǎn)處置申請表》，說明處置原因、處置方式、處置價格等信息。財務部對固定資產(chǎn)處置申請進行審核，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后，行政部按照審批意見進行處置，并及時辦理賬務核銷手續(xù)。低值易耗品管理1.低值易耗品的定義與分類低值易耗品是指單位價值較低，使用期限較短，不能作為固定資產(chǎn)核算的各種用具物品，如辦公用品、耗材、工具等。低值易耗品按照用途分為辦公類低值易耗品、生產(chǎn)類低值易耗品、生活類低值易耗品等類別；按照使用部門分為行政部門低值易耗品、銷售部門低值易耗品、工程部門低值易耗品等。2.低值易耗品采購各部門根據(jù)工作需要提出低值易耗品采購申請，填寫《低值易耗品采購申請表》，經(jīng)部門負責人審核后報行政部。行政部根據(jù)公司低值易耗品庫存情況和采購計劃，對采購申請進行審核，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后，行政部按照采購流程進行采購，采購完成后組織相關(guān)部門進行驗收。3.低值易耗品登記與入賬行政部負責對驗收合格的低值易耗品進行登記，建立低值易耗品臺賬，記錄低值易耗品的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、使用部門、數(shù)量、金額等信息。財務部根據(jù)低值易耗品臺賬和購置發(fā)票等憑證，進行賬務處理，將低值易耗品入賬。4.低值易耗品發(fā)放與使用行政部按照公司規(guī)定的標準和流程，向使用部門發(fā)放低值易耗品，并填寫《低值易耗品發(fā)放登記表》。使用部門應妥善保管和使用低值易耗品，不得隨意浪費或轉(zhuǎn)借他人。5.低值易耗品攤銷財務部按照一次攤銷法或五五攤銷法對低值易耗品進行攤銷。攤銷方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。低值易耗品攤銷應計入相關(guān)成本費用科目，確保公司成本核算的準確性。6.低值易耗品盤點行政部定期對低值易耗品進行清查盤點，確保賬實相符。發(fā)現(xiàn)低值易耗品盤盈、盤虧或毀損等情況，應及時查明原因，報公司領(lǐng)導審批后進行處理。工程財物管理1.工程預算編制工程部在工程建設或裝修項目啟動前，應根據(jù)工程設計圖紙和施工要求，編制詳細的工程預算。工程預算應包括工程材料、設備、人工、機械等費用，并報公司領(lǐng)導審批。財務部參與工程預算的審核，對預算的合理性、準確性進行把關(guān)，確保工程成本控制在預算范圍內(nèi)。2.工程材料管理工程部負責工程材料的采購計劃制定，明確材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。采購計劃應報公司領(lǐng)導審批后實施。工程材料到貨后，工程部應組織相關(guān)人員進行驗收，填寫驗收報告。驗收合格的材料應及時入庫，并辦理入庫手續(xù)。工程材料的領(lǐng)用應按照工程進度和實際需要進行，填寫《工程材料領(lǐng)用申請表》，經(jīng)工程部負責人審核后發(fā)放。領(lǐng)用人員應在領(lǐng)用登記表上簽字確認。工程部應定期對工程材料進行盤點，確保賬實相符。發(fā)現(xiàn)材料短缺、浪費等情況，應及時查明原因，采取措施進行處理。3.工程設備管理工程部負責工程設備的選型、采購、安裝調(diào)試等工作。設備采購應按照公司采購流程進行，簽訂采購合同。工程設備到貨后，工程部應組織相關(guān)人員進行驗收，填寫驗收報告。驗收合格的設備應及時投入使用，并建立設備臺賬，記錄設備的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、使用部門、維護保養(yǎng)記錄等信息。工程部應制定設備維護保養(yǎng)計劃，定期對設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。設備發(fā)生故障時，應及時組織維修，填寫維修記錄。工程結(jié)束后，工程部應及時對工程設備進行清理和移交，辦理設備移交手續(xù)。4.工程款項支付財務部根據(jù)工程合同和工程進度，審核工程款項支付申請。支付申請應包括工程進度報告、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。財務部審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后，財務部按照合同約定支付工程款項。銷售與租賃財物管理1.銷售財物管理定金收?。轰N售部在收取客戶定金時，應開具收款收據(jù)，并及時將定金交財務部保管。財務部應設立專門的定金臺賬，記錄定金的收取、退還等情況。房款收取：銷售部按照銷售合同約定，及時收取客戶房款。房款應通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式匯入公司指定賬戶，不得現(xiàn)金收取。財務部負責核對房款到賬情況，并與銷售部進行對賬。銷售資料管理：銷售部負責收集、整理和保管銷售過程中的各種資料，如銷售合同、客戶檔案、宣傳資料等。銷售資料應妥善保管，不得丟失或損壞。2.租賃財物管理租金收?。鹤赓U部按照租賃合同約定，及時收取客戶租金。租金應通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式匯入公司指定賬戶，不得現(xiàn)金收取。財務部負責核對租金到賬情況，并與租賃部進行對賬。租賃押金管理：租賃部在收取客戶租賃押金時，應開具收款收據(jù)，并及時將押金交財務部保管。財務部應設立專門的租賃押金臺賬，記錄押金的收取、退還等情況。租賃房屋財物檢查：租賃部定期對租賃房屋進行財物檢查，確保房屋設施設備完好。如發(fā)現(xiàn)財物損壞，應及時通知客戶進行維修或賠償。財物清查與盤點1.清查盤點計劃財務部每年制定財物清查盤點計劃，明確清查盤點的范圍、時間、人員、方法等。清查盤點計劃應報公司領(lǐng)導審批后實施。2.清查盤點實施行政部、財務部等相關(guān)部門按照清查盤點計劃，組織人員對商品樓財物進行清查盤點。清查盤點過程中，應如實記錄財物的實際情況，包括數(shù)量、規(guī)格、型號、使用狀況等。清查盤點結(jié)束后，清查人員應填寫清查盤點報告，說明清查盤點結(jié)果，包括賬實相符情況、盤盈盤虧原因等。3.清查盤點結(jié)果處理財務部根據(jù)清查盤點報告，對盤盈盤虧情況進行賬務處理。盤盈的財物應按照同類或類似財物的市場價格入賬；盤虧的財物應查明原因，屬于責任人賠償?shù)?，由責任人賠償；屬于自然災害等不可抗力造成的，報公司領(lǐng)導審批后進行核銷。行政部對清查盤點中發(fā)現(xiàn)的財物管理問題進行分析總結(jié)，提出改進措施，完善財物管理制度。財物檔案管理1.檔案內(nèi)容商品樓財物檔案包括采購合同、驗收報告、發(fā)票、固定資產(chǎn)臺賬、低值易耗品臺賬、工程預算與結(jié)算資料、銷售與租賃合同及相關(guān)財務資料等。2.檔案整理與歸檔各部門負責收集、整理本部門涉及的財物檔案資料，并按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂。檔案整理完成后，應及時移交財務部統(tǒng)一歸檔保管