品質(zhì)部文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)品質(zhì)部文件管理，確保文件的有效性、完整性和可追溯性，規(guī)范文件的編制、審批、發(fā)布、使用、修訂、廢止等流程，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于品質(zhì)部所有文件的管理，包括但不限于質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范、記錄表格等。（三）職責(zé)1.品質(zhì)部經(jīng)理負(fù)責(zé)品質(zhì)部文件管理工作的總體指導(dǎo)和監(jiān)督。審批品質(zhì)部重要文件。2.文件管理員負(fù)責(zé)文件的收集、整理、編號、歸檔、保管和借閱等工作。協(xié)助文件編制人員進(jìn)行文件的格式排版和打印。定期對文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.文件編制人員根據(jù)工作需要編制各類文件，確保文件內(nèi)容符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作要求。對所編制文件的準(zhǔn)確性、完整性和有效性負(fù)責(zé)。按照規(guī)定的流程進(jìn)行文件的修訂和廢止。二、文件分類與編號（一）文件分類1.質(zhì)量手冊：闡述公司質(zhì)量管理體系的總體要求和框架，是公司質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件。2.程序文件：規(guī)定各項(xiàng)質(zhì)量管理活動的流程和方法，確保質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行。3.作業(yè)指導(dǎo)書：針對具體工作崗位或操作過程，詳細(xì)描述操作步驟和方法，指導(dǎo)員工正確開展工作。4.檢驗(yàn)規(guī)范：明確產(chǎn)品或過程的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法和檢驗(yàn)頻率等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。5.記錄表格：用于記錄質(zhì)量管理活動中的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，為質(zhì)量追溯和數(shù)據(jù)分析提供依據(jù)。（二）文件編號1.文件編號由公司代碼、部門代碼、文件類別代碼、年份代碼、順序號等部分組成。2.具體編號規(guī)則如下：公司代碼：[公司簡稱首字母大寫]部門代碼：[品質(zhì)部簡稱首字母大寫]文件類別代碼：質(zhì)量手冊：QM程序文件：QP作業(yè)指導(dǎo)書：WI檢驗(yàn)規(guī)范：IS記錄表格：RT年份代碼：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如[23]表示2023年。順序號：按照文件發(fā)布的先后順序依次編號，從001開始。3.示例：[公司簡稱首字母大寫][品質(zhì)部簡稱首字母大寫]QM[23]001，表示品質(zhì)部2023年發(fā)布的第1份質(zhì)量手冊。三、文件編制與審批（一）編制要求1.文件編制應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及公司質(zhì)量管理體系的要求。2.內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，具有可操作性，能夠指導(dǎo)實(shí)際工作。3.語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。4.文件格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，包括字體、字號、排版等，便于閱讀和使用。（二）編制流程1.文件編制人員根據(jù)工作需要或管理要求，確定文件的主題和內(nèi)容框架。2.收集相關(guān)資料和信息，進(jìn)行分析和整理，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行文件的編寫，內(nèi)容應(yīng)包括目的、范圍、職責(zé)、工作流程、相關(guān)記錄等。4.文件編制完成后，編制人員應(yīng)進(jìn)行自審，檢查文件內(nèi)容是否符合要求，格式是否規(guī)范，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。（三）審批流程1.一般文件由文件編制人員所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后報品質(zhì)部經(jīng)理審批。2.重要文件（如質(zhì)量手冊、程序文件等）需經(jīng)過品質(zhì)部經(jīng)理審核后，提交公司管理層審批。3.文件審批人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出修改意見或建議，確保文件的質(zhì)量和有效性。4.文件編制人員根據(jù)審批意見對文件進(jìn)行修改完善，直至審批通過。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.文件經(jīng)審批通過后，由文件管理員負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的文件管理系統(tǒng)中發(fā)布，供相關(guān)人員查閱和下載。2.對于紙質(zhì)文件，文件管理員應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行打印，并分發(fā)給相關(guān)部門或人員。（二）發(fā)布范圍1.質(zhì)量手冊、程序文件等公司級文件發(fā)布范圍為公司全體員工。2.作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等部門級文件發(fā)布范圍為相關(guān)部門員工。3.記錄表格根據(jù)實(shí)際使用情況確定發(fā)布范圍。（三）發(fā)布通知文件發(fā)布后，文件管理員應(yīng)及時發(fā)布文件發(fā)布通知，告知相關(guān)人員文件的名稱、編號、發(fā)布日期、生效日期、修訂內(nèi)容等信息。五、文件使用與保管（一）使用要求1.員工應(yīng)按照文件的規(guī)定和要求開展工作，確保工作質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。2.在使用文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不適用的情況，應(yīng)及時向文件管理員反饋。3.文件使用人員應(yīng)妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。（二）保管方式1.文件管理員應(yīng)建立文件保管臺賬，記錄文件的名稱、編號、類別、版本、存放位置等信息。2.文件應(yīng)分類存放在專用的文件柜或文件夾中，便于查找和管理。3.對于電子文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行訪問控制。六、文件修訂與廢止（一）修訂原因1.法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生變化，文件內(nèi)容需要相應(yīng)修訂。2.公司質(zhì)量管理體系進(jìn)行調(diào)整或優(yōu)化，文件需要進(jìn)行修訂以適應(yīng)新的要求。3.實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)文件存在缺陷或不合理之處，需要進(jìn)行修訂。4.其他原因?qū)е挛募枰抻?。（二）修訂流?.文件修訂申請由文件使用部門或相關(guān)人員提出，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等。2.文件編制人員根據(jù)修訂申請對文件進(jìn)行修訂，修訂完成后按照文件審批流程進(jìn)行審批。3.文件修訂后，文件管理員應(yīng)及時更新文件管理系統(tǒng)中的文件版本，并發(fā)布修訂通知，告知相關(guān)人員文件的修訂情況。（三）廢止流程1.文件因不再適用、被新文件替代等原因需要廢止時，由文件使用部門或相關(guān)人員提出廢止申請，填寫《文件廢止申請表》。2.品質(zhì)部經(jīng)理審批通過后，文件管理員在文件管理系統(tǒng)中標(biāo)記文件為廢止?fàn)顟B(tài)，并將廢止文件從文件柜或文件夾中取出，進(jìn)行妥善保管。3.對于廢止的文件，應(yīng)在文件管理臺賬中注明廢止日期和原因。七、文件借閱與歸還（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.一般文件的借閱期限為[X]個工作日，重要文件的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定。3.文件借閱申請經(jīng)文件管理員所在部門負(fù)責(zé)人審批通過后，方可借閱文件。（二）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.歸還文件時，借閱人員應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向文件管理員說明并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.文件管理員在收到歸還的文件后，應(yīng)進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后在《文件借閱申請表》上簽字，并將文件歸還原位。八、文件保密管理（一）保密范圍品質(zhì)部文件中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的文件，均屬于保密文件范疇。（二）保密措施1.文件編制人員和使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對文件內(nèi)容予以保密。2.對于保密文件，應(yīng)在文件上加蓋“保密”標(biāo)識，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行訪問控制。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不