業(yè)務(wù)公司行政管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司行政事務(wù)管理，提高工作效率，確保公司各項行政工作有序開展，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。適用范圍本制度適用于公司全體員工?；驹瓌t1.合法性原則：各項行政管理制度符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范化原則：明確各項行政工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.效率原則：以提高工作效率為導(dǎo)向，優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.服務(wù)原則：行政部門樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。行政管理架構(gòu)行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司行政管理體系的建立、完善和監(jiān)督執(zhí)行。2.組織公司各類會議，做好會議記錄，跟進會議決議的執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理，包括文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等。4.管理公司辦公用品、固定資產(chǎn)等物資，做好采購、發(fā)放、維護等工作。5.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的安全、衛(wèi)生管理，營造良好的辦公環(huán)境。6.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，處理日常行政事務(wù)，保障公司運營的順暢。7.負(fù)責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)、接待工作，維護公司良好形象。崗位設(shè)置及職責(zé)1.行政經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作，制定行政工作計劃并組織實施。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體業(yè)務(wù)目標(biāo)一致。審核行政費用預(yù)算，控制行政成本。負(fù)責(zé)行政管理制度的修訂和完善。參與公司重要決策和活動的組織策劃。2.行政專員協(xié)助行政經(jīng)理開展行政管理工作，負(fù)責(zé)具體行政事務(wù)的執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司文件的起草、打印、分發(fā)和歸檔工作。安排公司會議，做好會議通知、場地布置、會議記錄等工作。管理公司辦公用品和固定資產(chǎn)，做好采購、登記、發(fā)放等工作。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的衛(wèi)生檢查和維護工作。協(xié)助處理公司對外聯(lián)絡(luò)和接待工作。3.前臺文員負(fù)責(zé)公司前臺接待工作，接聽電話、接待來訪人員，做好登記和引導(dǎo)。負(fù)責(zé)公司信件、包裹的收發(fā)工作。維護公司前臺區(qū)域的整潔和秩序。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。辦公環(huán)境管理辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，符合安全、消防等相關(guān)要求。辦公設(shè)備及用品管理1.辦公設(shè)備采購各部門根據(jù)工作需要提出辦公設(shè)備采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門。行政部門匯總采購申請，結(jié)合公司預(yù)算進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)組織采購，選擇合適的供應(yīng)商，確保設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)。2.辦公設(shè)備使用與維護行政部門負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的型號、購置時間、使用部門等信息。各部門負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的日常使用和保管，定期進行清潔和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。行政部門定期對辦公設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，安排專業(yè)人員進行維修，確保設(shè)備正常運行。3.辦公用品管理行政部門制定辦公用品采購計劃，根據(jù)庫存情況和各部門需求進行采購。建立辦公用品領(lǐng)用制度，員工憑領(lǐng)用單領(lǐng)取辦公用品，行政部門定期統(tǒng)計各部門辦公用品使用情況。鼓勵員工節(jié)約使用辦公用品，對浪費現(xiàn)象進行批評教育。衛(wèi)生與安全管理1.衛(wèi)生管理各部門負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常衛(wèi)生清潔，保持桌面、地面、門窗等干凈整潔。行政部門定期組織全公司衛(wèi)生檢查，對衛(wèi)生狀況良好的部門進行表揚，對不達標(biāo)的部門提出整改要求。公司公共區(qū)域的衛(wèi)生由行政部門安排專人負(fù)責(zé)打掃，包括走廊、樓梯、會議室等。2.安全管理加強員工安全意識教育，定期組織安全培訓(xùn)，提高員工的安全防范能力。行政部門負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的安全檢查，包括消防設(shè)施、電器設(shè)備、門窗等，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。制定安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、地震等緊急情況下的應(yīng)對措施和人員疏散路線，定期組織演練。會議管理會議分類1.公司例會：每周[X]召開，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，總結(jié)上周工作，安排本周工作任務(wù)。2.部門會議：由各部門自行組織召開，每周[X]次，總結(jié)部門工作，溝通協(xié)調(diào)內(nèi)部事務(wù)。3.專項會議：根據(jù)工作需要不定期召開，針對特定問題或項目進行討論和決策。會議組織1.會議通知會議組織者提前[X]天發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、會議主題等信息。重要會議需附帶會議議程和相關(guān)資料，以便參會人員提前準(zhǔn)備。2.會議準(zhǔn)備會議組織者負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂和布置，確保會議設(shè)備正常運行。準(zhǔn)備會議所需的文件、資料、文具等，如會議記錄簿、投影儀、麥克風(fēng)等。3.會議記錄安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，會后及時整理成會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后分發(fā)給參會人員。會議決議執(zhí)行與跟蹤1.會議決議形成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照決議要求及時組織實施。2.行政部門負(fù)責(zé)對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.對未按時完成會議決議的部門和個人，要查明原因，督促其盡快落實，對造成嚴(yán)重影響的進行嚴(yán)肅處理。文件與檔案管理文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件等類別。行政文件包括公司制度、通知、報告、請示等。2.文件起草與審核文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、符合公司要求。文件起草完成后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件還需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件印發(fā)與存檔審核通過的文件由行政部門統(tǒng)一編號、印發(fā)，并分發(fā)至相關(guān)部門和人員。行政部門負(fù)責(zé)將文件原件及相關(guān)資料進行歸檔保存，建立電子檔案，便于查詢和管理。檔案管理1.檔案分類公司檔案分為人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等類別。人事檔案包括員工入職資料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。2.檔案收集與整理各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集和整理工作，定期將檔案移交至行政部門。行政部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對接收的檔案進行整理、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管與查閱行政部門設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案安全。嚴(yán)格檔案查閱制度，因工作需要查閱檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，在行政部門指定地點查閱，不得擅自復(fù)印、帶出檔案。物資采購管理采購計劃制定1.各部門根據(jù)工作需要提前制定物資采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購計劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報行政部門匯總。采購流程1.行政部門根據(jù)各部門采購計劃，結(jié)合公司庫存情況和預(yù)算，進行綜合評估，制定采購方案。2.選擇合格的供應(yīng)商，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式確定采購價格和交貨期。3.簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。4.采購合同簽訂后，行政部門跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按時交貨、驗收等事宜。采購驗收1.物資到貨后，采購部門通知使用部門和行政部門共同進行驗收。2.驗收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢查，填寫驗收報告。3.對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，對不合格的物資及時與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。車輛管理車輛使用規(guī)定1.公司車輛主要用于公務(wù)活動，包括業(yè)務(wù)往來、會議接送、文件傳遞等。2.員工因工作需要使用車輛，需提前填寫用車申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政部門安排。3.行政部門根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)度車輛，確保車輛使用的合理性和高效性。車輛調(diào)度與安排1.行政部門建立車輛調(diào)度臺賬，記錄車輛使用時間、地點、事由等信息。2.根據(jù)用車申請的先后順序和緊急程度，優(yōu)先安排重要公務(wù)和緊急任務(wù)用車。3.對于多人同時申請用車的情況，行政部門根據(jù)實際情況進行協(xié)調(diào)安排，避免車輛資源浪費。車輛維護與保養(yǎng)1.行政部門負(fù)責(zé)制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期安排車輛進行保養(yǎng)和維修。2.駕駛員負(fù)責(zé)車輛的日常檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政部門。3.車輛維修需選擇正規(guī)的維修廠家，維修費用經(jīng)行政部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。費用報銷管理報銷原則1.費用報銷應(yīng)符合公司財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求，嚴(yán)格按照規(guī)定的報銷流程進行。2.報銷費用必須真實、合理、合法，嚴(yán)禁虛報、冒領(lǐng)等行為。報銷流程1.員工發(fā)生費用支出后，應(yīng)及時收集相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等報銷憑證，并按照公司要求填寫費用報銷單。2.費用報銷單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過的報銷費用由財務(wù)部門按照規(guī)定進行支付。報銷標(biāo)準(zhǔn)1.公司制定各項費用的報銷標(biāo)準(zhǔn)，包括差旅費、業(yè)務(wù)招待費、辦公用品費等。2.員工應(yīng)嚴(yán)格按照報銷標(biāo)準(zhǔn)進行費用報銷，超出標(biāo)準(zhǔn)的部分原則上