企業(yè)保密文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密文件管理，確保公司文件信息安全，防止公司商業(yè)秘密泄露，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習生、外包人員等在公司工作期間接觸到保密文件的人員。（三）定義1.保密文件：指公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生或獲取的，涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務信息、客戶信息等，依照法律法規(guī)或公司規(guī)定需要保密的文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、記錄、報告等各類載體。2.商業(yè)秘密：不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。包括但不限于公司的產(chǎn)品配方、工藝流程、技術(shù)訣竅、客戶名單、營銷計劃、財務狀況、采購渠道等。3.密級劃分：根據(jù)保密文件的重要性和敏感性，將保密文件分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密級：是最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司的權(quán)益遭受特別嚴重的損害。如公司核心技術(shù)資料、重大投資決策方案、尚未公開的上市計劃等。機密級：是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益遭受嚴重損害。如公司關(guān)鍵業(yè)務流程、重要客戶信息、財務報表等。秘密級：是一般的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益遭受一定損害。如一般性業(yè)務文件、內(nèi)部管理制度等。二、保密文件的產(chǎn)生與標識（一）保密文件的產(chǎn)生1.公司各部門在業(yè)務活動中，應明確專人負責文件的起草、編制、審核等工作，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范，并根據(jù)文件的性質(zhì)和涉及的信息敏感程度，初步確定文件的密級。2.對于涉及多個部門的保密文件，由牽頭部門負責組織相關(guān)部門共同起草，并協(xié)調(diào)確定文件的密級。（二）保密文件的標識1.保密文件應在文件首頁左上角顯著位置標明密級和保密期限。密級用三號黑體字，保密期限用三號黑體字加圓括號標注，如“絕密★[X]年”“機密★[X]年”“秘密★[X]年”。保密期限根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年。2.對于電子文檔形式的保密文件，應在文件名前加上相應的密級標識，如“[絕密]XX項目計劃書”“[機密]客戶信息表”等。同時，在文件存儲的文件夾、磁盤分區(qū)等顯著位置標注密級。3.對于在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的保密文件，應在文件封面或首頁加蓋“保密文件”印章，并注明密級和發(fā)放范圍。三、保密文件的收發(fā)與傳遞（一）保密文件的收發(fā)1.公司設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負責保密文件的接收、登記、分發(fā)等工作。2.外部來文由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收，對注明密級的文件，應嚴格按照密級文件管理要求進行處理。收發(fā)人員要認真核對文件的名稱、數(shù)量、密級等信息，填寫《保密文件收文登記表》，詳細記錄文件的來源、日期、密級、標題、份數(shù)等內(nèi)容，并及時通知相關(guān)部門或人員領(lǐng)取。3.公司內(nèi)部產(chǎn)生的保密文件，由起草部門或人員按照規(guī)定的格式和要求進行編號、標識后，送交文件收發(fā)崗位進行登記，再由收發(fā)人員分發(fā)給需要使用的部門或人員。（二）保密文件的傳遞1.保密文件的傳遞應通過公司內(nèi)部專門的文件傳遞渠道進行，如機要文件交換站、專人送達等方式，嚴禁通過普通郵件、快遞、互聯(lián)網(wǎng)等非安全渠道傳遞。2.傳遞保密文件時，應由專人負責護送，確保文件在傳遞過程中的安全。護送人員要嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將文件交予他人或中途停留、辦理其他事務。3.在傳遞過程中，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，護送人員應立即向公司相關(guān)部門報告，并采取必要的補救措施。四、保密文件的借閱與使用（一）借閱審批1.因工作需要借閱保密文件的，借閱人應填寫《保密文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、密級、借閱期限、用途等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報公司保密管理部門審批。2.對于絕密級文件，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后方可借閱；機密級文件，由公司保密管理部門負責人審批；秘密級文件，由所在部門負責人審批。3.審批通過后，借閱人憑審批后的《保密文件借閱申請表》到文件收發(fā)崗位辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取保密文件。（二）借閱期限1.保密文件的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應在借閱期限屆滿前[X]個工作日內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借手續(xù)的辦理程序與借閱審批程序相同。2.對于緊急情況下需要借閱保密文件的，借閱人應在借閱后及時補辦審批手續(xù)，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件。（三）使用要求1.借閱人應妥善保管所借閱的保密文件，不得擅自復印、掃描、拍照、記錄、傳播、轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域。因工作需要確需復印、掃描等的，應另行填寫《保密文件復印申請表》，按照借閱審批程序辦理審批手續(xù)，并在復印件上注明“此復印件僅供[具體用途]使用，不得另行擴散”字樣。2.借閱人在使用保密文件過程中，應嚴格按照文件規(guī)定的用途使用，不得擅自更改文件內(nèi)容。如需對文件進行修改或處理，應事先征得文件起草部門或保密管理部門的同意，并在修改后的文件上注明修改情況和修改日期。3.使用完畢后，借閱人應及時將保密文件歸還文件收發(fā)崗位，并在《保密文件收文登記表》上簽字確認。歸還的文件應保持完好無損，如有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。五、保密文件的存儲與保管（一）存儲場所1.公司應設(shè)立專門的保密文件存儲場所，如保密檔案室、保密文件柜等，確保存儲場所安全、保密、防潮、防火、防蟲、防盜。2.保密文件存儲場所應配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施正常運行。3.不同密級的保密文件應分開存儲，絕密級文件應單獨存放于專門的保險柜或保密箱內(nèi)，并實行雙人雙鎖管理制度。（二）存儲方式1.保密文件應以紙質(zhì)和電子兩種形式存儲。紙質(zhì)文件應按照類別、年度、保管期限等進行分類整理，裝入檔案盒或文件夾，并在盒面或文件夾上標明文件類別、年度、保管期限等信息。電子文件應按照公司規(guī)定的電子文檔管理規(guī)范進行存儲，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。2.對于存儲在計算機硬盤、移動存儲設(shè)備等電子介質(zhì)上的保密文件，應設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。同時，應采用加密技術(shù)對電子文件進行加密處理，確保文件內(nèi)容的保密性。（三）保管責任1.公司指定專人負責保密文件的保管工作，保管人員應具備良好的保密意識和責任心，嚴格遵守保密規(guī)定，確保保密文件的安全。2.保管人員應定期對保密文件進行清查、核對，確保文件的數(shù)量、完整性、準確性等符合要求。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失、被盜等情況，應立即向公司保密管理部門報告，并采取必要的措施進行處理。3.保管人員離職或崗位變動時，應辦理保密文件的交接手續(xù)，交接雙方應在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對所保管的保密文件進行逐一清點、核對，并填寫《保密文件交接清單》，確保交接工作的準確無誤。六、保密文件的清退與銷毀（一）清退1.在保密文件的使用期限屆滿或因工作需要不再使用時，文件使用部門或人員應及時將保密文件清退給文件收發(fā)崗位或保密管理部門。2.清退保密文件時，清退人應填寫《保密文件清退登記表》，注明清退文件的名稱、密級、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)文件收發(fā)崗位或保密管理部門核對無誤后簽字確認。3.對于已清退的保密文件，文件收發(fā)崗位或保密管理部門應及時進行整理、歸檔或按照規(guī)定進行處理。（二）銷毀1.對于超過保管期限或已失去使用價值的保密文件，由保密管理部門定期進行清理，提出銷毀意見，并填寫《保密文件銷毀申請表》，報公司主管領(lǐng)導審批。2.經(jīng)批準銷毀的保密文件，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。對于電子介質(zhì)上的保密文件，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進行銷毀，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。3.銷毀保密文件時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《保密文件銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司保密管理部門。七、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構(gòu)公司設(shè)立保密管理委員會，負責對公司保密工作進行全面領(lǐng)導和監(jiān)督。保密管理委員會由公司高層管理人員、各部門負責人等組成，主任由公司總經(jīng)理擔任。保密管理委員會下設(shè)保密管理部門，負責具體的保密管理工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.保密制度的執(zhí)行情況，包括保密文件的產(chǎn)生、標識、收發(fā)、傳遞、借閱、使用、存儲、保管、清退、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.員工的保密意識和保密行為，包括員工是否了解保密制度、是否遵守保密規(guī)定、是否存在泄露公司秘密的行為等。3.保密設(shè)施設(shè)備的運行情況，包括保密文件存儲場所的安全設(shè)施、監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等是否正常運行，電子介質(zhì)上的保密文件是否采取加密措施等。（三）檢查方式1.定期檢查：公司保密管理部門應定期對公司保密工作進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并形成檢查報告。檢查報告應包括檢查情況、發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議等內(nèi)容，并報公司保密管理委員會。2.不定期抽查：公司保密管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對公司各部門的保密工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：對于涉及公司重大項目、重要活動、關(guān)鍵崗位等的保密工作，公司保密管理部門可組織專項檢查，確保保密工作萬無一失。（四）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，泄露公司保密文件或商業(yè)秘密的員工，公司將視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、降職、撤職、解除勞動合同等處分，并依法追究其法律責任。2.因員工違反保密制度給公司造成經(jīng)濟損失的，公