it公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強IT公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司運營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于IT公司總部及各分支機構(gòu)的全體員工，以及公司各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件、資料、記錄等，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖片、音頻、視頻等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理部門，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。（二）檔案管理人員職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的完整性和準確性。3.負責檔案的保管工作，建立檔案庫房，配備必要的保管設備，確保檔案的安全和保密。4.負責檔案的鑒定和銷毀工作，定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負責檔案的利用工作，為公司各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務，確保檔案的合理利用。6.負責檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率。7.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓，提高公司整體檔案管理水平。（三）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管等工作，并定期向檔案管理部門移交檔案。2.各部門應嚴格按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的管理工作，確保檔案的安全和保密。3.各部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等，應及時整理歸檔，不得擅自銷毀或留存。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.人事管理類：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等相關(guān)文件。3.財務管理類：包括財務預算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿、報表等相關(guān)文件。4.業(yè)務管理類：包括公司業(yè)務項目的策劃、方案、合同、協(xié)議、技術(shù)文檔、項目成果等相關(guān)文件。5.市場營銷類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳、客戶資料等相關(guān)文件。6.技術(shù)研發(fā)類：包括公司技術(shù)研發(fā)項目的立項、設計、開發(fā)、測試、驗收等相關(guān)文件，技術(shù)專利、軟件著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。7.其他類：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、合同糾紛處理文件等其他各類文件。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類的順序，為每一類檔案編制唯一的編號。編號格式為：[大類代碼][小類代碼][順序號]。例如：行政管理類的第一份文件編號為：XZ01001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的各類文件、資料、記錄等收集整理，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應定期對公司各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時、完整。3.對于公司外部接收的文件、資料等，如政府部門文件、合作單位提供的資料等，由相關(guān)部門負責收集，并及時移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類的要求，對收集到的檔案進行分類整理。2.檔案整理應遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.檔案整理應包括文件的裝訂、編目、裝盒等工作。裝訂應整齊、牢固，編目應準確、完整，裝盒應規(guī)范、有序。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備、溫濕度控制設備等，確保檔案的安全和完好。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.檔案應按照編號順序排列存放，便于查找和利用。3.對于重要檔案和珍貴檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。4.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫濕度應符合國家規(guī)定的標準。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。（三）檔案數(shù)字化管理1.公司應推進檔案數(shù)字化管理工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和管理。2.檔案數(shù)字化掃描應確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。3.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理的效率和利用價值。4.檔案管理人員應定期對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門組織，相關(guān)部門和人員參加，組成檔案鑒定小組。3.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，對檔案進行全面、客觀的評估，確定檔案的保存價值和保管期限。4.檔案鑒定小組應形成檔案鑒定報告，明確鑒定結(jié)果和處理意見。（二）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，檔案管理部門應按照檔案鑒定報告的處理意見，及時進行銷毀。2.檔案銷毀應嚴格按照規(guī)定程序進行，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司主管領(lǐng)導批準后，由專人負責銷毀。3.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.嚴禁擅自銷毀檔案，對于違反規(guī)定擅自銷毀檔案的行為，應追究相關(guān)人員的責任。七、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案查閱申請表，對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責提供檔案查閱服務。3.檔案查閱應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員應遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。4.對于涉及公司機密的檔案，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度的規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案借閱1.公司員工因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案借閱申請表，對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并辦理檔案借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。5.對于涉及公司機密的檔案，借閱人員應嚴格遵守公司保密制度的規(guī)定，采取必要的保密措施，確保檔案安全。（三）檔案出具證明1.公司員工因工作需要要求檔案管理部門出具檔案證明的，應填寫檔案證明申請表，注明證明內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案證明申請表，對申請進行審核，核實檔案內(nèi)容后，出具檔案證明。3.檔案證明應加蓋檔案管理部門公章，并注明出具日期。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計內(nèi)容應包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息。3.檔案管理部門應按時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。（二）檔案移交1.公司因機構(gòu)調(diào)整、重組等原因，需要進行檔案移交的，應