gb設(shè)計(jì)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)文件的管理，規(guī)范設(shè)計(jì)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、回收及歸檔等流程，確保設(shè)計(jì)文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和有效性，滿足公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理及技術(shù)創(chuàng)新的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與設(shè)計(jì)文件相關(guān)的活動(dòng)，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)、工程設(shè)計(jì)等各類(lèi)設(shè)計(jì)文件的管理。（三）職責(zé)分工1.設(shè)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的編制、繪制、修改等工作，確保設(shè)計(jì)文件符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及客戶要求。對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行自審，并提交審核申請(qǐng)。配合其他部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行會(huì)審，根據(jù)會(huì)審意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。2.審核部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行全面審核，包括技術(shù)合理性、工藝可行性、質(zhì)量可靠性、安全環(huán)保性等方面。提出審核意見(jiàn)，明確要求設(shè)計(jì)部門(mén)修改的內(nèi)容，并跟蹤修改情況。3.批準(zhǔn)部門(mén)對(duì)審核通過(guò)的設(shè)計(jì)文件進(jìn)行最終批準(zhǔn)，確保設(shè)計(jì)文件滿足公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。決定設(shè)計(jì)文件的發(fā)放范圍、密級(jí)等事項(xiàng)。4.文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管及發(fā)放工作。建立設(shè)計(jì)文件管理臺(tái)賬，記錄設(shè)計(jì)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收等情況。定期對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行清查、整理，確保文件的完整性和可追溯性。5.使用部門(mén)根據(jù)工作需要，向文件管理部門(mén)申請(qǐng)領(lǐng)取設(shè)計(jì)文件，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行妥善保管，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。反饋設(shè)計(jì)文件在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)助設(shè)計(jì)部門(mén)進(jìn)行改進(jìn)。二、設(shè)計(jì)文件的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件：包括產(chǎn)品圖紙、技術(shù)條件、說(shuō)明書(shū)、裝配圖、零件圖等，用于指導(dǎo)產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)和檢驗(yàn)。2.工藝設(shè)計(jì)文件：如工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、工裝設(shè)計(jì)圖等，規(guī)定了產(chǎn)品制造的工藝過(guò)程和方法。3.工程設(shè)計(jì)文件：涵蓋工程項(xiàng)目的初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件，用于指導(dǎo)工程建設(shè)的實(shí)施。4.其他設(shè)計(jì)文件：如包裝設(shè)計(jì)文件、標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì)文件等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的其他設(shè)計(jì)文件。（二）編號(hào)設(shè)計(jì)文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別、查詢和管理。編號(hào)規(guī)則如下：[編號(hào)規(guī)則說(shuō)明，例如：GB[設(shè)計(jì)文件類(lèi)別代碼][年份][流水號(hào)]，其中“GB”為公司名稱(chēng)縮寫(xiě)，設(shè)計(jì)文件類(lèi)別代碼可根據(jù)上述分類(lèi)自行設(shè)定具體代碼，年份為文件編制年份的后兩位數(shù)字，流水號(hào)為該類(lèi)別文件的順序編號(hào)]三、設(shè)計(jì)文件的編制（一）編制要求1.設(shè)計(jì)文件應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)行的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及行業(yè)規(guī)定，同時(shí)滿足公司內(nèi)部的管理要求和質(zhì)量體系要求。2.設(shè)計(jì)文件內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，表達(dá)明確，文字、圖形、符號(hào)等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。3.設(shè)計(jì)文件的格式應(yīng)符合公司規(guī)定的模板要求，包括圖紙幅面、字體字號(hào)、線條粗細(xì)、標(biāo)注方法等。4.編制設(shè)計(jì)文件時(shí)應(yīng)充分考慮生產(chǎn)實(shí)際情況，確保設(shè)計(jì)文件具有可操作性和經(jīng)濟(jì)性。（二）編制流程1.任務(wù)下達(dá)：設(shè)計(jì)部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求或項(xiàng)目計(jì)劃，收到設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)或相關(guān)要求后，明確設(shè)計(jì)文件的編制內(nèi)容、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.資料收集：設(shè)計(jì)人員收集與設(shè)計(jì)相關(guān)的各種資料，如市場(chǎng)需求信息、同類(lèi)產(chǎn)品資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等，為設(shè)計(jì)文件的編制提供依據(jù)。3.方案設(shè)計(jì)：設(shè)計(jì)人員根據(jù)收集的資料，結(jié)合設(shè)計(jì)要求，進(jìn)行設(shè)計(jì)方案的構(gòu)思、分析和比較，確定最佳設(shè)計(jì)方案。4.文件編制：按照設(shè)計(jì)方案，設(shè)計(jì)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)文件的詳細(xì)編制工作，包括圖紙繪制、文字說(shuō)明編寫(xiě)等。在編制過(guò)程中，應(yīng)與相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保設(shè)計(jì)文件的準(zhǔn)確性和完整性。5.自審：設(shè)計(jì)文件編制完成后，設(shè)計(jì)人員首先進(jìn)行自審，檢查文件內(nèi)容是否符合編制要求，有無(wú)錯(cuò)誤或遺漏之處。自審合格后，提交審核申請(qǐng)。四、設(shè)計(jì)文件的審核（一）審核原則1.全面性原則：審核應(yīng)涵蓋設(shè)計(jì)文件的各個(gè)方面，包括技術(shù)、工藝、質(zhì)量、安全、環(huán)保等，確保設(shè)計(jì)文件的整體質(zhì)量。2.準(zhǔn)確性原則：審核人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)設(shè)計(jì)文件中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、信息、圖形等，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。3.合規(guī)性原則：審核設(shè)計(jì)文件是否符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及行業(yè)規(guī)定，以及公司內(nèi)部的管理制度和要求。（二）審核流程1.初審：設(shè)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人收到設(shè)計(jì)人員提交的審核申請(qǐng)后，安排具有相應(yīng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行初審。初審主要檢查設(shè)計(jì)文件的完整性、規(guī)范性和基本內(nèi)容的正確性，提出初步審核意見(jiàn)。2.會(huì)審：對(duì)于重要或復(fù)雜的設(shè)計(jì)文件，由設(shè)計(jì)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)（如技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)量、采購(gòu)等）進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審人員應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)，從不同角度對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行審查，提出會(huì)審意見(jiàn)。設(shè)計(jì)部門(mén)根據(jù)會(huì)審意見(jiàn)，對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改完善。3.終審：審核通過(guò)的設(shè)計(jì)文件提交給批準(zhǔn)部門(mén)進(jìn)行終審。批準(zhǔn)部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查設(shè)計(jì)文件是否符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求和相關(guān)規(guī)定。終審?fù)ㄟ^(guò)后，設(shè)計(jì)文件方可進(jìn)入發(fā)放環(huán)節(jié)。五、設(shè)計(jì)文件的批準(zhǔn)（一）批準(zhǔn)權(quán)限[明確不同級(jí)別設(shè)計(jì)文件的批準(zhǔn)權(quán)限，例如：一般產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件由設(shè)計(jì)部門(mén)主管批準(zhǔn)；重要產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件或涉及重大技術(shù)、質(zhì)量、安全等問(wèn)題的設(shè)計(jì)文件由公司技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；工程設(shè)計(jì)文件等由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)等]（二）批準(zhǔn)流程設(shè)計(jì)文件經(jīng)審核通過(guò)后，由文件編制人員將設(shè)計(jì)文件及審核意見(jiàn)提交給相應(yīng)的批準(zhǔn)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)。批準(zhǔn)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行審批，簽署批準(zhǔn)意見(jiàn)。批準(zhǔn)通過(guò)的設(shè)計(jì)文件加蓋“批準(zhǔn)專(zhuān)用章”及批準(zhǔn)人的簽名章。六、設(shè)計(jì)文件的發(fā)放（一）發(fā)放范圍確定設(shè)計(jì)文件批準(zhǔn)后，由文件管理部門(mén)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際工作需要，確定設(shè)計(jì)文件的發(fā)放范圍。發(fā)放范圍應(yīng)包括設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、質(zhì)量、采購(gòu)、銷(xiāo)售等相關(guān)部門(mén)及人員，確保各部門(mén)能夠及時(shí)獲取所需的設(shè)計(jì)文件。（二）發(fā)放登記文件管理部門(mén)對(duì)設(shè)計(jì)文件的發(fā)放進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄發(fā)放日期、文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、發(fā)放部門(mén)、接收人等信息。發(fā)放登記應(yīng)采用紙質(zhì)臺(tái)賬和電子臺(tái)賬相結(jié)合的方式，以便查詢和管理。（三）發(fā)放方式1.紙質(zhì)發(fā)放：對(duì)于需要紙質(zhì)設(shè)計(jì)文件的部門(mén)或人員，文件管理部門(mén)按照發(fā)放登記信息，打印并發(fā)放設(shè)計(jì)文件。發(fā)放時(shí)應(yīng)要求接收人簽字確認(rèn)。2.電子發(fā)放：對(duì)于可通過(guò)電子方式傳遞的設(shè)計(jì)文件，文件管理部門(mén)將設(shè)計(jì)文件以規(guī)定的格式存儲(chǔ)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)或其他指定的電子存儲(chǔ)介質(zhì)上，并通知相關(guān)部門(mén)或人員在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行下載查閱。同時(shí)，應(yīng)記錄電子文件的下載時(shí)間、下載人員等信息。七、設(shè)計(jì)文件的使用（一）使用要求1.使用部門(mén)和人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)文件的規(guī)定進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容。2.妥善保管設(shè)計(jì)文件，防止文件丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。對(duì)于紙質(zhì)設(shè)計(jì)文件，應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方；對(duì)于電子設(shè)計(jì)文件，應(yīng)做好備份，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。3.在設(shè)計(jì)文件使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或與實(shí)際情況不符，應(yīng)及時(shí)向設(shè)計(jì)部門(mén)反饋，不得自行處理。（二）借閱管理因工作需要借閱設(shè)計(jì)文件的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。文件管理部門(mén)應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上記錄借閱情況，并按照規(guī)定的借閱期限進(jìn)行跟蹤催還。借閱期限一般不得超過(guò)[規(guī)定期限]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。借閱人歸還設(shè)計(jì)文件時(shí)，文件管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件無(wú)損壞、丟失等情況后予以簽收。八、設(shè)計(jì)文件的更改（一）更改原因1.設(shè)計(jì)文件在實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在錯(cuò)誤、缺陷或不合理之處，需要進(jìn)行修改。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更、工藝改進(jìn)、技術(shù)創(chuàng)新等原因?qū)е略O(shè)計(jì)文件需要更新。3.國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或法律法規(guī)發(fā)生變化，要求設(shè)計(jì)文件進(jìn)行相應(yīng)更改。（二）更改申請(qǐng)當(dāng)需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行更改時(shí)，由提出更改的部門(mén)或人員填寫(xiě)《設(shè)計(jì)文件更改申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明更改的原因、內(nèi)容、涉及的文件編號(hào)等信息。更改申請(qǐng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給設(shè)計(jì)部門(mén)。（三）更改審核與批準(zhǔn)設(shè)計(jì)部門(mén)收到更改申請(qǐng)后，對(duì)更改內(nèi)容進(jìn)行技術(shù)分析和評(píng)估，確定更改的可行性和必要性。如更改涉及到其他部門(mén)，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審。審核通過(guò)的更改申請(qǐng)?zhí)峤唤o原批準(zhǔn)部門(mén)進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的更改申請(qǐng)返回給設(shè)計(jì)部門(mén)進(jìn)行更改實(shí)施。（四）更改實(shí)施設(shè)計(jì)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的更改申請(qǐng)，對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行相應(yīng)的更改。更改完成后，設(shè)計(jì)人員應(yīng)進(jìn)行自審，確保更改后的設(shè)計(jì)文件符合要求。自審合格后，提交審核申請(qǐng)，按照審核與批準(zhǔn)流程進(jìn)行再次審核和批準(zhǔn)。（五）更改文件的發(fā)放與回收1.發(fā)放：更改后的設(shè)計(jì)文件經(jīng)批準(zhǔn)后，文件管理部門(mén)按照原設(shè)計(jì)文件的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，并對(duì)發(fā)放情況進(jìn)行登記。發(fā)放時(shí)應(yīng)注明文件的更改版本號(hào)和更改日期。2.回收：對(duì)于已發(fā)放的設(shè)計(jì)文件，因更改需要替換的，文件管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員回收舊版設(shè)計(jì)文件?；厥盏呐f版設(shè)計(jì)文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和妥善保管，防止誤用。九、設(shè)計(jì)文件的回收與歸檔（一）回收1.在設(shè)計(jì)文件的使用過(guò)程中，如因項(xiàng)目結(jié)束、產(chǎn)品停產(chǎn)、文件作廢等原因，文件管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行回收。2.對(duì)于紙質(zhì)設(shè)計(jì)文件，由文件管理部門(mén)向使用部門(mén)發(fā)出回收通知，使用部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件交回文件管理部門(mén)。文件管理部門(mén)對(duì)回收的文件進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保文件的完整性。3.對(duì)于電子設(shè)計(jì)文件，文件管理部門(mén)通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)或其他管理工具，對(duì)已過(guò)有效期或不再使用的文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)和限制訪問(wèn)，并定期清理。（二）歸檔1.回收后的設(shè)計(jì)文件，由文件管理部門(mén)按照公司檔案管理的要求進(jìn)行整理、分類(lèi)和歸檔。歸檔的設(shè)計(jì)文件應(yīng)確保齊全、完整、準(zhǔn)確，并具有可追溯性。2.歸檔的設(shè)計(jì)文件應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，注明文件編號(hào)、名稱(chēng)、編制日期、審核日期、批準(zhǔn)日期、發(fā)放范圍、更改記錄等信息，便于查詢和檢索。3.設(shè)計(jì)文件的歸檔期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，一般在項(xiàng)目結(jié)束或文件使用完畢后的[規(guī)定期限]內(nèi)完成歸檔工作。十、設(shè)計(jì)文件的保密管理（一）保密范圍公司的設(shè)計(jì)文件涉及公司的技術(shù)秘密、商業(yè)秘密等重要信息，均屬于保密范圍。包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、工藝配方、技術(shù)訣竅、客戶信息等。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的設(shè)計(jì)文件，應(yīng)明確標(biāo)注密級(jí)（如絕密、機(jī)密、秘密），并按照密級(jí)規(guī)定進(jìn)行管理。2.文件管理部門(mén)應(yīng)建立保密制度，規(guī)定不同密級(jí)設(shè)計(jì)文件的查閱、借閱、復(fù)印、傳遞等權(quán)限和流程，嚴(yán)格限制接觸人員范圍。3.接觸保密設(shè)計(jì)文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，承諾不得泄露公司的設(shè)計(jì)文件信息。4.在辦公場(chǎng)所，對(duì)于涉及保密設(shè)計(jì)文件的區(qū)域應(yīng)進(jìn)行物理隔離或限制訪問(wèn)，確保文件的安全性。5.加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中保密設(shè)計(jì)文件的管理，設(shè)置訪問(wèn)密碼、權(quán)限控制等安全措施，防止文件被非法獲取或篡改。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門(mén)定期對(duì)設(shè)計(jì)文件的管理情況進(jìn)行檢查，包括文件的編制質(zhì)量、審核批準(zhǔn)流程的執(zhí)行情況、發(fā)放回收記錄、保密管理等方面。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)設(shè)計(jì)文件管理進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，檢查設(shè)計(jì)文件管理的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.各部門(mén)應(yīng)配合文件管理部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和情況，不得