人事資料安全管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事資料的安全管理，保護(hù)員工個人信息的安全與隱私，確保人事資料的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴在涉及公司人事資料管理過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)政策要求，確保人事資料管理活動合法合規(guī)。2.保密性原則：對人事資料予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露給無關(guān)人員。3.完整性原則：保證人事資料的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，避免資料缺失或錯誤。4.可用性原則：確保人事資料在需要時能夠及時、有效地提供使用，滿足公司各項人事管理工作的需求。二、人事資料分類與范圍（一）員工基本信息1.個人身份信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼等。2.聯(lián)系方式，如手機號碼、電子郵箱、家庭住址等。3.教育背景，學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)等。4.工作經(jīng)歷，過往工作單位、職位、工作時間等。（二）勞動合同與協(xié)議1.勞動合同文本，包括簽訂日期、期限、工作內(nèi)容、勞動報酬、福利待遇等條款。2.培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等專項協(xié)議。（三）考勤與休假記錄1.日常考勤記錄，如出勤、遲到、早退、曠工等情況。2.年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等各類休假申請與審批記錄。（四）薪酬福利信息1.工資核算明細(xì)，包括基本工資、績效工資、獎金、補貼等構(gòu)成部分。2.社保、公積金繳納記錄。3.福利待遇發(fā)放記錄，如節(jié)日福利、生日福利等。（五）績效考核與評估資料1.績效考核方案、指標(biāo)體系。2.員工各考核周期的考核結(jié)果、評分記錄。3.績效反饋與面談記錄。（六）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.培訓(xùn)計劃、課程安排。2.員工參加培訓(xùn)的簽到記錄、學(xué)習(xí)成果報告。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、晉升記錄等。（七）獎懲記錄1.表彰獎勵記錄，如優(yōu)秀員工、創(chuàng)新獎等。2.違紀(jì)處分記錄，包括警告、記過、降職、辭退等處分情況及原因。三、人事資料管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)人事資料的統(tǒng)一歸口管理，制定和完善人事資料管理制度與流程。2.負(fù)責(zé)員工基本信息的收集、錄入、更新與維護(hù)。3.組織勞動合同的簽訂、續(xù)簽、解除等工作，并妥善保管相關(guān)合同文本。4.對考勤與休假記錄、薪酬福利信息、績效考核資料、培訓(xùn)與發(fā)展記錄、獎懲記錄等進(jìn)行整理、歸檔和保管。5.定期對人事資料進(jìn)行清查、核對，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。6.負(fù)責(zé)向其他部門提供必要的人事資料查詢服務(wù)，并對查詢和使用情況進(jìn)行記錄。7.對涉及人事資料安全的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工人事資料的初步收集和初審工作，并及時提交給人力資源部門。2.協(xié)助人力資源部門開展勞動合同簽訂、培訓(xùn)組織、績效考核等相關(guān)工作，提供真實、準(zhǔn)確的信息和資料。3.嚴(yán)格按照公司規(guī)定使用人事資料，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露人事資料。4.發(fā)現(xiàn)本部門人事資料存在問題或異常情況時，及時通知人力資源部門進(jìn)行處理。（三）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)提供人事資料管理所需的信息化系統(tǒng)和技術(shù)支持，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.對人事資料數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，制定數(shù)據(jù)備份策略和恢復(fù)計劃，確保數(shù)據(jù)在遭受損失時能夠及時恢復(fù)。3.加強對人事資料管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置合理的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。4.協(xié)助人力資源部門進(jìn)行數(shù)據(jù)安全審計和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)安全隱患。四、人事資料收集與錄入（一）收集要求1.人力資源部門應(yīng)明確人事資料收集的范圍、內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，并通過多種渠道向員工告知。2.在新員工入職時，向其發(fā)放《人事資料收集表》，明確要求員工如實填寫個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等相關(guān)內(nèi)容。3.對于勞動合同、培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議等重要文件，應(yīng)在簽訂后及時收集。4.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門員工的考勤記錄、績效考核結(jié)果、獎懲情況等資料報送至人力資源部門。（二）錄入規(guī)范1.人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)將收集到的人事資料錄入公司人事管理系統(tǒng)。2.在錄入過程中，要確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，對于必填項必須如實填寫，不得遺漏或錯誤錄入。3.對錄入的人事資料進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核通過后方可正式保存到系統(tǒng)中。審核內(nèi)容包括信息的真實性、合法性、規(guī)范性等。五、人事資料存儲與保管（一）存儲方式1.采用信息化系統(tǒng)存儲人事資料，確保數(shù)據(jù)的電子化管理。同時，對于重要的紙質(zhì)資料，如勞動合同原件等，應(yīng)進(jìn)行分類歸檔保存。2.信息化系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等安全功能，保障人事資料的安全性。3.建立電子檔案庫，按照人事資料的類別和時間順序進(jìn)行分類存儲，便于查詢和管理。（二）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的人事資料保管區(qū)域，確保保管環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)配備專用的檔案柜，按照檔案類別和編號進(jìn)行存放，便于查找和取用。3.定期對保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保人事資料不受損壞。（三）保管期限1.員工勞動合同應(yīng)自合同終止或解除之日起至少保存二年備查。2.員工考勤記錄、薪酬福利發(fā)放記錄、績效考核資料等保存期限為員工離職后二年。3.員工培訓(xùn)記錄、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等資料應(yīng)長期保存。4.其他人事資料按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定保管期限。（四）資料借閱與歸還1.因工作需要借閱人事資料的，應(yīng)填寫《人事資料借閱申請表》，注明借閱目的、資料名稱、借閱期限等內(nèi)容。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露資料內(nèi)容。歸還時，人力資源部門應(yīng)對資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、人事資料安全防護(hù)（一）網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)1.信息技術(shù)部門應(yīng)加強對人事資料管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期更新系統(tǒng)的安全補丁，修復(fù)安全漏洞，確保系統(tǒng)的安全性。3.對訪問人事資料管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，嚴(yán)格限制用戶的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的資料。（二）數(shù)據(jù)安全防護(hù)1.對人事資料數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，采用先進(jìn)的加密算法對敏感信息進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對人事資料數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份和增量備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的異地存儲設(shè)備中。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)遭受損失時能夠快速恢復(fù)，保證公司人事管理工作的正常進(jìn)行。（三）人員安全管理1.加強對涉及人事資料管理工作人員的安全意識培訓(xùn)，提高其對人事資料安全重要性的認(rèn)識，使其掌握基本的安全防范知識和技能。2.與相關(guān)工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在人事資料安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)，對違反保密協(xié)議的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.對離職人員，及時收回其使用的系統(tǒng)賬號和權(quán)限，并進(jìn)行離職審計，確保其在離職前未對人事資料進(jìn)行非法操作或泄露。七、人事資料使用與共享（一）使用原則1.人事資料僅用于公司內(nèi)部的人事管理、決策支持、員工服務(wù)等合法合規(guī)目的，不得用于其他任何非法或不當(dāng)用途。2.在使用人事資料時，應(yīng)遵循最小化原則，僅獲取和使用完成工作所需的必要信息。（二）內(nèi)部使用1.公司各部門因工作需要查詢和使用人事資料的，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請和審批。2.使用部門應(yīng)妥善保管所使用的人事資料，不得擅自擴大使用范圍或泄露給無關(guān)人員。3.人力資源部門應(yīng)對各部門使用人事資料的情況進(jìn)行記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的等，以便進(jìn)行監(jiān)督和審計。（三）外部共享1.在與外部合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時，如需共享人事資料，應(yīng)事先獲得員工的書面授權(quán)，并與合作伙伴簽訂保密協(xié)議，明確雙方在人事資料安全方面的責(zé)任和義務(wù)。2.共享的人事資料應(yīng)嚴(yán)格限定在合作業(yè)務(wù)所需的范圍內(nèi)，不得提供超出合作范圍的敏感信息。3.對外部共享人事資料的情況進(jìn)行跟蹤和管理，確保合作伙伴按照協(xié)議要求妥善保管和使用資料。八、人事資料安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立人事資料安全管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括信息技術(shù)部門相關(guān)人員等。2.監(jiān)督小組定期對公司人事資料安全管理情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.鼓勵員工對人事資料安全違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予相應(yīng)獎勵。（二）檢查內(nèi)容1.人事資料管理制度的執(zhí)行情況，包括收集、錄入、存儲、保管、使用、共享等各個環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.信息化系統(tǒng)的安全運行情況，如網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理等。3.人事資料的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在數(shù)據(jù)缺失、錯誤或不一致的情況。4.工作人員對人事資料安全知識的掌握程度和安全意識情況。（三）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知的要求，制定具體的整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并在規(guī)定期限內(nèi)提交整改報告。3.監(jiān)督小組對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門和個人，將進(jìn)行嚴(yán)肅問責(zé)。九、違規(guī)處理與責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)訪問、獲取或使用人事資料。2.擅自復(fù)制、傳播、泄露人事資料給無關(guān)人員。3.故意篡改、偽造人事資料。4.因保管不善導(dǎo)致人事資料丟失、損壞或泄露。5.違反人事資料使用與共享規(guī)定，將資料用于非法或不當(dāng)目的。（二）處理措施1.對于違反人事資料安全管理制度的行為，一經(jīng)查實，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.情節(jié)較輕的，給予警告、批