名片使用及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司名片的使用與管理，維護(hù)公司形象，確保名片使用的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）定義1.名片：指公司統(tǒng)一印制的，載有公司名稱、員工姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等信息，用于公司員工對(duì)外交往、業(yè)務(wù)聯(lián)系等活動(dòng)的卡片。二、名片設(shè)計(jì)與制作（一）名片設(shè)計(jì)原則1.名片設(shè)計(jì)應(yīng)體現(xiàn)公司的企業(yè)文化、經(jīng)營(yíng)理念和品牌形象，整體風(fēng)格簡(jiǎn)潔、大方、專業(yè)。2.名片內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的表述。（二）名片內(nèi)容要求1.公司信息公司名稱應(yīng)使用全稱，與公司注冊(cè)登記的名稱一致。公司標(biāo)志應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地展示在名片上，確保其顏色、比例等符合公司視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)（VIS）的規(guī)范要求。公司地址、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼、電子郵箱等聯(lián)系方式應(yīng)保持最新、有效，以便客戶能夠及時(shí)與公司取得聯(lián)系。2.員工信息員工姓名應(yīng)使用真實(shí)姓名，不得使用化名、筆名或昵稱。員工職務(wù)應(yīng)填寫與實(shí)際工作崗位相符的正式職務(wù)，不得擅自夸大或虛填職務(wù)。員工聯(lián)系方式應(yīng)填寫常用的手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等，確保能夠及時(shí)接收客戶的信息和溝通需求。（三）名片制作流程1.需求申請(qǐng)員工因工作需要制作名片時(shí)，應(yīng)填寫《名片制作申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明名片的使用目的、預(yù)計(jì)制作數(shù)量、所需名片的設(shè)計(jì)風(fēng)格和內(nèi)容要求等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門審核部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)員工提交的《名片制作申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核名片內(nèi)容是否符合公司規(guī)定、是否與員工實(shí)際工作崗位和職責(zé)相符、制作數(shù)量是否合理等。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表提交給人力資源部門。3.人力資源審核人力資源部門收到部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的《名片制作申請(qǐng)表》后，對(duì)名片內(nèi)容進(jìn)行再次審核，確保名片信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交給公司管理層審批。4.管理層審批公司管理層對(duì)《名片制作申請(qǐng)表》進(jìn)行最終審批，審批通過(guò)后，確定名片的制作方案，包括設(shè)計(jì)風(fēng)格、印刷材質(zhì)、制作數(shù)量等，并將審批結(jié)果反饋給人力資源部門。5.制作與發(fā)放人力資源部門根據(jù)公司管理層的審批結(jié)果，選擇具有資質(zhì)和信譽(yù)的印刷供應(yīng)商進(jìn)行名片制作。名片制作完成后，由人力資源部門統(tǒng)一發(fā)放給申請(qǐng)員工，并做好發(fā)放記錄。三、名片使用規(guī)范（一）名片使用場(chǎng)合1.商務(wù)拜訪：在與客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等進(jìn)行商務(wù)洽談、會(huì)議、調(diào)研等活動(dòng)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ竭f上名片，以建立正式的聯(lián)系和溝通渠道。2.業(yè)務(wù)拓展：在參加行業(yè)展會(huì)、商務(wù)活動(dòng)、研討會(huì)等場(chǎng)合，通過(guò)發(fā)放名片的方式宣傳公司品牌和業(yè)務(wù)，拓展業(yè)務(wù)渠道，結(jié)識(shí)潛在客戶。3.社交活動(dòng)：在社交場(chǎng)合中，如晚宴、聚會(huì)、社交俱樂(lè)部等，如遇有業(yè)務(wù)相關(guān)的交流機(jī)會(huì)，也可適時(shí)遞上名片，保持與他人的聯(lián)系和溝通。（二）名片遞接禮儀1.遞名片遞名片時(shí)應(yīng)起身站立，面帶微笑，用雙手或右手將名片正面朝向?qū)Ψ?，恭敬地遞上。遞名片的同時(shí)，應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、職務(wù)等信息，如“您好，我是[公司名稱]的[姓名]，擔(dān)任[職務(wù)]，很高興認(rèn)識(shí)您?！?.接名片接名片時(shí)應(yīng)立即起身，用雙手或右手接過(guò)名片，并認(rèn)真閱讀名片上的內(nèi)容，同時(shí)點(diǎn)頭表示感謝。接過(guò)名片后，應(yīng)將名片妥善放置在名片夾或上衣口袋中，不要隨意丟棄、折疊或在名片上亂寫亂畫。（三）名片信息變更1.員工因職務(wù)變動(dòng)、聯(lián)系方式變更等原因，導(dǎo)致名片信息需要更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《名片信息變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的內(nèi)容和原因，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)員工提交的《名片信息變更申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表提交給人力資源部門。3.人力資源部門收到部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的《名片信息變更申請(qǐng)表》后，對(duì)名片信息進(jìn)行更新，并重新發(fā)放新的名片給申請(qǐng)員工。四、名片保管與回收（一）名片保管1.員工應(yīng)妥善保管自己的名片，避免名片丟失、損壞或被盜用。2.名片應(yīng)存放在專用的名片夾或名片盒中，保持名片的整潔和完好。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將剩余的名片交回人力資源部門，由人力資源部門統(tǒng)一回收處理。（二）名片回收1.當(dāng)員工不再需要使用名片或因離職等原因離開(kāi)公司時(shí)，應(yīng)主動(dòng)將剩余的名片交回人力資源部門。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)回收的名片進(jìn)行統(tǒng)一銷毀處理，銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全、環(huán)保的方式，確保名片信息不被泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)名片使用及管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.名片內(nèi)容是否符合公司規(guī)定，包括公司信息、員工信息等是否準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.名片使用場(chǎng)合是否恰當(dāng)，是否按照名片遞接禮儀進(jìn)行操作。3.名片保管情況是否良好，是否存在名片丟失、損壞或被盜用等情況。4.名片回收情況是否及時(shí)、準(zhǔn)確，是否存在未按規(guī)定交回名片的現(xiàn)象。（三）檢查方式1.定期檢查：人力資源部門定期對(duì)各部門員工的名片使用情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每季度一次。2.不定期抽查：人力資源部門不定期對(duì)各部門員工的名片使用情況進(jìn)行抽查，以確保制度的有效執(zhí)行。3.投訴舉報(bào)處理：接受公司內(nèi)部員工和外部客戶對(duì)名片使用違規(guī)行為的投訴舉報(bào)，對(duì)投訴舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)處理。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反名片使用及管理制度的員工，人力資源部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育、警告、罰款等處罰措施。2.對(duì)于因名片使用違規(guī)行為給公司造成不良影響或經(jīng)濟(jì)損失的員工，公司將依法追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。3.對(duì)于多次違反名片使用及管理制度的員工，公司將予以辭退處理。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與完善本制度將根據(jù)公司