監(jiān)理項目合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司監(jiān)理項目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有監(jiān)理項目合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.誠實守信原則：合同各方應誠實守信，全面履行合同義務。4.風險防控原則：加強合同風險識別、評估與防控，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂管理（一）合同前期調(diào)研1.項目承接前，業(yè)務部門應收集與項目相關(guān)的信息，包括項目背景、業(yè)主需求、項目規(guī)模、技術(shù)要求等。2.對項目進行可行性分析，評估項目風險，為合同談判提供依據(jù)。（二）合同談判1.成立合同談判小組，成員包括業(yè)務部門負責人、法務人員、財務人員等。2.談判小組應熟悉項目情況和相關(guān)法律法規(guī)，制定談判策略。3.在談判過程中，明確雙方權(quán)利義務，爭取有利的合同條款，重點關(guān)注監(jiān)理服務范圍、服務期限、費用支付方式、違約責任等條款。（三）合同起草與審核1.由業(yè)務部門負責起草合同文本，合同內(nèi)容應符合法律法規(guī)要求，條款清晰、明確、完整。2.合同文本初稿完成后，提交法務部門進行合法性審核，審核重點包括合同主體資格、合同條款合法性、合同風險等。3.財務部門對合同費用支付條款進行審核，確保費用支付合理、合規(guī)。4.審核通過后的合同文本提交公司管理層審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)公司管理層審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對方簽訂合同。2.簽訂合同應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照合同簽訂流程進行操作。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如法務部門、財務部門、項目執(zhí)行部門等。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務部門應組織合同交底會議，向項目執(zhí)行部門、監(jiān)理團隊等相關(guān)人員詳細介紹合同內(nèi)容，明確各方權(quán)利義務。2.合同交底內(nèi)容應包括合同主要條款、服務要求、質(zhì)量標準、進度要求、費用支付方式、違約責任等。（二）項目執(zhí)行1.項目執(zhí)行部門應按照合同約定組織開展監(jiān)理工作，確保監(jiān)理服務質(zhì)量達到合同要求。2.監(jiān)理團隊應嚴格遵守監(jiān)理規(guī)范和合同約定，認真履行監(jiān)理職責，做好工程質(zhì)量、進度、安全等方面的監(jiān)督管理工作。3.在項目執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合同內(nèi)容，應及時與業(yè)主溝通，并按照合同約定的程序進行處理。（三）合同執(zhí)行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門應定期對合同執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時掌握項目進展情況和合同履行情況。2.建立合同執(zhí)行臺賬，記錄合同簽訂、履行、變更、終止等情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。3.對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差或風險，應及時進行分析評估，并制定相應的應對措施，確保合同順利履行。四、合同變更管理（一）變更提出1.在合同履行過程中，因業(yè)主需求變更、工程設計變更、不可抗力等原因需要變更合同內(nèi)容的，應由業(yè)務部門或項目執(zhí)行部門提出變更申請。2.變更申請應詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。（二）變更評估1.收到變更申請后，業(yè)務部門應組織相關(guān)部門對變更進行評估，評估內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對合同價格和工期的影響等。2.法務部門對變更的合法性進行審核，確保變更符合法律法規(guī)要求。3.財務部門對變更引起的費用變化進行核算，提出費用調(diào)整建議。（三）變更審批1.變更評估通過后，提交公司管理層進行審批。2.公司管理層根據(jù)變更的性質(zhì)、影響程度等因素進行審批決策。（四）變更實施1.經(jīng)公司管理層審批同意的變更，由業(yè)務部門負責與對方協(xié)商簽訂變更協(xié)議。2.變更協(xié)議簽訂后，按照變更后的合同內(nèi)容組織實施項目，確保變更后的合同順利履行。五、合同終止管理（一）終止條件1.合同期滿，雙方未續(xù)簽合同的，合同自動終止。2.合同約定的監(jiān)理服務任務完成，合同終止。3.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，合同終止。4.雙方協(xié)商一致提前終止合同的，合同終止。（二）終止程序1.合同即將到期或達到終止條件時，業(yè)務部門應提前通知對方，并按照合同約定辦理終止手續(xù)。2.項目執(zhí)行部門應在合同終止前完成項目收尾工作，整理相關(guān)資料，向業(yè)主提交監(jiān)理工作總結(jié)報告。3.財務部門負責對合同費用進行結(jié)算，確保費用支付準確無誤。4.法務部門對合同終止后的相關(guān)法律事項進行審查，確保公司合法權(quán)益得到保障。（三）資料歸檔合同終止后，業(yè)務部門應及時將合同相關(guān)資料進行整理歸檔，包括合同文本、變更協(xié)議、往來函件、監(jiān)理工作總結(jié)報告等，以便日后查閱和參考。六、合同風險管理（一）風險識別1.建立合同風險識別機制，定期對合同進行風險排查。2.風險識別內(nèi)容包括合同主體風險、合同條款風險、履行風險、變更風險、終止風險等。（二）風險評估1.對識別出的合同風險進行評估，確定風險等級。2.風險評估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，如風險矩陣、層次分析法等。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對措施。2.對于高風險合同，應采取重點監(jiān)控、加強溝通、完善合同條款等措施進行防范。3.對于中風險合同，應密切關(guān)注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。4.對于低風險合同，可適當簡化管理流程，但仍需進行必要的跟蹤檢查。七、合同文檔管理（一）文檔分類1.合同文檔分為合同正本、副本、附件、往來函件、會議紀要、監(jiān)理資料等。2.對各類文檔進行分類編號，便于管理和查詢。（二）文檔存儲1.建立合同文檔專用存儲設備，確保文檔存儲安全、可靠。2.對合同文檔進行電子和紙質(zhì)雙重備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）文檔查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同文檔的，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到文檔管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同文檔的，應填寫借閱申請表，經(jīng)公司管理層批準后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.查閱和借閱合同文檔應嚴格遵守保密制度，不得泄露合同內(nèi)容。八、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理，嚴格履行合同義務，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.在合同履行過程中，加強與對方的溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，防止矛盾激化。（二）糾紛處理程序1.當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務部門應及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出初步處理意見。2.法務部門介入合同糾紛處理，根據(jù)法律法規(guī)和合同約定，制定糾紛解決方案。3.必要時，可聘請律師作為法律顧問，協(xié)助處理合同糾紛。4.通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決合同糾紛，維護公司合法權(quán)益。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對監(jiān)理項目合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、有效性等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價機制，對合同管理部門和相關(guān)人員的工作進行考核評價。2.考核評價指